Введение

По характеру своей деятельности маркетолога сложных продуктов (а конкретно сейчас, это медицина и IT) мне приходится часто привлекать исполнителей со стороны. Нередко речь идёт о довольно внушительных суммах, которые нужно потратить продуктивно.

Несмотря на обилие предложений на рынке, найти подходящего исполнителя бывает сложно. Проблема усугубляется тем, что креативные проекты часто связаны с субъективными критериями оценки, такими как дизайн, текст или видеопродакшн. Другой пример — одинаковый уровень потенциальных исполнителей, среди которых невозможно на первый взгляд выбрать лучшего. В таких условиях необходима методика, которая позволит принимать обоснованные и объективные решения.

Работая в условиях субъективной неопределённости, со временем я выработал некоторую систему выбора исполнителя, которая лучше всего подойдёт, когда речь идёт об услугах, например, в креативных индустриях, где критерии выбора на первый взгляд носят чисто субъективный характер. Основная идея системы — избежать субъективизма и оцифровать то, что, кажется, не оцифровывается.

Эта статья в первую очередь пригодится новичкам в проектном менеджменте.

Почему субъективность мешает эффективному выбору?

При выборе подрядчиков для креативных задач (например, дизайна, копирайтинга или разработки рекламных кампаний) заказчики часто сталкиваются с субъективностью. Мнение о качестве работы может зависеть от личных предпочтений, опыта, эмоционального фона или поверхностного впечатления. Такой подход приводит к ошибкам и снижению качества итогового результата.

Исследования показывают, что когнитивные искажения – такие как эффект первого впечатления, предвзятость подтверждения и групповое мышление – влияют на 90% наших решений. Вот почему использование структурированных методов оценки необходимо для уменьшения этих искажений.

Рассмотрим для примера простую задачу маркетолога: нужно создать промо-сайт. То есть, одностраничный лендинг, который будет описывать преимущества вашего продукта. Есть несколько подходов к решению этого вопроса. Но если у вас уже нет проверенного исполнителя и/или процедуры вашей компании требуют любой подряд обосновывать, вы очень скоро окажетесь «на рынке». Наверняка вы пойдёте проверить рейтинги или поисковую выдачу, постараетесь найти исполнителя на площадках услуг.

Вы посмотрите десяток-другой компаний, и знаете что? Они все будут одинаковы. У них будет плюс минус один ценовой диапазон (если рассматривать цену с точки зрения классического треугольника эконом-оптимум-премиум), у них будет красивое портфолио, все нужные компетенции, а среди заказчиков — крупные компании. В целом, если подрядчик не дурак, он составит о себе самое положительное впечатление. Иными словами, за редким исключением выявить подрядчика наскоком не выйдет.

Почему в отношении подрядчика особенно важны софт-скиллы?

Когда все остальные факторы условно равны, на помощь придут софт-скиллс. Софт-скиллы подрядчика — это не просто приятное дополнение к его профессиональным навыкам. Они являются ключём к успеху сотрудничества. Поэтому при выборе подрядчика стоит уделять внимание не только его портфолио, но и способности работать с вами как с партнёром.

Исследование Стэндфордского Университета показало, что 90% успеха проектов зависит от качества общения между участниками. Подрядчик с плохими коммуникационными навыками может создать множество проблем, даже если его профессиональный уровень высок. В мире, где конкуренция среди подрядчиков огромна, выделиться можно не только качеством работы, но и подходом к клиенту. Клиентоориентированный подрядчик внимателен к вашим потребностям, проявляет уважение к вашему времени и ресурсам, стремится создать положительный опыт взаимодействия.

Система выбора: три этапа для обоснованного решения

Моя система выбора подрядчиков состоит из трёх этапов.

1. Первичный поиск кандидатов

На первом этапе необходимо создать длинный список потенциальных подрядчиков. Ваша основная задача на этом этапе — создать лонг-лист и затем шорт-лист кандидатов. Обычно этот список составляет порядка 20 исполнителей. Да, я знаю, как исполнителям не нравится эта цифра, т.к. большинство современных компаний стараются не участвовать в тендерах с большим числом кандидатов. Но не спешите меня ругать.

Составьте первичный бриф настолько подробный, насколько вам кажется, что он описывает задачу понятно и в соответствии с вашими представлениями о её решении.

Отправьте кандидатам бриф и зафиксируйте их первую реакцию — это будет вторым этапом.

2. Оценка софт-скиллов с применением простых метрик

На втором этапе необходимо оцифровать поведенческие характеристики кандидатов. Это поможет избежать субъективной оценки и опираться на факты. Используйте следующие критерии и метрики:

1. Объективные характеристики: они должны быть представлены в любом случае. Среди них — предполагаемый срок решения задачи, стоимость.

2. Время реакции: быстрая реакция на запросы (в течение 24 часов) повышает вероятность успешного сотрудничества на 60%. Просто зафиксируйте, как быстро с вами свяжутся менеджеры подрядчика или исполнитель сам. Можно для простоты использовать понимание, связались ли с вами день в день, на-завтра или в более поздний срок. Ко времени реакции относится и скорость предоставления КП. Можно оценивать, насколько оно подробное (презентация с характеристиками проекта или обычный лист Excel).

3. Инициативность и проактивность: зафиксируйте, задаёт ли подрядчик уточняющие вопросы или проводит с вами брифинг. Кандидаты, которые проявляют интерес к деталям задачи, с вероятностью на 75% более успешны в долгосрочном сотрудничестве. Порой самого факта брифинга (детального обсуждения вопроса по телефону/мессенджеру) будет достаточно. Поверьте, не все будут с вами вот так возиться.

4. Коммуникация: вносите в таблицу качество ответов — структура, грамотность, ясность изложения. Здесь вы смело можете использовать своё субъективное понимание, упрощённое «до понравилось/не понравилось» или «плохо/нормально/хорошо».

5. Подумайте, какие ещё метрики из области софт-скиллс подойдут для оценки в вашем проекте и используйте их.

6. Период ожидания: сделайте паузу на пару дней и посмотрите, кто из ответивших ранее проявит интерес к статусу задачи. Такой подход помогает выявить подрядчиков, которые готовы вкладываться в проект.

7. Если кто-то из подрядчиков готов представить какой-то эскиз или предварительный результат — пользуйтесь этим. Например, в индустрии выставочных стендов профессиональный стандарт — показать в целом концепт стенда. Отметьте в таблице и приложите к финальному этапу, о котором ниже.

8. Также внесите в таблицу и оцифрованные характеристики проекта, такие как стоимость, сроки, состав команды и так далее.

Пример таблицы для оценки софт скиллов

3. Финальный выбор с использованием метода Дельфи

Примерно через неделю-две вы получите довольно подробную таблицу и вероятно даже какое-то число проектов.

Попутно у вас отвалится часть кандидатов. Кто-то не перезвонит. Кто-то даст формальное КП. Другие не представят эскиз, если это принято. И так далее. Эти команды можно сразу исключать. Как правило, в финал выйдут 4-6 исполнителей из 20.

На третьем этапе для финальной оценки кандидатов привлекайте команду экспертов.

Как выбрать экспертов и вообще какие они должны быть? Первое правило — их должно быть не менее 4-х. Двое не договорятся, трое — слишком мало для объективной оценки. Кто эти эксперты? Пригласите к экспертизе вашего руководителя, ближайших коллег и людей из смежных специализаций. Не столько важно, чтобы эксперт был подкован в вашей специальности, сколько нужно, чтобы кто-то взглянул на проект со стороны. Вы также можете быть в команде экспертов.

Метод Дельфи позволяет получать консенсусное решение без групповых искажений. Как работает метод Дельфи?

• Подготовка. Составьте презентацию с портфолио/предложениями подрядчиков. Проведите первичный брифинг для экспертов. Расскажите о кандидатах из шорт-листа, их опыте и общении с вами. Старайтесь быть непредвзятым. Разошлите презентацию экспертам вместе с таблицей и формой для голосования. Форма простая: оценка от 1 до 5 (или от 1 до 10). Можно использовать любой сервис опроса.

• Независимая оценка: каждый эксперт оценивает кандидатов отдельно. Очень важно! Никаких совещаний!!! Каждый должен оценивать независимо. Это снижает вероятность влияния мнений друг на друга.

• Анализ результатов: суммируйте баллы и определите подрядчика с наибольшим количеством очков. Определите второе место, если с первым подрядчиком не договоритесь. Такое бывает.

Использование такой универсальной системы выбора подрядчика позволит вам не только найти компетентного исполнителя, но и избежать многих проблем в процессе работы. Помните: во многих индустриях успех проекта зависит не только от навыков, но и от софт скиллов, таких как коммуникация и инициативность. Применяйте системный оцифрованный и объективный подход и выбирайте лучших!