Привет, Хабр! Меня зовут Дарья Хаботина, я руководитель проектов в ИТ-компании. Люблю искусство, поп-культуру 1990-х – 2000-х и поиск взаимосвязей. Надевано в своём ТГ-канале я писала небольшой пост про отличие проектной деятельности от операционной и задумалась о том, что эта тема гораздо сложнее и важнее.

Те, кто смотрел культовых «Зачарованных», помнит, что сила трёх сестёр была в их единстве, и, если случалось что-то с одной из них (например, решила завязать с колдовством, влюбилась в красавчика-демона или перешла на тёмную сторону), остальные становились уязвимыми и не могли справиться с силами зла. У компаний тоже есть три важных элемента, составляющих вместе основу их устойчивого развития — это проекты, продукты и процессы. Их взаимодействие влияет на способность бизнеса адаптироваться к изменениям, быстро реагировать на вызовы и сохранять конкурентоспособность.

В этой статье я расскажу про каждый элемент, объясню, как они взаимосвязаны и какие существуют инструменты для их управления. Надеюсь, этот материал будет вам полезен.

Прю, Пайпер и Фиби в мире ИТ

Если бы первый состав сестёр работали в ИТ компании, то, по моему мнению, целеустремленная Прю была бы владельцем продукта, заботливая Пайпер отвечала бы за операционную деятельность, а находчивая Фиби управляла проектами.

Разберём «зоны ответственности» каждой из них.

Продукт — это ценностное решение, которое компании или команды создают для своих потребителей. Например, продукт образовательного учреждения – учебные программы, клиники – медицинские услуги. В сфере ИТ — это информационные и аналитические системы, мобильные приложения, компьютерные игры и другие цифровые решения.

Продукты могут быть внешними или внутренними, то есть направленными на рынок или на решение задач внутри компании. Также выделяют краткосрочные и долгосрочные продукты. Первые ориентированы на быстрое тестирование гипотез или вывод на рынок MVP. Вторые потребуют значительных инвестиций и времени на разработку, но станут полноценным вкладом в продуктовом портфеле компании.

Основные этапы жизненного цикла продукта: разработка, вывод на рынок / в эксплуатацию, рост, зрелость и спад. Поддерживать востребованность продукта пользователями помогают регулярные обновления версий и улучшения.

Проект — это временная деятельность, направленная на создание чего-то нового. В контексте ИТ-проекта речь может идти о разработке продукта, добавление функций к нему, внедрении новых цифровых инструментов или улучшении существующих.

Проекты реализуются в условиях ограниченных ресурсов. Существует так называемый проектный треугольник, вершинами которого являются бюджет, сроки и содержание проекта. Увеличение или уменьшение одной из граней этого треугольника ведет к изменениям двух других. Именно благодаря наличию ограничений проект приводит к результату.

Процесс — пожалуй, самая эфемерная из трёх сущностей. Когда процесс отлажен, о нём даже не задумываются. Стоит ему дать сбой, наступает хаос и появляются издержки. Процесс представляет собой последовательность операций, направленных на достижение результата, например, организация закупок или подписание документов. Оптимизированный и принятый к действию процесс избавит от лишних действий, обеспечит стабильность и предсказуемость работы.

В небольших организациях процессами управляют вручную и это оправдано. Главное, чтобы владелец и участники трактовали его однозначно. В крупных компаниях для этих целей используют цифровые продукты.

Помните, как сёстры Холливелл постоянно искали заклинания и информацию о демонах в книге таинств? Сегодня они смогли бы автоматизировать этот процесс с помощью чат-бота. В таком случае проект был бы направлен на разработку, тестирование MVP и доведение его до полноценного продукта. После релиза продукт требовал бы регулярных обновлений и улучшений. Процессы, такие как обучение моделей, техподдержка и аналитика, могли бы поддержать работоспособность и актуальность бота.

Зачарованы одной целью

В юбилейном, сотом эпизоде сериала Пейдж и Коул путешествуют в альтернативную вселенную, где сила трёх никогда не была воссоздана, ведь после смерти Прю сёстры так и не узнали о существовании еще одной родственницы. Эта серия показывает, как Пейдж помогла Пайпер и Фиби оправиться после трагической потери Прю и восстановить силу трёх. Аналогично связаны проекты, продукты и процессы: если один элемент работает плохо, остальные два тоже будут страдать.

Чтобы создать продукт, потребуется выполнить много задачек: изучит рынок и потребности целевой аудитории, сформулировать и протестировать гипотезы, создать MVP. После релиза пойдут обратная связь, баги и ошибки, которые не удалось предусмотреть в разработке, появится желание докрутить фичи, и так цикл за циклом.

Всем этим мероприятиям необходимо определить ресурсы и сроки выполнения, чтобы временное не превратилось в постоянное, а анализ рынка, например, не растянулся на месяцы. С этой задачей отлично справляются проекты. Они устанавливают ощутимые ограничения, выход за которые будет предсказуем, а значит, его можно предотвратить.

Каждый проект является важным элементом в жизненном цикле продукта. На этапе создания необходимо провести глубокий анализ потребностей и ожиданий целевой аудитории, уточнить бизнес-требования, метрики качества и круг лиц, принимающих решения, иначе продукт окажется нефункциональным. После релиза необходимо мониторить метрики качества, чтобы вовремя выпускать обновления, иначе есть вероятность потерять лояльность пользователей. Таким образом проекты, во-первых, позволяют декомпозировать большой жизненный цикл продукта на отдельные задачи, а, во-вторых — устанавливать ограничения этим задачам, чтобы не вышло очень долго или дорого.

Несмотря на то, что каждый проект и продукт уникален, процессы, сопровождающие их, должны быть определенными и стабильными. Отлаженные процессы представляют собой самый оптимальный алгоритм действий или его вариации. Например, ясный алгоритм закупки оборудования для нужд подразделения сбережет нервы всем участникам. Стороны не будут спорить о том, кто должен выполнить задачу, если её принадлежность не совсем очевидна, не потратят лишнее время на выяснение, кто должен одобрить закупку и т. д. Более того, персонализация тех процессов, которые связаны с использованием продукта, повышает их конверсию и лояльность клиентов

Наладить взаимосвязь продуктов, проектов и процессов под силу каждой команде. Что нужно, например, стартапам? Быстро протестировать гипотезы, вывести MVP на рынок и получить первую прибыль до того, как инвестиции будут потрачены. В условиях ограничений поможет проектная деятельность, главное – не забывать фиксировать процессы и вовремя их масштабировать. Крупные компании более устойчивы к рискам благодаря налаженным процессам. Но чтобы не застрять на одном этапе опять же нужны проекты, которые будут напоминать, что часы тикают и таймшиты списываются.

Магические инструменты управления

В начале сериала сёстрам было тяжело контролировать и управлять своими магическими способностями. Прю могла переборщить с силой телекинеза, а Пайпер, наоборот, «заморозить» кого-то совсем ненадолго. Постепенно зачарованные научились обращаться со своей силой и даже обрели новые способности.

Нашей троицей тоже можно управлять – для этого существуют различные методологии, инструменты, системы, подходы, фреймворки.

Существует большое количество инструментов и фреймворков для создания и управлении продуктами, вот некоторые из них:

• Сегментация позволяет разделить рынок на сегменты, выделить группы потенциальных потребителей и сформировать гипотезы.

• CusDev (Customer Development) – метод проверки гипотез о продукте на целевой аудитории с помощью интервью. Применяется для создания новых продуктов и улучшения существующих.

• Подход Jobs to Be Done помогает сформулировать стратегию продукта, обработать обратную связь от пользователей. Это — концепция, согласно которой покупатель «нанимает» продукт, чтобы он сделал за него определенную работу.

• User Story – краткое описание функций продукта со стороны пользователя.

Четкую организацию проектной деятельности обеспечивают методологии. Они более подробно определяют цель, задачи и артефакты каждого этапа проекта, дают готовые решения и инструменты для организации работы команды и управления ресурсами. Выделяют два основных подхода к управлению проектами:

• Водопадная модель, которая подходит для стабильных, предсказуемых проектов с фиксированными требованиями и предполагает последовательность реализации.

• Гибкие методологии (Agile), которые, дают возможность быстро адаптироваться к изменениям, собрания функциональную ценность продукта.

Инструменты и фреймворки управление процессами различаются в зависимости от уровня, сфер и масштаба применения. Например:

• ·BPM-системы – low-code-платформы для управления бизнес-процессами. В них можно моделировать и отслеживать их ход, собирать данные для аналитики, изменять процессы. Используются для оптимизации процессов в крупных компаниях.

• OKR (Objectives and Key Results) – подход, позволяющий каскадировать стратегические цели компании до оперативного уровня, то есть до задач каждого сотрудника.

Вернёмся к разработке чат-бота с базой знаний из Книги таинств, чтобы проиллюстрировать взаимодействие различных инструментов и методологий.

Этап 1. Инициация и планирование

• Пользователи, они же заказчики и стейкхолдеры, нам известны. Проведем небольшой CustDev для уточнения, какой функционал сёстры хотят видеть в чат-боте.

• Опишем User Stories, на их основе сформируем бэклог продукта.

• Проект будем вести по гибкой методологии, чтобы у сестёр была возможность использовать чат-бот с момента появления в нем первой функциональности.

• Управлять задачами из бэклога продукта и отслеживать прогресса будем в таск-трекере.

Этап 2. Разработка и тестирование

Не станем усложнять процесс и создадим бот с помощью конструктора. Однако будем следовать нашей проектной методологии и показывать сёстрам промежуточные результаты. Так мы избежим ситуации провала чат-бота на финальной презентации.

Этап 3. Внедрение и поддержка

• Поскольку чат-ботом будет пользоваться только сёстры, подкрутим к нему форму обратной связи для мониторинга качества.

• Подготовим небольшой мануал для пользователей и технического администратора, опишем алгоритмы использования чат-бота и устранения ошибок.

Кстати, как думаете, какой герой из сериала взялся бы за разработку и поддержку этого чат-бота? Мне кажется, Лео – он на все руки мастер!

Зачарованные навсегда

Связь продуктов, проектов и процессов требует осмысленного и системного подхода, поскольку элементы оказывают влияние друг на друга. Сила этих трёх способна сократить издержки, повысит конверсию и быстрее приводить к результатам. Невнимательность к одному из элементов, напротив, негативно скажется на остальных.

Безусловно, тенденция, которая влияет на управление – это внедрение ИИ. С его помощью можно формулировать продуктовые гипотезы, генерируют пользовательские истории. Алгоритмы машинного обучения анализируют исторические данные проектов, чтобы прогнозировать риски и выход за ограничения. В BPM-системах ИИ описывает процессы, осуществляет их мониторинг, и даже может выполнять операций. Однако нужно помнить, что ИИ, по крайней мере, сейчас лишь помощник, и его решения требуют профессионального осмысления.

Надеюсь, что эта статья вдохновила вас на размышления, принесла приятную нотку ностальгии по культовому сериалу и вы уже вспоминаете мотивы How Soon Is Now в исполнении Love Spit Love. Делитесь в комментариях своими опытом и мыслями по поводу синергии проектов, продуктов и процессов! А если вам понравился материал, буду благодарна за подписку на мой ТГ-канал Искусство управлять. До встречи!