В 2009-м я открыла компанию, которая сразу работала на удалёнке. За это время мы где и как только не организовывали работу: почта, мессенджеры, таск‑трекеры, CRM. Последние несколько лет моим основным инструментом оперативного менеджмента является Telegram (что не отменяет полноценные таск‑трекеры, но об этом позже). Если вкратце: результат хороший. Постаралась собрать в эту статью все свои best practicies (от настроек TG и договорённостей с коллегами до борьбы с FOMO и ИБ):

• Фильтрация информационных потоков

• Контекстуализация рабочих окружений

• Ведение задач в ТГ

Фильтрация информационных потоков

Самое страшное в телеге — постоянная доступность. Десятки сотрудников, клиентов, каналов и спамеров постоянно борются за доступ к вашему мозгу. Без подготовки вы будете первым слышать самое громкое, а не самое важное. Решение — воронка, по которой к вам попадают сообщения по приоритету.

Как это устроено у меня:

• Всякое очевидное: выключены всплывашки, замьючены некритичные чаты. Это вы всё и сами знаете.

• Все чаты разделены по группам (папкам) — я открываю их в зависимости от контекста и приоритета.

• Чаты, добавленные в группу, переносятся в архив. Это важно! All — инбокс для неотфильтрованных или редко используемых контактов (потому что остальные — в папках и архиве). Тогда All сразу становится простым и предсказуемым: там вы видите только тех, от кого не ждали сообщений (новый контакт, запись на реснички, спамер).

• Через группы реализован первый уровень отсева — я всегда нахожусь в текущей контекстной группе и не вижу остальные чаты.

• Чаты и люди могут добавляться сразу в несколько групп. Например, руководитель команды тестирования будет повторяться во всех проектных папках.

• Внутри каждой группы есть прикрепленные пользователи. Это второй этап воронки: сначала я иду по приоритету групп, потом — по приоритету его участников.

All — это помойка/инбокс. Нерабочее — это семья и друзья. Дальше начинаются департаменты, проекты, клиенты. Сверху вниз — порядок приоритета папок. Внутри список чатов — тоже, пины идут сверху вниз по приоритетам. Мне даже не надо думать, какой чат тыкнуть, когда я открыла телегу: всё на автомате. Мартышка счастлива, мыслетопливо сэкономлено.

Чаты тоже можно структурировать. Например, у нас есть чат по аккаунтингу, в нём ведутся клиенты: обсудить договор, подготовить отчёт. Для такого подходит специальный тип чата с вложенными топиками. Три точки → Manage → Topics → On. Получается вот такая штука (на скриншоте — один чат):

У меня весь этот чат — Muted. Похоже на CRM, в которую я не захожу неделями. Но чат всё равно виден в одной из основных рабочих групп, и если меня тегнут — я отреагирую. Такие вложенные чаты для фокусировки можно открывать отдельным окном.

Психологические факторы

Многим фильтровать сообщения страшно. «А что, если без меня там кто‑нибудь умрёт». У этой штуки есть разные решения:

• договоритесь с коллегами что в срочных ситуациях вы будете друг другу звонить. Нет звонка = нет срочной ситуации (несколько раз мне приходилось нарочно прозванивать коллег‑тревоженок просто чтобы они поверили, что в серьёзной ситуации я точно это сделаю. Теперь, если нет звонка — значит, все живы).

• регулярно отслеживайте потери важных сообщений: такое будет происходить, пока вы чётко не распределите чаты и людей по папкам. Это нормально, фильтрация по воронке выстраивается постепенно.

• если ничего не помогает — сходите к психотерапевту и попросите помочь вам с FOMO.

Что мне даёт фильтрация информационных потоков

Не торопясь (но это неточно) выпив утреннюю чашку кофе и включив компьютер я не сталкиваюсь с помойкой. Я иду по порядку и утром не читаю больше ~5 чатиков. Когда дойду до ежедневной разборки — пройдусь по сотне чатов в остальных группах в порядке их приоритета. Если я вдруг (то есть как всегда) не успею разобрать всё — ушедшее на завтра будет априори менее приоритетным.

Контекстуальность рабочего пространства

Тотальная доступность убивает фокус. Когда вы у стоматолога, вы у стоматолога. Когда вы на важной встрече, вы на этой встрече. А когда вы в телеге (+ за компьютером с кучей других мессенджеров и систем), вы везде сразу. Это тоже исправляется папками и дисциплиной.

Как это устроено у меня

При начале работы над проектом я делаю под него группу.

• Верхним пином, как и в любую папку, у меня попадает Saved — самая актуальная помойка

• Дальше идут основные (с заказчиком и внутренний) чаты

• Дальше — руководители

• Потом +‑ все проектные сотрудники, они без закрепа.

Всё, я получила приоритизированное окружение проекта:

Если мне надо подготовить отчёт по проекту, я открываю его группу и отключаюсь от остального:

• Я вижу только (ну почти) сообщения по этому проекту

• У меня под рукой все контексты и история

• Удобно задать вопросы в подходящих чатах и у подходящих людей.

В общем это как офисная переговорка, адаптированная под контекст задачи, только ещё лучше.

А ещё, такие чаты — идеальный структуризатор информации. Все финальные варианты документов, презентаций, отчётов мы сохраняем в облачном хранилище/CRM/TT/1C/блаблабла, но иногда значительно проще переключиться на чат, в котором этот документ готовили/обсуждали, не открывая соответствующую систему. И сразу перед глазами все контексты из переписки с возможностью поиска внутри чата по ссылкам, файлам, и всякое такое удобное:

При этом, внутри чатов тоже важна структурность:

• выносить не относящееся к теме в другие чаты

• закреплять главное

Что ещё важно для удобства поиска информации:

• договориться с коллегами о правилах именования. Например, все фамилии и названия проектов мы пишем на русском — так сразу понятно, что искать.

• текстуем голосовые/кружочки. Да, иногда ими проще и быстрее решать вопросики. Но ключевое транскрибируем (просто премиумом) и отправляем текстом: так будет проще найти важное.

• по итогам созвонов фиксируем в чатах договорённости. Это, кстати, творческий пункт. Важное не потерять, но и лишнего не надо. Если мы полтора часа обсуждали какой‑то сложный концепт — это ещё не значит, что на будущее надо выписать хоть строчку. А потерять важные ссылки с 5-минутного синка — нельзя. По опыту коллег могу сказать что очень сложно найти баланс.

Что мне даёт контекстуализация чатов

Занимаясь проектной задачей я нахожусь в контексте проекта. В этот момент у меня не всплывёт вопрос от бухгалтера, мамино сообщение про кабачки или обсуждение новогодних подарков. Здесь снова FOMO: а вдруг где‑то там происходит что‑то срочное? Да, может быть. Но вряд ли. И мама, и все ключевые сотрудники умеют звонить мне по телефону. Отключилась от всего другого — подгрузила контекст — сфокусировалась — никаких других задач, пока не доделаешь эту (тут должна быть реклама приложения Forest, помогает СДВГ‑шникам типа меня). Чем больше суеты в телеграме, тем важнее уметь от неё отгораживаться.

Управление задачами в ТГ

Таск‑менеджер это не обязательно Jira с 50 полями и витиеватым воркфлоу. Каждой задачке — свой трекер: стикер на мониторе, ТЗ в джире, напоминалка в календаре. А есть задачи, идеально подходящие телеграму.

Заметки в Saved Messages

Saved Messages это удобно, но в нём много ограничений. Чтобы правильно его использовать, я для начала договорилась (с собой) какие заметки для чего нужны.

• Если я пересылаю что‑то в сохранённые, это значит «Когда‑нибудь посмотри меня». Это наименее критичный инбокс, я к нему возвращаюсь только когда совсем делать нечего. Может быть сообщение будет разобрано послезавтра, а может быть через месяц.

• Если какое‑то сообщение имеет отношение ко времени, то я сохраняю его в Saved и отправляю себе отложенкой. Например, мне отправили доку по завтрашнему созвону, который будет в 16. Я пересылаю её в свои сохранённые на завтра 15:40. У меня будут одновременно и напоминашка, и контекст.

• Знаю умных людей, которые раскладывают заметки по полочкам через теги, чтобы отдельно их фильтровать. У меня не взлетело: если что‑то достойно планирования, то оно уходит из телеграма в Todoist (мой основной ТТ). Но выглядит фильтрация как‑то так:

Регулярные напоминания

Сообщения можно планировать не только на определённое время, но и на регулярные отправки по расписанию: ежедневно, еженедельно и так далее. По мелким задачкам это удобно, например вот у нас каждый вечер напоминашка по овернайтам:

Со мной таких напоминаний недостаточно. На меня в разных чатах вечно сыпятся мелочи типа «подпиши платёжку» или «согласуй отпуск». Пару раз в день я такое разгребаю и на сделанном ставлю галочки (у нас с Романом разные почерки). При этом в чате есть значительно более организованные участники, чем я: если вечером они не найдут где‑то галочку, то клюнут меня в мозг. Спасибо им за это большое, уже неоднократно спасало от глупых фейлов:

Взрослые задачи

«Настоящие» задачи вести в телеге не советую, только мелочь. Что‑то более‑менее серьёзное заслуживает планирования, декомпозиции, наглядного отслеживания статуса. У меня уже кучу лет основной таск‑трекер — Todoist. Но большинство задач в него всё равно попадает из телеги (иногда из запросов коллег и заказчиков, иногда — из моих заметок в Saved при очередном разборе). Естественно, ручками я такого не делаю, а использую бота (самый неглючный @SendToTodoistBot): он ловит ключевые слова и сразу распределяет задачи по проектам и проставляет сроки.

Наводить порядок в Todoist’е потом всё равно приходится, но для меня это скорее плюс: в телеге задачу главное не потерять, а в тудуисте — включить мозг и провести внятный груминг / планирование.

Дополнительно

Информационная Безопасность

Ломают не телегу, ломают людей. Поэтому и приоритеты в защите соответствующие:

1. Двухфакторная аутентификация у всех по умолчанию.

2. Чувствительная информация никогда не отправляется plain text’ом, только через одноразовые ссылки.

3. Регулярное обучение сотрудников (тут даже важнее мотивация — многие не понимают, что и как может утечь).

Договорённости

Чтобы всё это работало, команда должна быть на синхроне. Прийти и всё вышеописанное запихнуть в регламент не получится. Взращивается не следование инструкциям, а культура: забота о коллегах, правильно отфильтрованая инфа, корректные чаты под задачу (иногда бывают чаты с одинаковым набором людей но разными целями и названиями — так всегда понятно, в какой чат писать и в каком потом искать).

Основанные на здравом смысле договорённости у нас есть и в остальных инструментах: общие трекеры, облачные хранилища, календарь. Когда в команду приходит новичок, астрологи объявляют пару недель хаоса. Тут даже делать ничего особо не надо: в общей культуре все быстро подстраиваются сами. Не потому, что регламент. А потому, что новички видят: такая дехаотизация работает.

А телега вообще для такого подходит?

Пфффф. Подходят заметки в календаре, необоснованно распиаренные доски со стикерами, сложные трекеры для простых задач и даже дискорд. Телеграм на их фоне — продуманный таск‑трекер с удобными переговорками. В общем, телега для операционного менеджмента подходит!

Я старалась уложить в эту статью как можно больше полезняшек, но кажется, что не впихнула даже половину. Если эта статья окажется полезной — выпущу вторую часть, с более тонкими материями.