Как технически безупречный запрос на серверную завернули на финкомитете — и что я изменил, чтобы бюджет всё-таки дали.

Мой профиль — строить ИТ-подразделения, которые из банальной поддержки превращаются в подразделение, с которым считаются при принятии бизнес-решений. А если точнее — приходить туда, где от ИТ остались руины, и за полгода собирать направление и команду заново, в рамках жёстких ограничений. Вот одна история из практики, которая многому меня научила.

Придя в компанию, я обнаружил стандартную для промышленности картину: всё серверное оборудование — end of life. Построено на старых технологиях, сервисы задыхаются, объёмы не тянут. Запасных частей и расходников для быстрого восстановления нет — при отказе инфраструктура встанет надолго.

Подошёл финансовый комитет. Я начал готовить материалы. Прошлая команда уже заложила бюджет — но после анализа оборудования выяснилось, что нужно в десять раз больше. Задача казалась почти невыполнимой.

И я не пошёл по типовому маршруту, принятому в компании. Я пошёл в язык фактов и цифр — тот самый, который ценят финансисты и генеральные директора, принимающие решения о деньгах.

Я не переделывал презентацию. Я поменял язык

Вот как звучал каждый пункт до и после.
Было: «Упадут 1С, почта и файловое хранилище, и мы не сможем их восстановить».
Стало — три отдельных удара:

— Вероятность отказа почтовой системы — около 70% по статистике отказов оборудования этого типа и текущему состоянию железа. Это невозможность отправлять финансовую отчётность — вплоть до срыва финансирования на следующий год.

— Отказ 1С — это несданная налоговая отчётность. А это уже прямые штрафы.

— Потеря файлового хранилища — остановка планирования ремонтов и закупки запчастей. Рост затрат по этой статье до 30%.

Разница не в содержании. Оборудование то же. Разница в том, что в первом варианте я говорил про свою боль — «сервисы упадут». Во втором — про его боль: отчётность, штрафы, деньги, план.

«А ты уверен, что упадёт?»

Это вопрос, который руководитель задаёт всегда. И на него у меня был ответ, а не страх.

Мы своими силами развернули сбор заявок и фиксацию отказов оборудования в service desk. Начали копить статистику. Динамика отказов росла — и на временной шкале стало видно, когда мы дойдём до точки невозврата. Не «я думаю, что рискованно», а «вот дата, после которой — авария».

Подход к фиксации использовали простой. По каждой заявке отмечали:

— тип заявки: отказ, обслуживание, проблема; — перечень оборудования, к которому относится отказ; — вид отказа и с чем связан: аппаратный, программный, интеграционный.

Дальше — просто прослеживаем частоту и строим графики на реальных данных. Точка, где кривая упирается в потолок, — твой дедлайн. Теперь это не мой страх, а факт на графике.

Главное — учесть все обращения до появления системы, и письменные, и телефонные. Пришлось поднимать их вручную, чтобы статистика для комитета была честной. Копили полтора месяца до заседания. А через год, когда обращения стабилизировались, ручной труд специалистов исключили полностью.

И ещё одно, что сняло главный вопрос комитета: систему сбора статистики мы сделали сами и бесплатно. Я пришёл не просить денег на всякий случай — я пришёл с доказательством, что уже выжал из имеющегося максимум и упёрся в предел, который деньгами не обойти.

Чем закончилось

Я не получил того, что просил. Бюджет увеличили не в десять раз, а в восемь.

Но этого уже хватило, чтобы закрыть критичные сервисы и снять первичные риски. А главное произошло не с бюджетом. С этого момента генеральный директор перестал видеть во мне руководителя технической поддержки. Он увидел руководителя ИТ-блока, который работает на его бизнес: не играется в модные технологии, а считает затраты, оценивает риски и сначала выжимает максимум из внутренних ресурсов.

Это и есть переход, ради которого стоит менять язык. Ты перестаёшь быть «айтишником, который вечно что-то просит», и становишься человеком, к которому идут за решениями.

Наверх надо идти не с правильным решением. Наверх надо идти с ответом на вопрос, который руководитель задаст первым: «а что будет, если не сделаем — и во сколько это обойдётся».

А у вас были сложности с защитой бюджета на ИТ? На каком вопросе всё ломалось — расскажите в комментариях, разберём.

Пишу про IT на производстве без прикрас — канал в профиле.