Начало тут https://habr.com/ru/articles/980776/

                   II.            ПОЙМИ ДЛЯ ЧЕГО ТЫ СОЗДАЕШЬ ЭКСЕЛЬ ФАЙЛ!!!

По своей сути, каждая новая экселька это отдельный мирок. Я бы даже выразился «некая от отдельная приложуха»! И чтобы она была живой, понятной не только тебе и действительно стала полезным инструментом ты должен понять, а на какой вопрос она отвечает?

Это не совсем ТЗ. Тех.задание (пусть и самому себе) ты будешь продумывать в голове на следующем шаге. А это чуть более глубокий вопрос: какую именно потребность ты закроешь в самом конце, проделав кучу работы, всё собрав, подсчитав и отформатировав?

• Мне нужен пополняемый трекер задач на следующую неделю

• Нужно показать начальнику среднюю ставку по сотрудникам департамента за текущий год

• Заказчику фрилансера нужен калькулятор для расчёта стоимости проекта

• Нужен дашборд по департаменту за месяц, который рассылается на всех руководителей проектов

• Нужен единый справочник услуг для размещения на общем ресурсе.

• Нужен отчёт по продажам за предыдущий месяц для начальника.

Обратите внимание, что каждая из описанных выше потребностей включает в себя несколько важнейших разделов:

1. Что именно делается: реестр / отчет/ калькулятор и т.д.

2. Кто становится реципиентом файла: менеджер / ты сам/руководитель / неограниченный круг лиц и т.д. и т.п.

3. Что именно получает реципиент: информацию / калькулятор / справочник / реестр и т.д. И это не пересекается с пунктом 1. Реестр может быть для информации, а отчёт как справочник.

4. Регулярность получения реципиентом файла: разово / регулярно несистемно / регулярно с фиксированной датой/постоянный доступ и т.п.

5. Степень доступа к данным: только я сам / конкретный коллега / руководитель / случайный пользователь и т.д.

Не надо запоминать этот список. Он далеко не полон и твоя главная задача понять суть: кто когда как зачем и для чего пользует файл напрямую влияет на то, как когда и с каким уровнем сложности и детализации ты создаёшь свой файл.

Ведь вежливость профессионала не только в красоте, не только в удобстве, но и в продуманности структуры файла. Причём продуманности для конечного пользователя! Просто представляйте семя программистом делающим самое удобное приложение 😊

Так как же потребность влияет на конечную реализацию?

• Пополняемый трекер задач на следующую неделю делается для себя любимого, а значит может быть каким угодно, может использовать любые инструменты Экселя и в целом пофиг как сделан. Мне удобно и ладно.

• Когда нужно показать начальнику среднюю ставку за месяц, пойми. Главное слово тут – ПОКАЗАТЬ! Если разово, то вообще круто. То есть сделанная на коленке таблица с расчётом без подписей и разными шрифтами тоже покатит! Главное – итоговая цифра!

• Калькулятор для расчёта стоимости проекта заказчиком фрилансера уже серьёзный инструмент, который должен предусматривать не только возможность обновления всех параметров заказчиком самостоятельно, но и использовать понятные ему инструменты. Ведь поддержка файла будет на стороне заказчика. Не знает он Power Querry? Не вставляй. Не умеет пользоваться умными таблицы – предусмотри этап обучения. Не знает, как обновлять размер выпадающего списка? Сделай его обновление автоматическим.

• Дашборд по департаменту за месяц  потребует дашбордовой красоты — регулярных обновлений —  наличия проверок на полноту данных. Но при этом освобождает от необходимости демонстрации подноготной файла. Дашборд это в первую очередь дашборд! Важны графики / таблички / украшательства и чистота + корректность данных. PoqwerQyerry, PoqwerPivot, скрытые столбцы, корявые таблицы в разных частях листа, ручной ввод параметров – всё на усмотрение создателя. Главное чтобы красиво, вовремя и точно.

• Единый справочник на общем ресурсе требует блокировки доступа пользователей к структуре файла вплоть до полного скрытия листов через VBA, красивого оформления и удобной фильтрации. При этом позволяет использовать любую внешнюю структуру. Правда, надо очень аккуратно с внешними связями (чтобы не слетало)

• Отчёт по продажам для начальника в свою очередь потребует структуры, быстро и легко адаптивной к изменениям. Начальники очень любят играть в «а добавь сюда вот такой показатель»

Вот и получается, что где-то можно вставить скрытые столбцы и не заморачиваться что их кто-то сломает. Где-то пофиг на размер файла и сложный PowerQyerry запрос. А где-то надо быстро заВПРить данные.

Но есть и плохая сторона подхода вышеописанного подхода.

Бесчисленное количество раз меня просили сделать «разовый» отчёт / расчёт, который превращался в регулярную задачу. Так же как сделать нечто, что должно было стать чем-то регулярным, а использовалось от силы 2 раза.

Для избегания таких ошибок нужен опыт, многократные уточнения запроса и потребностей, а также привычка сразу делать файлы обновляемыми (формулы и ссылки вместо копирования значений). Она реально спасает.

Кстати! Не стесняйтесь так и спрашивать: «Какую потребность должен закрыть данный файл?» Люди сами зачастую не понимают, что они хотят! Им нужно раз в месяц увидеть одни среднюю цифру, а они просят дашборд.
              

Второй раздел dtcm получился текстовым, но без этого некуда. Забыв задать этот главный сакраментальный вопрос про потребность, ты с вероятностью 90% потеряешь время, которое деньги, и качество, которое и создает тот самый образ профессионала Эксель.

Так вот. Ты определился с тем, что именно тебе нужно сделать в файле с точки зрения структуры. Калькулятор какой-нибудь или отчёт. Что дальше то делать? Какие экселевские приёмчики сделают твой файл профессиональным и действительно крутым?

см. ч3