После успешного весеннего проекта по организации и проведению учебной экспедиции на Первую вершину, мы решили продолжить. Рассказ о первой вершине здесь: habrahabr.ru/company/muk/blog/181498. О второй вершине читайте в этой заметке. Третью мы только начинаем готовить. Если хотите участвовать — контакты внизу статьи.

Kickoff Meeting

На горизонте маячил День независимости Украины и эти три выходных дня хотелось не просто пробухать, но провести с пользой и интересно. Таким нехитрым образом мы получили первое ограничение проекта — срок самой экспедиции и длительность подготовки. Второе ограничение вспомнилось с прошлой экспедиции — у нас был недобор высоты на первой вершине, поэтому нам нужно было выбрать самый высокий из 2,5-тысячников. Такой вершиной оказалась самая высокая точка Болгарии — гора Мусала (2925 м). Третье ограничение придумали сами, руководствуясь исключительно жадностью — нужно уложиться в 300$ на человека.

Установочное совещание начали как грамотные проектные менеджеры — с изучения уроков опыта прошлого проекта. И хотя воспоминания были ещё свежи в памяти, было полезно прочитать рекомендации:

• По возможности сократить время подготовки и проведения восхождения: Это снизит вероятность «потерять» членов команды из-за финансовых, социальных рисков и рисков, связанных со здоровьем. Больший интервал времени – увеличение вероятности непредвиденных внешних и внутренних факторов от изменений погоды до законодательства и настроя в команде.
• Деньги на поход собирать сразу, после статусного совещания, чтоб исключить отказ от участия в восхождении по причине «не предвиденных финансовых расходов».
• Создать страницу проекта, можно в Google, было бы очень удобно. Сюда можно и документы выложить. Это очень важно при виртуальном управлении командой проекта.

Времени и так у нас было мало — всего месяц на организацию восхождения в чужой стране, в которой никто из участников ранее не был. Страницу создали прямо в Facebook, а документы, как и в прошлый раз, решили выкладывать на Google Drive.

Взяли документы по первой вершине и быстро переоформили их под требования нового проекта — получили Устав проекта, План управления обеспечением экспедиции и План управления коммуникациями экспедиции. Все опубликованные для общего доступа документы наших экспедиций постоянно доступны по адресу facebook.com/groups/7PMSummits/files.

Потом мы сосредоточились на графике подготовки экспедиции, основными этапами которого оказались:

1. Проработка логистики Киев-София-Киев и покупка билетов.
2. Подготовка документов на визы и получение виз.
3. Разработка Плана действий и маршрута экспедиции.
4. Приобретение недостающего оборудования и амуниции.

В этот раз решили не использовать SmartSheet, а просто создали файл расписания в MS Project Professional 2013 и опубликовали его для рабочей группы на Google Drive. Получилось «дёшево и сердито», но не очень удобно. Поэтому SmartSheet пока продолжает удерживать лидирующие позиции в моём личном рейтинге облачного софта для управления небольшими проектами. Это не реклама, а личное впечатление. К сожалению, никто, кроме нас самих, пока не спонсирует наши экспедиции.

Подготовка

Последовательность подготовки к экспедиции расположили по величине затрат. Навскидку получалось, что больше всего от бюджета проекта «откусит» дорога в Болгарию и обратно. Чуть меньше, но тоже чувствительный кусок — визы. Третья часть самая малая — перемещение и жильё в Болгарии.

Для начала рассчитали самое оптимальное перемещение Киев-София-Киев. В рассмотрение входили варианты:

• Личный автомобиль — по стоимости почти, как самолёт (дорогой бензин за границей, плата за дороги и транзит). Плюс ко всему нужно было готовить машины к длительной дроге.
• Автобус и поезд — недорого, но долго. Не успеваем. При этом автобус ещё и утомительно — сутки трястись сидя в кресле.
• В итоге выбран самолёт — рейсы WizzAir Жуляны-София и София-Жуляны. Очень удобно, потому что из Жулян. Да, и Софийский аэропорт находится в черте города.

Правда была одна «засада» — обратных рейсов на 26 августа не было. Поэтому взяли обратные билеты на 27-е, а это уже рабочий день. Самолёт прилетает в 16:25. Пока таможня и багаж — в офис даже на конец дня не успеваем. Поэтому решили копнуть в глубь нашего временного ограничения "уложиться в 3 дня". Почему мы установили такое ограничение? Потому что хотели, чтоб экспедиция не пересеклась с основной работой. А если сделать так, чтоб мы не «прогуливали» работу, но при этом находились в Болгарии? Как? А просто — найти недалеко от аэропорта или в самом аэропорту Софии хорошее подключение к И-нету и розетку. Благо в офисе есть MS Lync, MS Exchange, и прочие штуковины для удалённой работы. Можем звонить в офис и по Украине, отвечать на почту, организовывать встречи… Но это утяжеляет наш багаж на вес ноутов/планшетов и зарядников, которые бросить в лагере без присмотра не получится и придётся тащить с собой на Мусалу.

Цена перелётов туда-обратно получилась по 173,5$ на каждого. Так что из бюджета у нас осталось по 126,5$ на человека. Следующая большая затрата — визы. И тут сработал классический позитивный риск, который последний PMBOK стал называть однозначно — «возможность». Как оказалось, мне болгарская виза не нужна, поскольку у меня шенгенский мультик. Я сделал запрос в посольство и получил такой ответ: "Посольство Болгарии обращает внимание, имея действующую шенгенскую визу с многократным въездом, национальную визу страны-члена ЕС или вид на жительство в одной из стран шенгенского союза, заявитель может пребывать на территории Болгарии до 90 дней в рамках каждого 6-месячного периода, без открытия визы в Болгарию. Общее количество дней разрешенных для пребывания в Евросоюзе с визы не высчитывается."
Единственная сложность — страховка всё таки нужна и тем, кто только получает визу, и тем, у кого она есть. Нам сказали, что наличие страховки проверяют на въезде в страну (что в итоге оказалось неправдой). Чтоб не рисковать, мы по-быстрячку сделали самую простую туристическую страховку в Инго Украина. На вопрос "Это просто туризм, или будете заниматься чем-то экстремальным", ответили "Просто туризм". Цена вопроса — 5.4$ на человека. Итого из бюджета у нас осталось по 121,1$ на человека.

Собрали все документы на визу, но оказалось, что распечатку о бронировании отеля из booking.com консульство не принимает. Вот вам и первый Change Request! Теперь нужно как-то получить копию бронирования на фирменном бланке отеля. Переписывались и созванивались с болгарами — но они такие же обязательные, как и украинцы… Пришлось помучиться и потратить лишние деньги. Консульство Болгарии есть только в Одессе и документы пришлось подавать в Киеве через визовый центр. Поэтому в расходы попали 35€ консульского сбора за визу, 22€ сервисный сбор визового цента, 30€ предоплата за проживание и 9,51€ за осуществление SWIFT-платежа в Болгарию. Итого: 96,51€ или 128,2$.

После получения виз из бюджета у нас осталось 57$ на человека. Болгария, конечно, не очень дорогая страна, но по расчётам транспортные расходы в стране у нас откусят ещё по 31$, поэтому останется всего по 26$ резервных на каждого… Под завязку! Даже вина не выпить… А ещё нужно на вершину забраться…

Параллельно с покупкой билетов и получением виз, мы доделали все документы управления проектом и создали План действий и маршрут. Документ получился такой, что можно мало-мальски грамотного барана отправить в путешествие и он вернётся оттуда довольный и с магнитиками. Сам документ ЗДЕСЬ, а я отступлю лирически:

Данный документ сделан на основе «Плана управления конфигурацией», но шаблон из PMBOK был полностью переработан, чтоб соответствовать нашей отрасли и нашему проекту. Внеся такие значительные изменения в документ мы выполнили рекомендации PMBOK. Цитата: «Основной целью Руководства PMBOK® является выделение той части Свода знаний по управлению проектами, которая обычно считается хорошей практикой. Хорошая практика не означает, однако, что описываемые знания должны всегда одинаковым образом применяться ко всем проектам; организация и/или команда управления проектом самостоятельно определяет применимость этих знаний к тому или иному проекту».
Что мы и сделали! А теперь представьте, что подобный документ получает инженер (а лучше сам его создаёт) и выполняет по нему свою техническую работу. Последовательность действий уже промоделирована до мелочей. Вероятность не выполнить работу минимальна, и даже если что-то пойдёт не так, зрелость мыслей и идей инженера по выполнению этой работы такова, что он быстро найдёт пути обхода и выполнит задачу. Если человек промоделировал всё в голове, он уже предусмотрел большую часть проблем и придумал пути их решения – остаётся только реализовать это на практике.

У меня есть хорошая знакомая из Львова. В школе на уроках НВП их разделили на мальчиков и девочек. Мальчиков учили стрелять, маршировать, разбирать-собирать автомат и т.д., а девочек учили санитарному делу. А ей не хотелось быть санитаркой, ей хотелось стрелять и разбирать-собирать автомат. Ей настолько сильно этого хотелось, что она запомнила плакаты из кабинета НВП и каждый вечер, ложась спать, в уме «практиковала» разборку-сборку АК-47. А потом военруку пришла разнарядка «Прислать на городские соревнования от школы двух мальчиков и двух девочек». Воевода стал судорожно искать девочек, которые хоть как-то могли бы подойти к автомату. Нашёл только одну биатлонистку, а моя знакомая вызвалась сама. Когда военрук попросил их потренироваться, она с первого раза выдала на скорость армейский норматив на «отлично». НВП-шник охренел! А дело то происходило в советские времена во Львове, и сами понимаете, слухи о том что у каждой третей гуцульской семьи где-то припрятан Шмайсер были не без основательны… Вот он осторожненько так узнаёт «А у вас дома автомата случаем нет?». «Нет» — ответила она и рассказала ему как у неё так получилось.
Сегодня она профессиональный сертифицированный проектный менеджер. А в свободное от безделья время пишет кандидатскую диссертацию по управлению проектами.
Хорошая получилась притча о том, как полезно моделировать в голове будущее исполнение. А мысль имеет свойство материализовываться!

Go-Go-Go Decision

За 3 дня до вылета провели совещание «Go/No-Go Decision». Провели чисто формально, поскольку всё готово. Осталось только провести саму экспедицию. Даже в шутку назвали совещание "Go-Go-Go Decision".

Поскольку бюджет проекта был на исходе, а сама экспедиция ещё и не началась, мы решили сэкономить и закупили провиант в Украине. Классический набор туристов — сухпай, сникерсы, консервы.

Экспедиция

Хочешь рассмешить Бога, расскажи ему о своих планах.
Народная мудрость

Любой план — это как костюм меньшего размера. В нем невероятно тесно и неудобно, и он всегда трещит по швам. Так и у нас — ещё момент сбора рюкзака всё пошло не по плану, а точнее не совсем по пану…

Я вспомнил, что туристическую банку с газом в самолёте провозить нельзя. Соответственно нужно было отклониться от маршрута, найти туристический магазин в Софии и купить газ. Пришлось задействовать временнОй резерв на непредвиденные обстоятельства, благо расписание всего транспорта к подножью горы Мусала было прописано от приземления самолёта до ночи.

Но дальше — больше. Вылет самолета задержали на 10 мин. Прилетели на 15 мин позже. Из-за этого опоздали на автобус в город, а следующий — через пол-часа. Пока бегали за газом — начался ливень. Использовали его как повод для покупки 3G-карточки. Пока пережидали ливень, покупали и настраивали карточку 3G, накопили общее отставание от графика в 1 час. Из-за этого не успели на последнюю маршрутку Самоков-Боровец. Ехали на такси, а это перерасход в 4 лева (3$) на человека. Итого из бюджета у нас осталось 23$/чел.

Таксист пытался поселить нас в отель по 20 лев/ночь. Рассказывая нам байки, что кемпингов в Боровце нет. Я достал распечатанный План действий и показал ему адрес и телефон. Он набрал номер и нехотя отвёз нас в кемпинг. Помогайство таксиста не принесло ему дополнительного дохода, а наш бюджет не уменьшился. План работал!

В Боровце шёл ливень с грозой. Палатку ставили под дождем. Сидели в ней. Сделали короткое «нападение» на ближайший магазин и «раздобыли» бутылку болгарского красного. Готовили ужин прямо в палатке. Ждали прока закончится дождь. Пили вино. Когда закончился дождь, уже в темноте пошли искать откуда стартует подъёмник на гору Ястребец. Проверили время начала роботы и стоимость подъёма. Всё совпало до секунды и стотинки. План работал!

Рано-раненько позавтракали и выдвинулись на штурм горы. Маршрут восхождения на Мусалу следующий:

1. На гондольном подъёмнике на гору Ястребец (2369м).
2. Пешком по тропе до хижины Мусала.
3. Далее по направлению вершины Алеко до озер на высоте 2545 м.
4. Минуем озера и после этого строго вверх на Мусалу (2926м).

Как и планировали — в 12:00 мы были на вершине. Цель проекта достигнута!

И вот тут-то мы и сделали самую большую и частую ошибку проектного менеджера — расслабили булки.

Обратный путь планировался следующий: Малка Мусала (2902м) – Иречек (2852м) – Дено (2790м) – Шатрър (2495м) – далее у Сладката Вода на доходя вершины 2208 м уйти в лево к креселке «Ситняково Експрес» (1778м) и на ней спуститься в Боровец (тем более что у нас билет на подъём-спуск).

В начале всё было отлично. Тропа трудная, в некоторых местах почти отвесная, но с протянутыми стальными тросами.

Так что мы достаточно бодро и быстро продвигались вперёд. Потом тропа стала периодически пропадать и появляться снова. Через два часа пути она исчезла полностью. Двигаясь по ориентирам мы забрели в такой густой можжевельник, что двигаться дальше по хребту мы уже не могли. Вот тут-то нас и выручил, купленный во время дождя, 3G. Скачали Androzic, рассмотрели карту и наши GPS-координаты. Тропа уже давно ушла резко влево к реке. Если идти дальше по прямой, то выйдем к обрыву. Красиво, наверное, будет смотреть со скалы на Боровец, но как спускаться с этой скалы было не понятно и проверять мы этот путь не стали. Возвращаться тоже не хотелось. У нас оставалось ещё два часа до закрытия подъёмников. Поэтому мы выбрали единственное неправильное решение — спускаться тупо вниз к реке по зарослям можжевельника.

С каждым шагом вниз можжевельник становился выше и достиг высоты 2-3 метров. Передвигаться можно было только наступая на стволы нижних деревьев и держась за ветки верхних. Главное было не падать между деревьями вниз и не выходить на мёртвый сухой можжевельник. Если срывался вниз, то сначала больно обо что-нибудь ударялся и выкручивал руки, а потом терял много времени на протискивание между ветвями деревьев и вскарабкивание на верхушки. Если выходишь на сушняк — то натыкаешься на большие и мелкие ветви, которые жесткий горный ветер превратил в остро заточенные сабли и копья.

Шло время. Вода закончилась. Деревья становились всё выше. Сил становилось всё меньше. Группа распалась, но спасала рация. Периодически мы вызывали друг-друга и собирались вместе. От усталости мы всё чаще проваливались между деревьями, из-за чего тратили ещё больше сил…

Когда мы спустились к реке, до остановки подъёмника оставалось пол-часа и у нас было два варианта:

1. За пол-часа пробежать 3 км с набором высоты в 600 метров.
2. Идти часа два вниз вдоль русла реки.

Выбрали второе. Бежать уже не было сил. Разделись, помылись в реке. Иголки можжевельника я нашёл даже в трусах. Причём не одну-две, а целую жменю. Воды набрали в этой же реке. Пить хотелось так, что антисанитария никого не интересовала.

Помылись, отдохнули, перекусили и не торопясь двинулись вниз к Боровцу. В лагерь мы вернулись в 7 часов вечера. Пройдя за 10 часов 25 км по горным тропам и без них. Мы записали трек: ЗДЕСЬ.

Весь вечер тупили, сидели, говорили. Легли спать рано. А на утро выдвинулись в сторону Софии. Дальше всё было по Плану. Если какие-то отклонения и были, то они вносились сознательно.

Днём гуляли по Софии. Вечером воздали хвалу Богам Проектного Мереджмента — пили вино, ели мясо. Болгария очень дешёвая страна. «Хвала» обошлась нам в 19$ с человека и у нас осталось еще по 4$ не израсходованного бюджета проекта. Проектный менеджмент рулит!

На следующий день я захотел проверить, заметит ли система безопасности полетов туристическую банку с газом, упакованную в железную оболочку JetBoil? Заметила!
Второй раз в жизни я был сопровожден в закрома аэропорта для изъятия банки с газом.

А WizzAir, как всегда, задержался. В Киев мы прилетели с отставанием в 1,5 часа.

Уроки опыта

Горы представляют собой аккумуляторы энергии, а человек представляет собой трансформатор. Если ты идёшь в горы, тебе нужно уметь трансформировать энергию, которую они тебе дают. Если ты не трансформируешь её, то никакой пользы не получаешь.
Учитель. Жизнь в горах

Собрались после экспедиции и подвели уроки опыта. Сам документ ЗДЕСЬ, а рекомендации вот:

1. При вылете из Жулян ожидали в терминале 1.5 часа. Считаем, что на регистрацию можно приезжать и позже, так как нет особого смысла быть первым в очереди на посадку.
2. Очень внимательно нужно расценивать время при использовании low-cost авиалиний. Так как на обратном пути с Софии в Жуляны самолет задержался на полтора часа.
3. Желательно иметь при себе мелкие деньги. К примеру, сложно рассчитываться с таксистом. Мы сообщили ему что у нас практически нет денег (чтобы он не «накручивал цену»), но когда пришлось с ним рассчитываться, как-то не фен-шуйно вытаскивать 100€ с кармана.
4. При использовании общественного транспорта желательно формировать не только расписание маршрута данного транспорта по времени, но и знать список остановок для лучшей ориентации.
5. В Плане действий было заложено время на покупку 3G карточки, но не учли того факта, что потратили около часа на настройку гаджета.
6. Обращать внимание на ударения в иностранных названиях (вершин, отелей, мест и т.п.). Не сразу поняли, что правильно МусалА, а не МусАла.
7. Особое внимание необходимо уделить вопросу навигации. В идеале – иметь отдельное устройство.

P.S.

Мы начинаем готовить третью вершину. Следующая вершина будет увеличена не ввысь, а «вширь». Планируем зимние восхождение или в Карпатах, или в Крыму. Помимо изучения методологии управления проектами, мы хотим потренировать альпинистские навыки — ходить в связке, пользоваться ледорубами, ходить в кошках и снегоступах, лазить по скалам и пр.

Если хотите участвовать — пишите мне на anatoly@savin.pm.
Группа «7 вершин ПМ» на Facebook: www.facebook.com/groups/7PMSummits
Описание идеи на PMDoc.ru: Учебно-практическая программа «Семь вершин проектного менеджмента»

Автор: anatolysavin

Источник