Современный мир буквально погряз в совещаниях. Синки, митинги, созвоны, дейлики, викли… От этих слов порой кружится голова и хочется рыдать, когда видишь забитый календарь. «А когда же работать?» – этот вопрос возникает снова и снова. И ладно бы, если все эти встречи и созвоны приводили к результату, но многие из них оставляют неприятное послевкусие – вроде и собирались, и побрейнштормили, и было сказано много полезного, но по факту не договорились ни до чего, ни к конкретным шагам не пришли, а, если и пришли, то воз и ныне там. И уж совсем становится грустно, когда потрачено время большого количества людей (те пресловутые человекочасы), которые на самом то деле и не нужны были на этой встрече, и могли бы заниматься куда более важными задачами, чем просто «посидеть на звонке». 

Так как же уйти от бестолковых встреч? Есть прекрасная фраза Махатмы Ганди: «Хочешь изменить мир – начни с себя».

Изменять культуру планирования встреч в компании также стоит начинать со своих личных изменений, а уже потом транслировать эти действия и на коллег. В этой статье постараемся разобраться, какие существуют шаги для планирования умных встреч.

Шаг 1. Обоснование

Итак, как бы банально это не звучало, но первое, с чем надо определиться, а нужна ли встреча вообще. И если нужна, то для чего.

Ответьте себе на этот вопрос: «Зачем?» Зачем вы хотите собраться? Так ли необходим контакт в реальном времени или можно обойтись обсуждениями по электронной почте или в корпоративных мессенджерах. Например, вы хотите обсудить бэклог разработки или новый регламент, а может, вы столкнулись с какой-то проблемой и вам необходима помощь в её решении. Варианты могут быть разные. Главное, чтобы была реальная необходимость собираться.

Шаг 2. Цель и результат

На следующем шаге необходимо определить цель встречи. Причем здесь важно сформулировать не только основную цель, которую запишем в заголовке приглашения, но и минимальную и максимальную цели, которые фиксируем себе, и исходя из этих целей продумываем: 

• какие решения должны быть приняты на встрече (эдакая первичная аналитика); 

• чего вы хотите от участников – активного обсуждения на самой встрече или, возможно, предложения каких-то вариантов, которые участникам следует предложить ДО;

• какой результат вы хотите получить для минимальной и максимальной целей. 

Исходя из этих пунктов, появится понимание состава участников и необходимой предварительной подготовки, а уже отсюда вырастет повестка встречи и материалы к ней. 

Важно понимать, что основная цель может быть очень объемная, и для её достижения придется проводить несколько совещаний. Поэтому следует изначально фокусироваться на минимальной цели и по ней зафиксировать ожидаемый результат и список участников, а после аналогично подумать о максимальной цели, для достижения которой состав участников уже может отличаться. 

Шаг 3. Повестка встречи

Это своеобразный план. Очень желательно подкрепить его таймингом, чтобы точно укладываться в отведенное на встречу время. Также это отличный инструмент, чтобы мотивировать людей готовиться к встречам, а не читать повестку непосредственно на встрече. 

Повестку разбиваем по этапам.

1. В начале встречи стоит проговорить еще раз цель, повестку и результат, к которому вы должны в итоге прийти, – выделяем не более 2-4 минуты на данный пункт и прописываем в повестке. Это позволит всем участникам настроиться на нужный лад и переключиться на задачу. 

2. Далее для каждого вопроса повестки очень важно указать ответственного. Это тот человек, от которого ожидаются действия (отчет, предложение и т.д.).

3. Обязательно оставьте время на обсуждение возникающих вопросов и открытый диалог. Можно выделить время в конце каждого вопроса повестки, но желательно поставить отдельным пунктом в конце встречи. Выбранный вариант также следует проговорить во вступительной части. 

Шаг 4. Протоколирование и документирование

Обязательный пункт, который также включается в повестку, – документирование встречи. Практически любая встреча нуждается в протоколе, а раз требуется протокол, то требуется и ответственный за его ведение. Это может быть как организатор, так и другой участник. 

Шаг 5. Следующие действия

Логическим завершением встречи является согласованная последовательность следующих действий, обязательства участников (это могут быть конкретные задачи), определение кто и как будет контролировать результат достигнутых договоренностей, а также, каким образом будет производиться информирование заинтересованных лиц (способ и периодичность), в том числе, если они не являются участниками. На эти вопросы также следует заложить время в конце встречи и вписать это отдельным пунктом в повестку. 

Подытожим

Всего пять довольно простых шагов позволят лучше спланировать встречу и сделать её более продуктивной.

Грамотное планирование – это уже 50% результата. От себя добавлю, что мне удобнее всего планировать при помощи майнд-карты (шаблон прилагаю ниже). Пользуйтесь, и пусть ваши совещания приносят пользу, а не грусть о потерянном времени.

*Статья написана в рамках ХабраЧелленджа 3.0, который прошел в ЛАНИТ осенью 2024 года. О том, что такое ХабраЧеллендж, читайте здесь.