Продолжаем делиться опытом консолидации IT-инфраструктуры Академии Ростеха и переходом на единую систему, объединяющую CRM, бюджетирование проектов, управление закупками и другие процессы. В этой статье поговорим о цифровизации HR-процессов и управления финансами.

О выборе софта и миграции данных, автоматизации документооборота и управлении продажами читайте в первом материале.

Модули и функциональные блоки

HR-процессы

Система управления эффективностью (Performance Management System, PMS). Здесь автоматизировали процесс каскадирования целей. Существовавший ранее подход к распределению стратегических показателей между отделами был дополнен цифровым решением, что упростило работу с данными.

Теперь сотрудник создаёт и согласовывает свою карту эффективности в единой цифровой среде. Система автоматически связывает индивидуальные показатели с общими метриками организации, сохраняя логику распределения ответственности: для руководителей приоритетны общие показатели Академии (выручка, количество учеников), а с понижением грейда увеличивается вес индивидуальных критериев.

Каждому показателю присвоен вес. Чтобы привести все карты эффективности к единому стандарту, в системе заведен специальный справочник. Там прописаны:

• стратегическая цель;

• наименование КПЭ;

• формула расчета или подробное описание критериев оценки;

• тип КПЭ;

• источник данных для его расчета.

Автоматизация оформления отпуска и согласования графика отпусков. Сотрудник создаёт заявление в системе, указывает даты и назначает заместителя. Система автоматически формирует текстовый файл заявления, а в нужный момент напоминает о необходимости передать оригинал в бухгалтерию.

При заполнении графика отпусков на следующий год происходит валидация вводимых данных по нескольким критериям:

• корректность общего количества дней отпуска;

• наличие непрерывного периода не менее 14 календарных дней;

• отсутствие пересечений с праздничными днями, включая региональные праздники.

В случае ошибки система блокирует дальнейшее согласование до её исправления и показывает точную подсказку о характере нарушения.

Руководители видят все запланированные отпуска подчинённых на сводном графике. На нём сразу видны совпадения или нежелательные пересечения в датах.

Приём и увольнение сотрудников. После создания в системе карточки нового сотрудника BPM-платформа самостоятельно распределяет задачи между всеми участниками процесса: 

• HR-специалист — координировать процесс приема, сообщить коллегам о новом сотруднике и провести вводные встречи.

• IT-специалист — настроить рабочее место, создать учетную запись и дать нужные доступы.

• Сотрудник отдела кадров — подготовить и оформить документы, а также уведомить ПФР.

• Менеджер АХО — запрос оформить пропуск. 

Когда сотрудник решает покинуть компанию, он создаёт задачу на увольнение. Руководитель согласовывает его в системе, после чего в «Первой Форме» автоматически запускается процесс увольнения. Принцип тот же, задействованные в процессе сотрудники автоматически получают задачи: 

• HR-специалист — провести выходное интервью и координировать процесс.

• Руководитель отдела — принять у сотрудника дела и распределить их между коллегами.

• Сотрудник отдела кадров — подготовить документы для увольнения.

• Бухгалтер — произвести расчёт.

• IT-специалист — заблокировать учётку.

Управление финансами

Проектное бюджетирование образовательных программ. В Академии Ростеха каждая образовательная программа учитывается как отдельный проект, с расчётом расходов и плановых доходов. Система автоматически агрегирует финансовые данные из всех запланированных обучений для клиентов.

В карточке мероприятия по всем оплатам и поступлениям указывается дата оплаты, дата документа, контрагент, наименование услуги, а также статьи бюджета, согласно номенклатуре Академии и в соответствии с Единым классификатором бюджетной системы (ЕКБС).

Автоматизация обработки банковских выписок и платежей. При помощи готовой настройки импорта данных бухгалтер загружает Excel-файл из банковской системы. Благодаря этой опции информация из исходных файлов автоматически сопоставляется с полями в системе.

Система анализирует детали каждой транзакции: сумму, назначение платежа, контрагента. После этого данные связываются с бизнес-процессами компании. Информация о транзакции подтягивается к проекту и отражается в его балансе, а ответственный сотрудник получает об этом уведомление.

В системе также отслеживается статус всех платежей. На основе поступивших счетов создаётся платёжное поручение или ордер, где автоматически формируется файл выгрузки. Он содержит структурированную информацию о платеже в формате для обработки банковской программой.

Затем всё происходит в обратном порядке. В систему автоматически подгружается банковская выписка — так в систему попадает информация, что платёж проведён, и указывается размер комиссии. В карточке соответствующего счёта статус меняется на «Оплачено», фиксируется дата и сумма платежа. Так обеспечивается прозрачность платежей — руководство и ответственные сотрудники могут проверить статус платежа.

Также в системе можно сгенерировать отчёт в разрезе проектов, контрагентов или других параметров.

Итоги внедрения BPM-системы в разрезе HRM и управления финансами

• Упростили работу с показателями эффективности; стала более наглядной связь между индивидуальными результатами сотрудников и общими достижениями Академии. Руководители получили инструмент для мониторинга результативности команд без необходимости собирать данные вручную.

• Сократилось время на согласование графика отпусков и уменьшилась нагрузка на отдел кадров.

• Сотрудники получили удобный инструмент для планирования отпуска, с возможностью отслеживания статуса согласования.

• Новички с момента выхода начинают погружение в рабочие процессы.

• Автоматизация финансов позволила отказаться от аутсорсинга и повысить прозрачность операций. Руководители в любой момент могут проверить состояние платежей, а система формирует отчеты по проектам и контрагентам с возможностью детализации до конкретных операций.