Привет! Меня зовут Андрей Терёхин, я руковожу маркетингом в Projecto. 

Как думаете, сколько человек нужно, чтобы из обычной машины сделать внедорожник, который выдержит арктическую экспедицию, сможет подняться на перевал Дятлова или пройти многодневный маршрут по Кольскому полуострову?

На первый взгляд кажется, что ответ простой: инженер, механик и клиент с деньгами. На практике все гораздо сложнее: нужно спроектировать изменения, изготовить опытные образцы, провести испытания, подготовить документацию и организовать производство. И все это силами десятков людей из разных подразделений. А теперь представьте, что у вас в работе не одна такая машина под тюнинг, а 200+ штук за год.

Именно так работает Arctic Trucks — международный бренд по тюнингу автомобилей, который работает в России уже 16 лет. Их клиенты те самые люди, которым мало просто ездить по асфальту: им нравится застревать в песке на вершине бархана в Мангистау или дрифтовать по льду Байкала. Для таких путешествий они тюнингуют стандартные модели Toyota, Tank или Mitsubishi для бездорожья и экстремального климата. Например, увеличивают дорожный просвет, расширяют габариты и ставят 36-е шины.

В компании работают 42 сотрудника на двух площадках — в Москве и Красноярске. В ближайших планах — открытие новой точки в Казахстане. 

Когда одновременно идут производство, сервис, разработка новых продуктов и совместные экспедиции по труднопроходимым маршрутам, самой сложной задачей становится не подготовка внедорожников к экстремальным условиям, а координация работы людей. В этой статье расскажем, как Arctic Trucks несколько лет назад отказалась от Excel, ежедневников и разрозненных чатов и перевела операционную работу в единую систему управления задачами. 

Как работали раньше

Несколько лет назад задачи в Arctic Trucks жили сразу в нескольких местах: 

• вечные таблицы Excel, 

• бумажные ежедневники, 

• чаты в Telegram. 

Каждый менеджер контролировал работу своего подразделения в ручном режиме, поэтому с ростом проектов процессы становились малоуправляемыми. «Я помню, что мы это где-то обсуждали», «А кто это делает», «Опять забыли ответить клиенту» и другая классика ведения бизнеса. Это стоило им денег и клиентов, поэтому в какой-то момент в компании решили пользоваться специальным ПО для управления задачами и сотрудниками.

Что было важно:

• фиксировать все задачи в одном месте

• назначать ответственных и контролировать сроки

• вести документооборот: приказы, договоры, рабочие файлы

• хранить базу знаний для обучения сотрудников

Команда протестировала несколько вариантов, в том числе Miro и Gandiva, но в итоге остановилась на Projecto. Решение подошло по логике работы, интерфейсу, уровню поддержки и стоимости. 

Как строятся рабочие процессы в компании сейчас

Все задачи в компании делятся на два больших блока:

• вся текучка по производству, сервису, продажам и обслуживанию клиентов.

• проектная деятельность и разработка новых моделей (например, модификаций для Tank 400).

В Arctic Trucks начали с базы и перенесли текущие процессы: поставили задачи с дедлайнами и ответственными, загрузили документы, приказы, техзадания, договоры и подключили календарь.

Сейчас работа в системе выглядит так:

• создаются задачи внутри проектов;

• назначаются исполнители и наблюдатели;

• фиксируются сроки;

• добавляются чек-листы;

• прикладываются документы и рабочие материалы.

Когда компания начинает работу над новой моделью, обычно создаются два проекта: один посвящён самой модификации автомобиля, второй — дополнительному оборудованию.

Например, сейчас таким образом ведется работа над Hilux девятого поколения. В проекте собраны все этапы: от сканирования автомобиля и расчета кинематики подвески до подготовки чертежей, создания каталога запчастей и обучения сотрудников новому продукту.

Если посмотреть на отдельную задачу, процесс выглядит примерно так.

Допустим, необходимо разработать новую калитку для запасного колеса. На этапе проектирования рассматриваются разные варианты конструкции и материалов: пластиковые, металлические, композитные или комбинированные решения.

Инженер готовит первые варианты и отправляет их на согласование руководству. После этого появляется опытный образец, к работе подключается производство и оценивает возможность серийного изготовления. Все замечания, обсуждения и документы сохраняются внутри задачи, поэтому участникам проекта не приходится искать информацию в переписках или почте.

Обычно разработка новой модификации занимает 3-6 месяцев. После завершения проект рассматривает проектный комитет. Если продукт готов к запуску, проект закрывают, а команда получает дополнительную премию за вывод нового решения на рынок.

По словам сотрудников Arctic Trucks, к такой системе работы компания пришла не сразу. Сейчас инженерные проекты планируются через Projecto, что позволяет заранее видеть загрузку специалистов, оценивать трудоёмкость задач и понимать, хватит ли ресурсов для запуска нового проекта.

Единственное направление, которое еще продолжают развивать, — объединение календарного планирования и постановки задач в единый процесс.

Как сэкономили на лицензиях

Полный доступ к системе нужен не всем сотрудникам. Например, тем, кто работает непосредственно в цеху, не требуется постоянно пользоваться инструментами управления проектами. При этом оплачивать полноценную лицензию для человека, который получает несколько задач в год, не всегда имеет смысл.

Поэтому в компании используют бесплатные ограниченные аккаунты. Это отдельный тип пользователей в Projecto: они не создают задачи самостоятельно, не видят оргструктуру компании и общие календари, а получают доступ только к тем проектам и задачам, куда их пригласили напрямую.

Такие аккаунты используют:

• продавцы и сотрудники склада — для обучения, тестов и внутренних задач;

• внешние специалисты, например юристы и программисты, подключающиеся к отдельным проектам;

• новые сотрудники на время испытательного срока.

В результате сотрудники получают доступ только к нужной информации, а компания не оплачивает лишние лицензии.

Что получилось в итоге

Arctic Trucks — это компания, где одновременно существуют инженерная разработка, производство, сервис, продажи и послепродажное обслуживание.

Раньше каждое направление жило немного своей жизнью. Было вполне обычной ситуацией обсудить задачу на встрече, зафиксировать ее в блокноте, потом дополнительно написать о ней в чате, а через несколько дней пытаться восстановить полную картину происходящего.

Сейчас у каждой задачи есть карточка, ответственный, дедлайн и история обсуждений. Даже если сроки меняются, всегда можно открыть задачу и понять её текущий статус.

Параллельно удалось выстроить более системное планирование инженерных работ. Не в формате «сделаем на следующей неделе», а с пониманием того, сколько времени займёт задача, кто за нее отвечает и когда должен быть готов результат.

Что можно вынести из этого опыта 

1. Инженерные проекты и операционная работа могут жить в одной системе

Не обязательно сразу перестраивать всю компанию: в Arctic Trucks не начинали внедрение с описания бизнес-процессов на сотни страниц, масштабной кастомизации системы или полной перестройки работы.

Сначала просто перенесли существующие процессы в единое пространство: у задач появились сроки и ответственные, документы собрали в одном месте, а проекты начали вести по общим правилам.

Во многих случаях этого уже достаточно, чтобы увидеть первые результаты и понять, какие изменения действительно нужны дальше.

2. Самая большая проблема — не сорванные сроки, а отсутствие прозрачности

По словам команды, сроки переносились раньше и иногда переносятся сейчас.

Но раньше было сложно ответить даже на базовые вопросы: существует ли задача, кто ее выполняет и на каком этапе находится работа.

Когда у задачи появляются ответственный, история обсуждений и понятный статус, управлять процессами становится заметно проще даже в тех случаях, когда сроки приходится корректировать.

3. Чем сложнее бизнес, тем важнее единое рабочее пространство

В Arctic Trucks взаимодействуют разные команды: инженеры, производство, сервис и продажи.

У каждого подразделения свои задачи и свои процессы. Когда такие команды работают через отдельные чаты, звонки и переписки, информация начинает теряться.

Единая система сама по себе не делает процессы идеальными, но помогает всем участникам проекта видеть одну и ту же картину происходящего и быстрее принимать решения.