Когда я решил выстроить систему планирования в Obsidian, я начал документировать: что я делаю в течение рабочего дня, с какой информацией работаю, где её ищу, как принимаю решения.

Что я обнаружил?

Я понял, что работаю с 5 типами информации:

• проекты

• задачи

• результаты встреч

• люди

• справочная информация

  Для файлов каждого типа необходимо учесть:

• при каких условиях файл попадёт в систему?

• какую информацию он отражает?

• откуда я получил эту информацию?

• что я должен сделать с ней дальше?

• как этот файл будет связан с другими? Ответив на эти вопросы, я понял, что если пытаться загнать всё в один шаблон — система сломается.

Инсайт:

Вся эта аналитика показала мне, что правильная система не универсальна. Она мультимодальна — работает с учётом специфики конкретной работы конкретного человека.
Следовательно, попытки в точности подогнать свой workflow под шаблон или методологию не закончатся успехом.

Применение:

Когда я это понял, я переделал ранее выстроенную по гайдам систему с нуля. И она вдруг заработала безо всяких усилий. Потому что она соответствовала моему реальному workflow, а не схемам и шаблонам из интернета.

Что у меня получилось?

У меня получилось 5 шаблонов файлов, автоматически связываемых друг с другом, и одна стартовая страница-дэшборд.

Шаблон Task

Для чего?

Содержит информацию о конкретной задаче

Структура

• Подзадачи с дедлайнами

• Ссылка на карточку исполнителя задачи

• Ссылка на карточку проекта, к которому относится задача

• Поля для ссылок на справочную информацию, краткого описания задачи, вопросов по задаче

Внешний вид

Шаблон Project

Для чего?

Для отображения задач по конкретному проекту или предметной области.
Сюда автоматически стягиваются все задачи, где в поле «Проект» я выбрал этот проект.

Структура

• Задачи с дедлайнами

• Предстоящие встречи. Помечены эмодзи 💬

• Архив результатов встреч по проекту

• Выполненные задачи. Для отчётности

Внешний вид

Шаблон Person

Для чего?

Содержит информацию о сотруднике.
Сюда автоматически стягиваются все задачи, где в поле «Исполнитель» я выбрал этого сотрудника.

Структура

• Описание сотрудника

• Задачи, в которых сотрудник указан как исполнитель

• Предстоящие встречи с участием сотрудника

• Архив результатов встреч с участием сотрудника

Внешний вид

Шаблон Meeting

Для чего?

Содержит информацию о предстоящей встрече или протокол прошедшей встречи

Структура

• Название встречи с датой

• Участники

• Предмет встречи. Выбирается из файлов типа Project

• Повестка встречи

Внешний вид

Шаблон для справочной информации

Он пустой. Пиши информацию как удобно.

Стартовая страница

Для чего?

Для наглядного отображение предстоящих дел

Структура

• Бэклог — созданные задачи без дедлайна

• Просрочено — Задачи с дедлайном вчера или раньше

• Задачи на сегодня

• Встречи на сегодня

• Задачи и встречи на завтра и позднее

Внешний вид

Практика для читателей:

Если вы хотите повысить продуктивность и разгрузить мозг, начните не с инструмента, будь то Obsidian, Notion или что-то ещё.
Начните с документирования одной недели вашей работы: что вы создаёте, где это появляется, как это находится.
Это наведёт вас на правильные выводы.

Узнал себя в этой истории? Хочешь такую же систему в Obsidian, но не знаешь, с чего начать? Напиши в комментариях, как сейчас ведёшь задачи, — подскажу, с чего начать и куда копать.