Уборка хаоса | Систематизация IT проекта глазами PM
Приветствую! Меня зовут Ислам, я Project Manager
Сегодня я хочу поделиться своей историей, как изнутри систематизировал полный бардак в IT проекте, где не было ни нормального трекинга задач, ни документации, ни прозрачности — вообще ничего, кроме разработчиков, задач и хаоса.
Когда я проходил 6 месячную стажировку, таких случаев даже близко не было. Там было методично, задачи в трекере, понятные процессы. Но реальность оказалась совсем другой.
Когда я зашел в проект, меня встретила реальность проектного управления, которая мне не снилась при стажировки.
-
Задачи, которые падают словно вода в водопаде нет ни начала ни конца
-
Разработчики, которые выкатывают фичи в прод без предупреждения и с багами
-
Техподдержка которая выносит тебе мозг за это
-
отсутствие документации (да и сам я тоже пока ее идеально писать не умею)
Ситуация примерно такая: Прилетела задача в телеге или устно → ты ее изучил понял → написал док → скинул разработчику → он, ознакомился, сказал понял, через пол часика жди и тут тишина. Через пару часов, выясняется, что он ее выкатил в прод, и все сломалось. Весело же)
Первые шаги
Я начал описывать задачи в коротких доках, и после скидывал ссылки разработчикам в общей группе и отмечал ответственного за задачу
Позже я открыл гугл таблицу и пробывал внедрить таким подходом, но в моем случае был безуспешный метод. Т.к участники команды были закрытыми и не хотели коммуницировать
Таком ритме проработали месяца два может и больше. Самое больное в таком методе, сложно отслеживать статусы задачи, легко запутаться кому угодно, никто ничего не помнит.
Шаг второй — появление таск трекера
Изначально я думал, что если есть таск трекер, то все это успех, но на самом деле систематизация только только началась. Это был трелло таск трекер, канбаном в то время я был не особо знаком и дружелюбен. И у нас были такие колонки как «Задачи на будущее», «На этой неделе», «Бэк», «Фронт», «QA», «Готово», «В проде»
Порядок работы по задаче был таков
-
Бэк взял в разработку → сделал → переместил колонку для фронта
-
Фронт взял в разработку → сделал → переместил в колонку для QA
-
QA протестировал → если все ок → перемещал в колонку готово, если баг то с описанием обратно к фронту или бэку в зависимости от проблемы
Этот процесс помог с объединение команд фронта, бэка, и qa. Сформировалось такое ощущение что как будто раньше работали на разных планетах.
Шаг номер 3
-
Налаживание процессов взаимодействия с бизнесом
-
Проблема: техподдержка могла выдернуть разработчика с задачи в любой момент. Это убивало сроки.
-
Решение: договорился с бизнесом, что задачи идут через меня. Без этого — хаос не победить.
-
-
Работа в одиночку на 7 разработчиков
-
Проблема: Нет аналитика, нет Продукта, или нет прожекта который поможет
-
Решение: Запросить в помощь у руководство, что бы наняли еще человека.
-
Пока не было их, приходилось делать следующее
-
Разбирать и документировать бизнес требования
-
Переписывать и договариваться о более реалистичных требованиях
-
Больно фантастические планы у бизнеса к команде
-
-
Следить за фокусом команды, и что бы она не захлебнулась в этом хаосе
-
-
-
-
Объединение команд
Пришлось договариваться о посадке участников команд вместе. Посадив команду вместе друг с другом, результат не заставил себя долго ждать, улучшилась коммуникация среди участников команд. Вопросы и проблемы по задачам, значительно быстрее стали решаться.
-
Появление продукта. Когда появился продукт в команде, мы распределили с ним пул зон ответственности
-
Он взял на себя:
-
Прием требований от заказчика
-
Формирование бэклога
-
уточнение и детализация фич
-
-
Я же взял на себя
-
Планирование
-
оценка сроков
-
Управление рисками
-
-
Через определенное время, продукт заговорил о внедрении scrum в наши процессы.
Мы решили, что почему бы и нет. И решили, сделать бизнес процесс более адаптированный к scrum. Адаптировали доску к scrum, и выяснилось, что таск трекер не позволяет покрыть наши процессы. В итоге решили, что нужен переход на JIRA. к счастью, пришел в компанию новый руководитель, который как раз токи, хотел полноценное внедрение в культуры Agile и фреймворков Scrum Kanban. Он адаптировал флоу под JIRA и переезд у нас достаточно быстро произошел.
Переехав на JIRA с командой начали мягкий переход на фреймворк scrum
Первые спринт у нас были формата dev среды. Это необходимо было, для того что бы команда привыкла работать в новом инструменте.
Второй спринт, собрав команду я открыто объяснил о планах, как мы будем отныне работать объяснил порядок внедрения фреймворка. Попробовав в таком формате проработать, провел ретроспективу в конце спринта, но в разделенной вариации. Сначала участники команды написали ответы на вопросы ретроспективы в гугл формах. (Это я делал, для того что бы предварительно подготовиться к возможным вопросам и проблемам на которые я вдруг не найду ответа) Во второй части мы с командой в неформальном варианте пообщались и определили плюсы и минусы.
Внедрение дейликов. Изначально я очень скептически относился к дейликам, но в итоге решил. Что буду проводить дейлики в другом формате. Участники команды перед началом дня заполняют форму в гугл доксах. После, мы с командой собираемся проводим дейлик, с разбором кто что будет делать, в основе вопросов и ответов которые заполнялись в гугл формах. А результаты дейлика я фиксировал в группе после его прохождения.
Sprint Report — для меня как проект менеджера была важна системность, раз уж команда пишет и применяет гугл формы в своей деятельности, то почему бы и мне тоже не делать это?! Я взял в привычку на еженедельной основе писать Sprint Report через гугл формы, в итоге это помогло мне и продукту сфокусироваться на понимании, что мы все совместно тут делаем и к чему идем.
Ну и наверное самое главное, что нужно сказать. Во всех этапах важно слушать и прислушиваться к команде, внедрять что уместно, облегчать рутину.
Обобщенный итог: За 6 месяцев мы прошли путь от анархии к структуре
-
Настроили задачи, коммуникации, процессы
-
Объединили команду
-
Оптимизировали работу с бизнесом
-
Перешли к фреймворкам Scrum
Было тяжело, грязно, интересно.
Если вы сейчас на том этапе, когда все везде горит — это нормально, главное не сдавайтесь! Двигайтесь шаг за шагов у вас все получится :-)
Благодарю вас за то что дочитали, спасибо :-)
Автор: OneTreyMore