В ноябре 2026 года Игорь, ИТ-директор средней компании, сдает бюджет по привычной схеме: к расходам текущего года прибавляют пять процентов, после чего финансовый директор проверяет арифметику и согласует сумму.

Но вдруг в марте 2027-го количество заявок на замену ноутбуков за месяц увеличивается втрое: у бухгалтерии зависают рабочие программы, у отдела продаж быстро разряжаются аккумуляторы, разработчики жалуются на дефекты экранов, и вот к апрелю складской запас почти исчерпан.

Причину расхождения находят в истории закупок. В 2023 году компания приобрела 180 ноутбуков, и теперь вся партия достигла принятого срока обновления. Сотрудник, который оформлял поставку, уже уволился; сведения об оборудовании остались в его личной папке. Сценарий и цифры условные, но они позволяют проверить, как заранее обнаружить крупную партию замен и рассчитать потребность до согласования бюджета.

Всем привет, это команда SimpleOne ITAM, и мы вам расскажем, как по реестру оборудования заранее увидеть пик расходов на обновление техники и рассчитать бюджет. 

Как обычно решают, что пора менять

В компаниях встречаются разные подходы к обновлению оборудования. Одни ориентируются на фактическое состояние техники, другие устанавливают единый срок эксплуатации или планируют закупки исходя из прошлогодних расходов. Рассмотрим четыре распространенных сценария.

1. Замена после поломки. Устройство выходит из строя, сотрудник обращается в поддержку, администратор ищет замену. Если подходящей техники на складе нет, приходится организовывать срочную закупку, а пользователь тем временем остается без рабочего устройства.

2. Замена по установленному сроку. Например, каждые четыре года. Политика позволяет заранее определить год обновления каждого устройства, однако без подсчета возрастных групп компания может обнаружить, что в одном году ей предстоит заменить сразу несколько сотен ноутбуков.

3. Замена по состоянию оборудования. Администратор ориентируется на жалобы пользователей, производительность устройств и частоту ремонтов. Такой подход помогает выявлять проблемную технику, но для обоснования бюджета нужно определить, сколько устройств действительно потребуют замены и во сколько она обойдется.

4. Планирование бюджета по прошлогодним расходам. Финансовый отдел закладывает сумму предыдущего года с небольшой надбавкой, например 5%. Пока закупки распределены равномерно, отклонения могут быть небольшими. После крупной единовременной закупки такой бюджет перестает отражать будущую потребность в обновлении парка.

Во всех четырех сценариях для планирования расходов полезно знать, сколько действующих устройств достигнет установленного срока замены в каждом году. Эти сведения позволяют заранее обнаружить крупные партии и проверить, хватит ли утвержденного бюджета.

Как понять, в каком году придется поменять все ноутбуки разом?

У любого оборудования есть гарантия производителя, срок технической поддержки, период бухгалтерской амортизации и внутренний цикл обновления; для прогноза закупок используют последний и затем проверяют состояние устройств. Допустим, в компании ноутбуки планируют менять каждые четыре года, а серверы — каждые шесть лет. Эти сроки установлены внутренней политикой компании, но фактическая потребность в замене зависит еще и от состояния оборудования. 

Например: один ноутбук может сломаться через полгода, другой останется пригодным даже через семь лет, но все условные 180 устройств, введенных в эксплуатацию в 2023 году, достигнут четырехлетнего порога в 2027-м. И что, теперь нужно менять всю партию ноутбуков, включая те, которые до сих пор исправно работают? 

Нет, менять всю партию необязательно: решение зависит от состояния каждого устройства. Но бюджет на следующий год приходится согласовывать заранее, поэтому сначала посчитаем, сколько техники достигнет установленного срока замены и какие расходы потребуются, если обновлять ее по нормативу. 

Считаем на условном парке

Итак, в компании 500 ноутбуков и 52 сервера. Чтобы понять, сколько денег потребуется на их обновление в ближайшие годы, ИТ-директор решил посмотреть, когда закупали оборудование и в каком году подойдет срок его замены.

Для простоты предположим, что год покупки совпадает с годом ввода в эксплуатацию, а списанные устройства уже исключены из реестра. Сгруппируем оставшееся оборудование по типу и году ввода. В SimpleOne ITAM у каждого актива есть карточка с типом, датой покупки и стоимостью, поэтому такую группировку Игорь собирает отчетом по реестру. Срок замены по типам он задает сам, а цену одной замены берет из последних закупок. Готовую кнопку «прогноз пика» мы не обещаем: отчет строится из данных реестра, и качество прогноза зависит от того, насколько аккуратно они заполнены. 

В 2023 году компания закупила 180 ноутбуков из 500. В 2027 году всем этим устройствам исполнится четыре года, поэтому по внутренней политике они попадут в план замены. Это самая крупная партия за весь рассматриваемый период.

С серверами ситуация немного другая: больше всего их придется на 2028 год, когда шестилетнего срока эксплуатации достигнут 14 устройств, закупленных в 2022 году.

Получается, что в 2027 году компании придется заложить деньги на замену сразу 180 ноутбуков и 12 серверов. В предыдущие годы закупки были меньше, поэтому привычный бюджет с ежегодной прибавкой в 5% может не покрыть расходы. Дальше посчитаем, сколько всего денег потребуется и какой дефицит возникнет. 

Для каждой группы умножаем число запланированных замен на стоимость одной замены, складываем результаты по типам оборудования и получаем годовую потребность при условии, что компания придерживается выбранного цикла обновления.

В условном расчете полная замена ноутбука обходится в 90 тыс. ₽, сервера — в 1,2 млн ₽: в суммы включены покупка оборудования, настройка, перенос данных и вывод старой техники из эксплуатации. Если реестр хранит только закупочную цену, стоимость сопутствующих работ придется посчитать отдельно.

В качестве базы используем бюджет 2026 года в размере 15,6 млн ₽ и увеличиваем его на пять процентов ежегодно; значения в таблице округлены до десятых. Для сравнения предполагаем, что все устройства заменяют по нормативу и никто пока не переносит закупки на другие годы.

В 2027 году компании потребуется 30,6 млн ₽ при бюджете 16,4 млн ₽, а суммарный расчетный дефицит за 2027–2028 годы составит 24,6 млн ₽. В 2029–2030 годах бюджет уже превышает потребность по нормативу, но перенести эти будущие суммы на закупки 2027-го без отдельного решения финансистов не получится.

Что делать с этой информацией

Если наш ИТ-директор Игорь обнаружил будущие затраты до утверждения бюджета, он может сравнить варианты с разной стоимостью по годам и нагрузкой на специалистов, которые готовят ноутбуки к выдаче или переносят серверные нагрузки.

1. Распределить закупки по годам. Прежде чем запрашивать деньги на 180 новых ноутбуков, Игорь может проверить, сколько пригодных устройств уже есть в резерве. Например, часть техники могли вернуть сотрудники после увольнения. Если эти ноутбуки подходят для повторной выдачи, компания сможет сократить объем закупки и расходы на обновление парка. 

2. Продлить эксплуатацию части парка. Если оборудование достигло планового срока замены, Игорь может проверить его фактическое состояние. Для ноутбуков оценить износ аккумуляторов, историю ремонтов и совместимость с рабочими программами, для серверов — сроки поддержки производителя и возможность дальнейшей эксплуатации под текущими нагрузками. Устройства, которые прошли проверку, можно оставить еще на год и перенести расходы на их замену в следующий бюджетный период. 

3. Согласовать увеличение бюджета. Игорь может показать финансовому директору, что в 2027 году плановая потребность составит 30,6 млн ₽ при бюджете 16,4 млн ₽. Если оставить финансирование прежним, придется отложить часть замен. При этом у оборудования могут закончиться гарантия и поддержка производителя, а расходы на ремонт и риск простоев вырастут. С таким обоснованием Игорь сможет объяснить, почему компании нужны дополнительные 14,2 млн ₽ и какие последствия будут у отказа в финансировании. 

Допустим, после проверки компания решает оставить 30 ноутбуков из партии 2023 года еще на год: потребность 2027 года уменьшается на 2,7 млн ₽, а план 2028-го увеличивается на ту же сумму. Но прежде чем утвердить перенос, ИТ-служба должна подтвердить состояние устройств и оценить стоимость дополнительного года эксплуатации. Результат расчета Игорь может передать в контур «Бюджет — Потребности — Контракты — Закупки» в SimpleOne ITAM. Потребность на 2027 год оформляется записью контура и проходит согласование, а закупка с самого начала привязана к бюджету и не появляется в апреле срочной заявкой. 

Как согласовать дополнительное финансирование 

С одним вариантом закупок идти к финансовому директору рискованно, тот наверняка спросит, почему нельзя потратить меньше. Поэтому Игорь подготовил три сценария: заменить только оборудование с критичными неисправностями или истекающей поддержкой, обновить весь парк по внутреннему нормативу либо продлить эксплуатацию части устройств после диагностики.

Для каждого сценария он рассчитал потребность в финансировании по годам и указал последствия отложенной замены. Теперь финансовый директор может сравнить стоимость вариантов и оценить, какие дополнительные расходы и риски компания принимает при сокращении бюджета.

В обосновании отдельно фиксируют плановые платежи, допущения о сроках эксплуатации и оценочные потери от простоев, чтобы финансовый директор мог проверить цены, инфраструктурный руководитель — ограничения миграции, а специалист по информационной безопасности — сроки поддержки. Стоимость простоя влияет на выбор сценария, однако ее нельзя автоматически включать в бюджет закупок: вероятность потерь и обязательные платежи рассчитываются по-разному.

Резюме

Главная проблема бюджетирования ИТ-активов заключается в том, что последствия сегодняшних закупок проявляются через несколько лет. Компания может уложиться в бюджет текущего года, но одновременно создать себе крупные расходы в будущем. Поэтому решения о замене и продлении срока службы оборудования стоит принимать с учётом того, как они повлияют на потребность в финансировании в следующие годы.

А как у вас планируют обновление оборудования: рассчитывают потребность на несколько лет вперёд или возвращаются к этому вопросу при составлении очередного годового бюджета?