Продолжаем делиться опытом цифровизации торгово-производственной компании Никамед. В первой части рассказали об основной логике решения, основной логике решения, автоматизации документооборота и Service Desk. Сегодня поговорим об управлении оптовой и розничной торговлей.

Техническая реализация

Опт: единая клиентская база. В карточке клиента собрано всё: контакты, ответственный менеджер, договоры, коммерческие условия, история коммуникаций. Чтобы показать магазины партнёра в разделе «Купить в розницу», достаточно поставить отметку в его карточке — адреса сразу появятся на сайте.

Опт: преференции и кредит-ноты. Вся информация по преференции собрана в одном месте: размер и параметры скидки, период действия, условия выполнения, документ-основание.

Если контрагент достигает целевых показателей по продажам, ему начисляется бонус. Для этого в конце периода создаётся задача, куда загружаются данные и сформированный документ из 1С. Согласование кредит-ноты, отправка контрагенту и контроль подписания — всё это система берёт на себя.

Каждая преференция привязана к периоду и плану продаж. Когда клиент выполнил план и выбрал весь лимит по преференции, она закрывается и переходит в статус «погашена». Повторно начислить по ней невозможно, система не даст этого сделать.  

Розница: единая база торговых точек. Розничная сеть «Ортека» насчитывает 280+ ортопедических салонов в 9 городах. По каждой точке нужно хранить данные, которые используют разные команды: адрес, график работы, директор, характеристики помещения, условия аренды, подрядчики. В карточку также подтягивается часть данных из 1С:ЗУП, например список сотрудников.

Карточка также служит точкой ввода. Если изменились часы работы или адрес, достаточно обновить их здесь — данные загрузятся на сайт и в другие системы.

Розница: взаимодействие с подрядчиками. Директор салона оставляет заявку в мобильном приложении. Координатор видит все заявки по сети салонов, сам подбирает подрядчика с учётом города и категории работ.

Подрядчик тоже работает в системе: здесь принимает задания, ведет коммуникации и отчитывается о выполненной работе.

Розница: поиск новых торговых точек. Менеджер отдела развития указывает в системе адрес, широту и долготу, а система ежедневно загружает объявления с ЦИАН, Avito и других площадок в радиусе 350 метров от этой точки. Если появляется подходящее объявление, менеджер получает задачу на проверку локации.

Для действующих салонов тоже регулярно мониторятся подходящие площадки, но радиус меньше — 100 метров от точки. Если рядом появляется более выгодное предложение, команда получает уведомление и может взять эти данные в переговоры с текущим арендодателем.

Розница: оценка и согласование локаций, подготовка к открытию. Когда менеджер встречается с арендодателем, он вносит первичную информацию и фото в мобильное приложение. Данные в структурированном виде загружаются в систему.

Сначала локацию согласует операционный директор. Следующий этап — внутренний тендерный комитет. В системе финансисты прикладывают технико-экономическое обоснование (ТЭО), служба безопасности и медицинский департамент оставляют заключения. Вся история сохраняется в одном месте.

Как только локация утверждена, автоматически заводится карточка салона и запускается проект. Система сама проставляет сроки, исполнителей и очерёдность подзадач: приёмка помещения, замеры, ремонт и закупка оборудования.

В головной задаче можно следить, как идёт подготовка к открытию по статусам отдельных подзадач или по диаграмме Ганта. В конце процесса в основной задаче собирается вся ключевая информация — договоры, проекты, сметы, планы и фотографии помещений, прогнозы по показателям оборота и так далее.

Полевое сопровождение и аудит салонов. Тренеры корпоративного университета Никамед планируют визиты в салоны прямо в системе, там же хранятся чек-листы для аудита. Все наблюдения и замечания они заносят на месте через мобильное приложение. Тренеры сразу же создают задачу с ответственным и дедлайном.

Автоматизация работы маркетинга. Салон оставляет заявку на рекламно-информационные материалы: тип материала, требования к макету, количество и адреса конкретных точек. Данные автоматически выгружаются в 1С — весь цикл от постановки задачи до отправки материалов в салоны ведётся в одном интерфейсе.

Когда офис централизованно рассылает материалы по сети, в системе фиксируется факт передачи и размещения на точках.

Смежные подразделения предварительно оценивают маржинальность и согласуют розничную акцию до её запуска. Информация подтягивается из 1С автоматически, так что ответственным не приходится переключаться между системами.

Трейд-маркетинговые акции также согласовываются в «Первой Форме». Когда срок акции истекает, маркетологи получают задачу на подведение итогов, а данные выгружаются в BI-дашборды для анализа.

Результаты внедрения low-code BPM-системы

• Систему, в которой работают 1 250 сотрудников и автоматизировано более 50 бизнес-процессов, администрируют всего 3 человека.

• Исключено ручное дублирование данных между системами.

• Все процессы прозрачны, у каждой задачи есть ответственный, срок и статус.

• Service Desk обрабатывает более 5 тыс. обращений в месяц. Сотрудники в любой момент могут проверить статус работы, а исполнители получают только те заявки, которые относятся к их зоне ответственности.