Я главный режиссёр и руковожу внутренним продакшеном одного из центральных каналов. Каждый месяц моя команда производит около 400 видеозадач. Это проморолики, фирменные заставки, партнёрский маркетинг и контент для соцсетей канала.

Вообще продакшен — это далеко не про творчество и свободу. Мы работаем в жёстких дедлайнах, потому что телек живёт по секундам. За ошибку и срыв сроков может прилететь гигантский штраф. Поэтому не потерять задачу — и есть главная задача.

При этом люди в индустрии (а я руковожу 40 сотрудниками) — довольно специфичные. Их нельзя просто засунуть в скучный таскер. И мы постоянно уязвимы перед человеческим фактором. Когда пайплайн длинный, а управление размазано по чатам и таблицам, — задачи неизбежно виснут и теряются.

Рассказываю, как живёт изнанка канала и что нам помогло выстроить производство без лишнего найма.

Как устроен конвейер на ТВ

Сначала нам падает бриф от заказчика или руководства. Дальше редактор пишет сценарий, диктор начитывает текст, монтажёр собирает рыбу, дизайнер упаковывает это в графику, а звукорежиссёр сводит звук.

Потом идут бесконечные круги правок и согласований, и только после этого готовый мастер-файл уходит в эфир или на платформу. То есть в одной задаче участвует минимум пять разных отделов. Причём часть сотрудников сидит в офисе, а часть разбросана на удалёнке по разным городам.

Моя ежедневная задача как руководителя — сделать так, чтобы утром каждый член команды видел свои задания на день и не продолбал дедлайны. А дедлайнов у нас миллион, и мы не можем двигать сроки, потому что «надо подумать» или у редактора нет вдохновения.

Самый главный критерий моей работы — контент должен выйти в эфир без опозданий. Если ролик не готов к моменту загрузки в эфирный контур, то приходится срочно ставить замену, двигать плейлист или выпускать драфтовую версию. В идеале такого быть не должно.

Одна зависшая правка чуть не стоила нам эфира

Пока у нас не было единой системы, всё держалось исключительно на памяти продюсеров и хаосе в переписках. То есть если кто-то проспал или забыл переслать сообщение, — вся цепочка производства летит в одно место.

Локальные апокалипсисы у нас случались регулярно, но последний случай прям заставил пересмотреть работу. Мы готовили важный проморолик для нового шоу. Проект горел, но мы шли в графике. Ролик был практически готов, оставалось внести финальную правку от генерального продюсера — чуть сдвинуть титр и заменить один видеокадр на более удачный.

Правка упала в рабочий чат. И на этом этапе она просто повисла между монтажёром и продюсером, согласующим видео. В чатах у всех было благостное ощущение, что процесс идёт. Продюсер думал, что монтажёр уже вовсю рендерит обновлённый файл. А монтажёр был уверен, что задача у звукорежиссёра.

На самом деле задача тупо застряла и ждала копеечного уточнения. Монтажёр не понял, с какой именно секунды нужно взять новый кадр, и написал об этом в один из десятков чатов. Но его сообщение мгновенно утонуло во всяком флуде. Задача лежала, а часы тикали.

За полтора часа до эфира выяснилось, что ролик так и не готов. Начался адский аврал. Руководство рвёт и мечет, команда в диком стрессе листает километры переписок, пытается выяснить статусы и орёт друг на друга.

В тот раз мы успели буквально в последний момент. Быстро собрали финальную версию, минимально прогнали через проверку и экстренно передали на эфир. Всё это было ценой моих седых волос и выгоревшей команды. Они потом реально отпаивались валидолом. По факту мы потеряли кучу времени и сил просто на то, чтобы найти концы в текстовом хаосе.

В тот вечер я отчётливо осознал, что если мы не изменим подход к управлению, то либо сорвём крупный эфир, либо мои люди просто уволятся от истощения.

Почему таблицы и почта — это тупик для управления процессами

Мы начали перебирать инструменты для управления задачами. Сначала пытались вести процессы в Excel и Google Таблицах. Это был кошмар. Таблицы превращались в мёртвые километровые списки. Там не было живого статуса, и, чтобы обновить строчку, человеку надо было усилием воли зайти в док и руками что-то переписать. Конечно, вовремя никто этого не делал. Поэтому таблицы отставали от реальности на дни.

Потом пробовали старую добрую почту. Внезапно (нет) оказалось, что, когда в копии письма стоят 10 человек, за задачу не отвечает никто. В ветках на 50 писем начиналась дикая путаница в версиях файлов: «видео_финал», «видео_финал_исправлено», «видео_супер_финал_со звуком_v3». Какое из них актуальное — не разберёшь.

С чатами в ТГ опыт уже был печальный. Я вообще считаю, что это абсолютное зло для производства. Особенно если там смешиваются рабочие чаты, срочные правки, новости и личная жизнь.

Мы пошли по таск-трекерам и довольно долго сидели в Трелло. Поначалу он казался френдли, но как только процессы усложнились, начал глохнуть на глубоких задачах. Там нельзя нормально разделить команды и настроить сложные взаимосвязи. А когда на доску вываливается 40 задач в неделю на три десятка исполнителей — интерфейс превращается в кашу. Поэтому в июне 2022 мы стали экстренно тестить альтернативы.

Смотрели Яндекс.Трекер — для нашего творческого коллектива он оказался слишком тяжеловесным и чисто инженерным. Пробовали YouGile. Если честно, нас просто заманили акцией и возможностью переехать из Трелло буквально в один клик. Мы перевезли туда доски, посидели там месяца два, но в итоге YouGile сильно уступил в гибкости настроек сложных досок. Мне не хватало кастомизации под наши заковыристые пайплайны.

Параллельно я лично крутил и тестировал Кайтен. У меня не одна работа, я ещё веду проекты как режиссёр на другом канале и руковожу креативным агентством. Кайтен показался мне более мощным и гибким инструментом. Да, интерфейс выглядел сложнее, но он позволял кастомизировать карточки и процессы до микродеталей.

Ещё там можно под одним аккаунтом держать разные пространства и изолировать команды друг от друга. Никто не подглядывает за коммерческими тайнами, а мне не надо постоянно перезаходить в разные приложения. Поэтому решил остановиться на Кайтене.

Как привыкала команда

Переезжать было непросто, мы даже подключали инженеров продукта, чтобы помогли вытащить наш архив из Трелло.

Конечно, с Кайтеном надо уметь работать, и тут я больше про дисциплину. Если команда не ведёт доску аккуратно, инструмент становится бесполезным.

Систему пришлось долго и тонко настраивать под себя. А творческих людей — монтажёров, дизайнеров, режиссёров — мне пришлось затаскивать туда буквально силой, преодолевая их бесконечное нытьё и сопротивление.

Они жаловались, что «всё сложно, всё лежит не там, интерфейс Трелло был милее, и вообще зачем нам тратить время на эти карточки». Мне пришлось побыть жёстким менеджером, наставлять их и приучать вовремя двигать карточки по колонкам и заполнять обязательные поля.

Как только прошли этот рубеж, а карточки обросли мануалами и регламентами, — нытьё прекратилось, и всё заработало как часы. Считаю, что без контроля сверху любая классная система превратится в помойку.

Сэкономили 600 000 рублей

Помимо слаженных процессов, мы получили ещё и финансовый профит. Автоматизация в Кайтене позволила нам расти и переваривать сотни задач без раздувания штата.

Kaiten не заменил продюсеров как людей, но снял с них большую часть ручной диспетчеризации: кто что делает, на каком этапе задача, где зависла правка, кому нужно напомнить и что горит по срокам.

При нашем объёме задач мне бы потребовалось нанять минимум четырёх продюсеров, которые просто бегали бы ногами между монтажёрами и звукарями, висели на телефонах и руками собирали статусы по задачам. Хороший продюсер в Москве стоит от 100 тысяч рублей на руки. С учётом налогов и страховых взносов Кайтен экономит нам от 400 до 600 тысяч рублей чистыми каждый месяц. А ещё система быстрее и не делает человеческих ошибок.

Наш производственный процесс стал абсолютно прозрачным. Из офиса и чатов навсегда исчезли панические вопросы в пустоту по типу: «А где ролик для субботнего эфира? Кто его вообще ведёт?» Я просто открываю общую доску и вижу карту процессов. Каждая задача идёт по колонкам-этапам. Я вижу графики загрузки отделов и могу быстро отреагировать, если, например, дизайнеры завалены, а звук простаивает.

Жизнь команды тоже изменилась. Удалёнщики больше не чувствуют себя отрезанными от мира. Они заходят в карточку и видят предысторию задачи. Мы перенесли всю рабочую фактуру, ТЗ, правки, мануалы и комментарии строго внутрь карточек задач в Кайтен.

Ещё я ввёл правило — никаких рабочих переписок в личной телеге на рабочих компьютерах. Хочешь обсудить задачу — пиши в комментариях к карточке, чтобы это видели все участники пайплайна. Для быстрых бытовых коммуникаций мы завели отдельный корпоративный мессенджер «Пачка», полностью разделив личную жизнь от работы. И люди наконец-то перестали дёргаться от уведомлений в Телеграме по ночам.

Наша база креативного наследия

Для любого творческого или сложного операционного бизнеса таск-трекер — это уже как цифровой архив. Когда мы переезжали из Трелло, нам было жизненно важно сохранить задачи за много лет, и именно Кайтен помог нам их сберечь.

Дело в том, что в видеопроизводстве огромная часть проектов циклична. Каждый год наступают новогодние, 8 Марта, 23 февраля или крупные телепремии.

Раньше подготовка к любому такому празднику превращалась в изобретение велосипеда. Мы собирались на стратегические сессии и мучительно вспоминали, что вообще было в прошлом году. От идей до технических параметров и банально паролей от партнёрских сервисов.

Теперь база знаний работает идеально. Конечно, если мы вели карточки аккуратно и соблюдали правильный нейминг. Я захожу в Кайтен, открываю архив, вбиваю в поиск условное «8 Марта» — и передо мной за два клика разворачивается вся цепочка производства за прошлые годы.

Я вижу, какие креативные концепты мы утверждали, какие референсы подбирали, какие технические параметры и форматы видео выставляли в ТЗ, в каких местах мы тогда забуксовали, где диктор задержал начитку и как нам теперь избежать этих затыков.

Нам не надо упарываться с нуля, а наработки компании за долгие годы не испаряются вместе с уволившимися сотрудниками.