Наверняка многие слышали о системе управления проектами Asana. Дастин Московиц, ранее известный как соучредитель Facebook, привлёк многомиллионные инвестиции для своего проекта.

В начале 2013 года, когда мы всем агентством в очередной раз лихорадочно пытались сбежать из неповоротливых «Битрикс 24» и «Мегаплан». Я протестировал Asana и сказал: «ну что инвесторы нашли в этом проекте? Здесь же ничего нет!» Однако со временем понял: как и любая легендарная система, Asana имеет свою философию, своё ДАО, без знания которых ларчик не откроется.

Сегодня я расскажу о четырёх основных принципах работы в Asana, которые заставят взглянуть на этот инструмент по-новому и сделать его тайным оружием вашей эффективной работы.

1. Принцип протоколирования зоны концентрации внимания

При работе в «Битрикс 24» и «Мегаплан» мне всегда казалось, что я жутко неэффективен. Существовала масса глобальных задач и проектов, однако на какие подзадачи, микродела и делишки делится проект — не знал никто. То есть я весь день что-то делаю, но глобально задачу закрыть не могу.

Дело в том, что время, выделяемое на работу, ограничено, и состоит из промежутков концентрации внимания на разных зонах действий. Каждая зона действий является частью наиболее вероятного и выгодного, по мнению команды, пути к достижению цели. Иногда концентрация на зоне действий может приводить к достижению нескольких целей, иногда не приводит к достижению цели вовсе и является ложной. Так или иначе весь день состоит из небольших зон концентрации. Если мы не можем зафиксировать письменно эти зоны, то кажется, что мы топчемся на месте и ничего не делаем.

В «Мегаплане» и иже с ним нет функционала, который позволит гибко ставить несколько десятков мелких задач в день. «Асана» же базируется на принципе, что любая задача — это множество зон концентрации внимания и зон действий. Система даёт функционал для мимолётной постановки задач и перегруппировки их в более масштабные проекты.

2. Принцип оценки эффективности «с холма»

Asana — чек-лист дел разных людей, собравшихся в одной команде решить определённый круг проблем. Изначально допускается, что люди, собравшиеся в этой команде, вменяемы и способны организовать своё время. То есть Asana не является системой постановки задач с запросами на изменение дедлайна у постановщика, жёсткой системой проверки качества выполнения и т.д. Потому что в проектной работе просто нет времени на проверку каждого кусочка выполненной задачи и микрозадачи. Проект предполагает последовательность выполнения взаимосвязанных задач, а если тратить время на верификацию выполнения, то последовательность должна либо приостанавливаться, либо игнорировать такую верификацию. Предполагается, что качество завершения задачи обеспечивается правилами сверху, а не «подтиранием поп» сотрудников менеджером снизу, когда он проверяет качество выполненной работы по каждой микрозадаче и говорит: «ай-яй-яй» или «ок».

В Asana множество инструментов для оценки эффективности работы сотрудников, что называется «С холма». Вы можете посмотреть количество закрытых задач, отработанное время по той или иной задаче. Конечно, многие скажут, что в том же «Мегаплане» есть подобный функционал, но:
а) отписывать потраченное время в комментариях, после того, как работа сделана — это треш;
б) очень сложно без дробления на 1000 мелких подзадач объяснить руководителю, почему на задачу «Ведение рекламной кампании» ты списал 40 часов за неделю.

Поэтому может и есть садо-мазо, которые расписывают свой день в «Мегаплане» или «Битрикс 24», но моя природная лень заставила искать другие системы.

3. Принцип структурирования занятости

В тяжёлых отечественных CRM чаще всего два уровня вложенности зон деятельности — задачи и дела. Такой подход позволяет относится к задачам первого уровня более туманно с точки зрения планирования, ибо куда девать всю неопределённость нашей жизни? А ставить микрозадачи и подзадачи не рентабельно по временным ресурсам: весь выигрыш от планирования съест время на постановку задач. Задачам остаётся «проектная» часть области внимания, то есть нечёткость промежутков деятельности, туманное начало работы, размытые вехи и т.д.

Впрочем, в «Мегаплане» есть дела, и они в полной мере смогли бы обеспечить потребность в дроблении задач, если бы на практике любое дело не могло обернуться задачей, то есть раздробиться на новые малые зоны деятельности. А если расположить вновь поступающие, «зависимые» дела на одном уровне, то есть в родительской задаче, мы получим потерю связности и последовательности. Итак, в «Мегаплане» структура задач и подзадач не позволяет планировать ежедневные промежутки внимания, а дела не обладают иерархической связностью.

Вернёмся к «Асане». Здесь количество уровней зависимости ограниченно лишь здравым смыслом. На мой взгляд, это не может быть более 3-4 уровней, иначе самые верхние задачи, скорее всего являются проектами. Такая структура позволяет иерархично дробить задачи на мелкие зоны деятельности, и более того, отдавать кусочки этой деятельности другим членам команды.

4. Принцип слепоты

У вас есть задачи с ментальным ярлыком «Надо бы сделать, но вроде не срочно»? У меня их десятки. Такие маленькие напоминания о том, что ты много планируешь, но ничего не успеваешь. В «жёстких» системах планирования, а любая отечественная система по моим критерия жёсткая, у вас нет возможности видеть задачу, но не замечать. Обязательно прибежит горе-контролёр и спросит: «Ай-яй, как так-то, Виктор? Почему задача незакрытая?»

В «Асане» есть инструмент планирования дня, он доступен на странице My Tasks. Его основной принцип — это разделение всех назначенных задач на три группы. Именно этот принцип изменил мой подход к планированию дня и недели. Он очень точно, на мой взгляд, отражает ограниченность нашего внимания и временных ресурсов. В Asana все задачи можно разделить на «Сегодняшние», «Отсроченные», «Длящиеся» и «Новые». Это выглядит примерно так:

Задачи, которые вы не планируете выполнять в ближайшее время, но и закрывать не хотите, можно сбросить в «Отсроченные» и вспомнить про них только тогда, когда вы этого захотите. Все задачи, которые планируете закрыть сегодня, отправляете в блок «Сегодня». Таким образом, за вами не тащится вечный ворох незакрытых дел. Вы формируете естественную «мусорную корзину», куда отправляете неважные дела.

Когда будете рассматривать систему Asana как планер дел, обязательно освежите в памяти эти основные четыре принципа. Без них Asana покажется слишком простой, хаотичной и неподконтрольной системой. Но, поверьте, это золото, ещё и с 12 бесплатными лицензиями.

Приятной работы.

Автор: AdverbsAG

Источник