Привет! Меня зовут Анастасия Криулина, я фасилитатор и ведущая командных сессий в КОРУСе. 

Сегодня хочу раскрыть тему ретроспективы проекта с новой стороны и поделиться не всегда очевидными ценностями, которые дает ретро всем участникам процесса: от руководителя проекта до продавцов и компании целиком.
Сразу сделаю ремарку: статья строится вокруг опыта ретроспектив в проектных компаниях, чья специфика отличается от продуктовых.  

Для подготовки материала я проанализировала свой опыт в КОРУСе, итоги проведенных ретроспектив, пообщалась с коллегами, чьи комментарии вы увидите в статье. Очень надеюсь, что статья «заразит» идеей ретро сомневающихся или поможет тем, кто хочет убедить руководство в пользе таких сессий. 

Что такое ретроспектива проекта и для чего она нужна

Я занималась обучением и развитием персонала, пока четыре года назад не влюбилась в фасилитацию, получила по ней miniMBA и стала проводить командные сессии. Начала с небольших форматов — ретроспективы, мозговые штурмы —  с теми же внутренними заказчиками, для которых проводила обучение. Потом разработала линейку продуктов: командные сессии, стратегические сессии, квартальное планирование, сессии развития, запуски команд, кик-оффы проекта и другие.

Из всех запросов на сессии ретроспективы составляют добрую половину  — это самый востребованный формат в нашей компании.

Ретроспектива — это небольшая ー на 2-3 часаー сессия команды и менеджера/руководителя проекта (РП). Опционально на ней могут присутствовать директор по производству, директор департамента, куратор проекта, HRBP, продавец или сам клиент. Состав участников зависит от цели. 

В базовом сценарии на ретро команда оценивает работу за прошедший период, выявляет сложности и успехи, составляет план действий — как решить проблемы и использовать полученный опыт. 

Таким сценарием ретроспективы не ограничиваются: сессии можно использовать, чтобы разобраться с очень конкретными запросами: 

• отношения внутри команды

• проблемные зоны или поиск возможностей

• разрешение “острых” вопросов с клиентом в конструктивном формате

• совместная генерация идей

• выработка плана действий по улучшению работы на проекте и так далее.

Фокус ретроспективы — что именно обсуждаем, — выбирает заказчик (РП, куратор, директор по производству). Он должен четко понимать, в чем заключается цель встречи, к каким наработкам нужно прийти на выходе, на каких вопросах нужно сфокусироваться команде, так как тщательная подготовка повестки ретро — ключ к успешной сессии. 

«При подготовке ретро мы ставим вполне конкретные цели и задачи, обсуждаем их с фасилитатором и организационной группой. А на встрече претворяем их в жизнь. Так что обычно удается закрыть большую часть вопросов. И, разумеется, всегда появляется что-то новое, а что-то остается за рамками и выносится на следующую встречу». 

Ретроспективу можно проводить в финале каждого этапа проекта, раз в квартал, в конце проекта, и по необходимости — когда есть запрос. Ретроспективы дают возможность открыто высказаться, обсудить, что получилось хорошо, а что не очень, и вместе придумать, что делать дальше. Такие встречи помогают команде лучше понимать друг друга и работать более слаженно. 

«На ретро в основном поднимаются вопросы, которые команда и так знает, но бонус в том, что появляется выделенное время на то, чтобы их обсудить, погрузиться глубже. Еще удается увидеть общее состояние, настрой, получить понимание, чего не хватает команде и как ее можно поддержать (всю целиком или кого-то в отдельности)».

Ретро — удобный формат: подходит для команды любого размера, готовиться долго не нужно, начать можно с базового сценария. Но при всей своей простоте сессия очень результативна: в долгосрочной перспективе формирует более зрелую, автономную и проактивную команду, повышает продуктивность, дает возможность брать ответственность за процесс, предлагать идеи и влиять на результат. 

Если ретро — такой прекрасный формат, почему его часто игнорируют в проектных компаниях?

Если в продуктовых командах есть специальная роль аджайл-коуча или скрам-мастера, в проектных компаниях таких ролей, как правило, не бывает. Здесь другая специфика производства, процессы и экономика проектов. 

Руководитель проектов не всегда готов этим заниматься: нет компетенций, времени или просто интереса. По большинству проектов разработка ведется по модели Fixed Price, и никакие ретро туда не заложены. Непонятно, на какой баланс относить расходы, если команда из 10 человек соберется на трехчасовое ретро, — а это 30 рабочих часов.  

«Основные стопы в проведении ретро  — это и достаточно большие для команды трудозатраты и сама необходимость собрать всех в одно время. Еще может повлиять отсутствие действий и изменений по итогам ретро. Если в первый раз команда может прийти с энтузиазмом, то, если после сессии не будет реализована хотя бы часть идей и задач, в следующий раз настрой будет совсем другим», — Татьяна Сидоренко, HR BP департамента CPM и BPM.

Поэтому ретроспективу крайне редко встраивают в управленческий цикл проекта и оставляют на усмотрение РП, директора по производству или других менеджеров. Но несмотря на сложности, формат хорошо приживается в проектных компаниях. Главное — начать. 

В КОРУСе ретро сначала запрашивали единичные РП. После того, как получили первые результаты, обратную связь от команд, начали внедрять изменения, они оценили пользу от формата. Далее РП привлекли к сессиям своих кураторов и директоров по производству. Те приняли участие и тоже увидели ценность ретроспективы. Сейчас уже несколько департамента создают систему, в которой ретро становится обязательным процессом для всех проектов. 

Такой теплый прием обусловлен заметной пользой, которую приносят сессии всей компании.

Ценности ретро в проектной компании

В качестве бенефициаров я выделяю трех основных участников процесса и еще несколько условно дополнительных. Дополнительными их я называю не потому, что они неважны — просто это те люди/позиции, которые не принимают непосредственного участия в реализации проекта. Однако ценность, которую им дает ретро, ничуть не меньше той, что получают основные участники.  

Далее отмечу ключевые ценности для каждой роли и реальные примеры из практики. 

Руководитель проекта (РП)

Ретро для РП — это командообразующее мероприятие, на котором есть возможность выйти за рамки обсуждения текущих задач и создать пространство для обратной связи, генерации идей, оценить проект, обозначить проблемы, сформировать план действий. 

Например, недавно мы проводили ретро для команды, в которую пришел новый руководитель. Благодаря встрече он разобрался с тем, как команда оценивает проект, какие сложности видит. Это помогло РП быстрее войти в курс дела и начать решать критичные задачи, а не разбираться со всем по ходу ведения проекта в течение нескольких недель или даже месяцев. 

Команда

Для команды ретро — такая же возможность обменяться обратной связью с РП и друг с другом, поделиться мнением и предложить идеи, обсудить то, что остается за рамками дейликов, получить поддержку в сложных ситуациях. 

Случается, что на ретро команда впервые слышит обратную связь от заказчика — так произошло на одной из недавних сессий. Выяснилось, что работой команды очень доволен не только менеджер проекта со стороны заказчика, но и стейкхолдер. Для команды позитивная оценка и прямые слова благодарности стали очень мотивирующими. 

Еще ретро может повлиять на усиление компетенций. Например, участники одной из команд собрали ОС от коллег относительно зон развития — что получается хорошо,а что нужно подтянуть — пошли с этим к своим руководителям и прописали работу над навыками в ИПР (индивидуальный план развития). Так их планы стали более точными, привязанными к конкретным целям проекта. 

Директор по производству / куратор проекта

Этот человек курирует проект, решает вопросы, связанные с ресурсами, общается с заказчиком, контролирует верхнеуровневые показатели проекта. В своих оценках он опирается на мнение и информацию от руководителя проекта. Однако он не всегда в курсе настроений в команде, у него нет доступа к чисто прикладным аспектам проекта.  

На ретро он как раз и может получить эти сведения, изучить информацию с полей, услышать ОС от команды, увидеть РП в действии. 

Например, в ходе одной из сессий куратор понял, что команда сильно сфокусирована на текущих задачах и редко «забирается» на уровень выше. Помог команде переключить внимание — увидеть другие потребности клиента и сформировать идеи по его дальнейшему развитию.  

Среди других плюсов от ретро — возможность дать персональную обратную связь команде, ставить цели и задачи напрямую, а не через РП. Иногда такой подход полезнее т.к. повышает вовлеченность, дает возможность сразу увидеть реакцию, получить ОС от участников проекта. 

«Для меня ключевое: замер настроения команды, передача ОС, иногда адресная работа с кем-то, и выполнение плана обсуждения. Разумеется, обсудить все невозможно, но это повод подумать о следующем раунде», — Игорь Лабеев, директор по производству департамента CRM и BPM.

Клиент

Для клиента ретро — это возможность получить важную обратную связь, выявить идеи для оптимизации и решения незакрытых вопросов, «выровняться» по бизнес-целям, срокам и так далее. Еще на ретро можно обсудить и найти решение для каких-то сложных вопросов без долгих переписок.

Из последних заметных примеров: на ретро клиент очень четко увидел, что проект «буксует» из-за длительных согласований с его стороны. Процесс пересмотрели, аппрувы начали получать быстрее. 

HR BP

У HR BP нет прямых задач по работе с командой, поэтому ретро для него — возможность «заглянуть внутрь» и понять, как действительно обстоят дела. Становится понятнее загрузка сотрудника, уровень его компетенций, стиль коммуникации, то, как он проявляет себя в команде, его вклад.

У нас было несколько ярких кейсов ретро с участием HR BP. Один — когда прямо в процессе ретро согласовали отпуск одному из ведущих людей в команде. Все и так понимали, что он прилично загружен, но его откровенная оценка своего уровня энергии на ретро и взгляд команды дал понять, что оттягивать с отдыхом больше нельзя.

Другая история про сотрудника, в чьей эффективности сомневались. В процессе ретро выяснили, что дело не в том, что он не хочет или не может работать, просто какое-то время назад на него на проекте упало слишком много задач, и они хвостом тянутся до сих пор, а сам сотрудник пытается молча с ними разобраться. Нагрузку перераспределили и решили сразу несколько проблем: сроки закрытия задач на проекте, удовлетворенность сотрудника, отношения в команде. Уже спустя месяц увидели результаты и повысили человеку зарплату.

Продавец / аккаунт-менеджер

Продавцам также очень полезно ходить не ретро, чтобы лучше понимать, как работает то, что они продают. Проанализировать, как строится сотрудничество, какие сложности возникают, какие из требований были нереалистичными, какие преимущества дает проект обеим сторонам. Это очень ценная обратная связь, которую продавцы в рутинном рабочем процессе получают крайне редко. 

Так, побывав на ретро с клиентом, один из продавцов увидел, что именно ценит заказчик и за что он хвалит команду и компанию, учел это для будущих продаж. Другой скорректировал процесс продажи так, чтоб создавать у клиента реалистичные ожидания, которые команда способна реализовать. 

Департамент / компания

Если от конкретных ролей переходить на уровень выше — к компании/департаменту, то я бы выделила следующие ценности: возможность провести экспресс-диагностику состояния сотрудников, вовремя обратить внимание на сложности у сотрудников и предложить им помощь. 

Ретро помогает выявлять лидеров в команде, вносить коррективы в проекты в процессе их реализации, улучшая партнерские отношения с клиентами и качество сервиса. Ускоряет принятие решений на проекте, проверку гипотез, позволяет сохранять экспертизу внутри компании и делиться ею с другими. 

Например, после ретро проекта разработки финансовой учетной системы, сформировали новый клиентский портрет, прописали особенности работы с такими заказчиками, подсветили риски и то, как их учесть в процессе продажи и реализации. 

Также провели ретро после первого запуска комплексного аудита ИТ-систем — проанализировали результаты проекта, ценности, лучше поняли, как его позиционировать, кому и как продавать. 

Что нужно, чтобы внедрить ретро в управленческий цикл проекта

Теперь разберемся, какие основные шаги нужно будет пройти, внедрить ретро в процесс работы с проектами. 

1. Определиться, каким образом ретро будет «вшито» в проект

Возможно, вы решите проводить ретро в финале самого проекта или в финале каждого этапа проекта. Или просто определите периодичность: раз в два месяца/квартал. Чтобы решить, какая регулярность вам нужна, нужно ориентироваться на задачи проекта, его активность и насыщенность. Например, в КОРУСе ретро проводят, как правило, после каждого этапа проекта. 

Также будет полезным запланировать подготовку тем для ретро (помимо базовых сценариев). Этим можно заниматься на регулярных синках. Например, определить, что раз в месяц на общей командной встрече вы формируете повестку ретро. 

2. Заложить сессии в бюджет 

В зависимости от того, как вы встраиваете ретро в управленческий цикл проекта, нужно заложить сессии в бюджет. 

Варианта два: либо включать часы ретроспективы в бюджет проекта, разъяснив ценность сессии для заказчика, либо сформировать бюджет внутри департамента/компании на развитие команд. 

3. Выбрать ведущего 

Задачи ведущего: определить фокус и ожидаемый результат, сформулировать вопросы и сценарий для групповой работы, провести команду по сценарию, оцифровывать получившиеся в результате ретро наработки и отправить их команде. 

Ведущим может быть кто-то из компании: руководитель проекта, участник команды, роль даже может быть преходящей. Такой человек хорошо разбирается в контексте бизнеса, специфике проектного цикла, видит возможности кросс-взаимодействия с другими подразделениями. Работать с ведущим из команды удобно, если нужны небольшие регулярные сессии — на внешнем рынке такое, как правило, не закупают. При этом стоит учитывать, что это нагрузка и ответственность: человек должен выделять время на подготовку и обработку сессии, а во время встречи переходить из роли ведущего в роль участника команды. 

Другой вариант — внешний фасилитатор, который берет все задачи по подготовке ретро на себя. Плюсы: команда не тратит время на подготовку, все организация ложится на фасилитатора. Но нужно учитывать, что человеку со стороны потребуется время, чтобы разобраться с вашей спецификой. 

Вариант, который объединяет плюсы первой и второй опции,  — внутренний фасилитатор. Подойдет достаточно крупным компаниям и в том случае, когда запрос есть не только на ретроспективы, но и на другие командные сессии. 

4. Прописать регламенты 

Минимально стоит прописать:

• состав групп (обязательный и опциональный)

• сроки проведения

• ответственных: как за проведение, так и за контроль реализации поставленных на ретро задач

• куда отнести расходы. 

Я хочу проводить ретро — с чего начать?

Если вы прочли этот материал, загорелись идеей и решили попробовать организовать ретро — начинайте со стандартного сценария: разберите один из этапов проекта или уже завершенный проект. 

На встрече соберите обратную связь, позаботьтесь о том, чтобы каждый участник команды смог высказаться. Соберите и зафиксируйте конкретные выводы и идеи для улучшений. Во время ретро обязательно сделайте блок, где должен быть выработан небольшой список конкретных действий и договоренностей.

И если он родился, приложите максимум усилий для того, чтобы выполнить большую часть этого списка. Только тогда вы сможете в полной мере оценить пользу от ретро.  

Резюме

Еще раз хочу подчеркнуть, что ценности ретро не ограничиваются пользой исключительно для проекта и его команды, они гораздо больше. Выводы, идеи и инсайты, полученные на ретро, влияют на сотрудников, департамент, компанию и помогают бизнесу развиваться. 

И в качестве завершения приведу цитату Игоря Лабеева, директора по производству департамента CRM и BPM:

«Ретро — явный расход, это часы, которые не будут оплачены. Кого-то это может оттолкнуть. Но я бы им сказал: “Жадность — это плохо” . А если серьезно — это вложения, которые окупятся, потому что вы инвестируете в человеческий капитал, микроклимат, опыт и усиление экспертизы». 

Буду рада вашим комментариям и вопросам. И также призываю делиться собственным опытом участия/проведения ретро.