Различия между процессным и проектным подходами – одна из актуальных тем для обсуждения в среде бизнес-аналитиков и экспертов.

На первый взгляд, между ними нет ничего общего, так как в их основе лежат абсолютно разные сущности:

• Управление проектами – это постоянное балансирование между сроками, объемами и бюджетами на пути к уникальному результату. При этом алгоритмы, фиксирующие все шаги на пути к цели, отсутствуют, что повышает риск нарушения сроков, превышения расходов и т.д.
• Бизнес-процесс, напротив, объединяет в себе комплекс взаимосвязанных возобновляемых типовых процедур, направленных на достижение измеримого результата с учетом имеющихся ресурсов в указанные сроки.

Сочетание подходов

В развитии компании наступают такие моменты, когда четкая грань между процессным и проектным подходами размывается. Как показывает практика, это не вредит бизнесу, а напротив, повышает его успешность.

Так, внедрение процессного подхода в проектной компании позволяет четко регламентировать сроки, этапы и бюджет проектов. Типовые проекты, схожие по структуре, стандартным процедурам и направленные на достижение аналогичных результатов, превращаются в бизнес-процессы, поставленные на поток.

В свою очередь, внедрение проектного подхода в процессную модель позволяет повысить качество и эффективность работ по проекту, если компании нужен нетиповой, специфичный результат.

Если перенести обсуждение этого вопроса в плоскость ИТ-решений, то применение BPM (методологии процессного подхода к управлению) в системе управления проектами позволяет многократно увеличить оперативность, прозрачность и предсказуемость работ, выполняемых в рамках проекта.

Обзор систем управления проектами

Я решил выяснить, насколько удачно современные системы управления проектами сочетают в своем арсенале средства Project Management’a и BPM, соответствуя требованиям сегодняшнего дня. «Удачно» в моем понимании означает: без перекоса в сторону того или иного подхода и с соблюдением оптимального баланса между ними.

Выделил для себя несколько простых критериев для сравнения систем:

• Удобство интерфейса под этим я понимал простоту и понятность навигации)
• Наличие понятного и удобного task-management’а – сервиса постановки задач
• Наличие планировщика
• Удобство средств коммуникаций между пользователями внутри системы
• Наличие инструментов управления бизнес-процессами
• Возможность адаптировать систему под специфическую сферу деятельности
• Наличие инструментов мониторинга и визуализации движения проекта
• Консолидация информации по проекту (создание единого информационного пространства)

Из широкого арсенала систем управления проектами я выбрал 6:

• ProjectMate
• ELMA Проекты+
• Project Kaiser
• Spider Project
• Первая форма
• Мегаплан

ProjectMate

Продукт ProjectMate позиционируется разработчиками как комплексная система управления проектной деятельностью и взаимодействием между сотрудниками. Также функционал системы включает в себя инструменты учета рабочего времени и ведения биллинга.

Удобство интерфейса

Модуль управления проектами отличается простотой и удобством навигации. Информация о проектах выдержана в строгом иерархическом порядке.

Управление задачами

В разделе «Задачи» представлено два типа задач: «Мои задачи» и «Все». Соответственно, к первому типу относятся задачи, назначенные данному пользователю, а ко второму – задачи по всем проектам компании.

Планировщик

Для контроля сроков по задачам и поручениям предусмотрен планировщик задач, реализованный на базе календарей Microsoft Outlook. С его помощью удобно контролировать общий ход работ по проектам:

Планировщиком можно пользоваться и при планировании личного рабочего времени. При этом сотрудник указывает информацию о проекте, в рамках которого он выполняет то или иное действие.
Указание точных временных рамок задач осуществляется с помощью механизма таймеров.

Коммуникации

Роль ленты внутренних новостей компании выполняет компонент «Объявления», расположенный в панели действий. Возможностью публикации объявления пользователь наделяется в соответствии с правами доступа.
Сервис мгновенного обмена сообщениями между участниками проекта в системе несколько отличается по своему исполнению от традиционных мессенджеров.
Во-первых, он привязывается не к конкретным пользователям, а к отдельным элементам системы (документам, отчетам, записям).

Во-вторых, мессенджер предусматривает прием входящих сообщений и уведомлений о встречах, поручениях, бронировании ресурсов или создании объявлений, но не фиксирует исходящие сообщения пользователя.
В-третьих, так как мессенджер привязан к отдельным аспектам проекта, то он не является самостоятельным компонентом системы. В навигационной структуре системы он спрятан довольно «глубоко» и является одним из элементов мини-органайзера «Дела на сегодня»:

Кроме того, пользователь может оставлять комментарии к отдельным записям по проекту:

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами ограничено механизмом «непрерывного биллинга».

«Непрерывный биллинг» — это сквозная цепочка мероприятий, состоящая из нескольких этапов:

• планирование времени
• учет и контроль времени
• формирование отчета и счета
• контроль оплаты
• управление эффективностью сотрудников и прибыльностью компании.

Все эти возможности представлены в модуле «Биллинг».

Структура проекта может быть сколь угодно сложной и включать в себя множество подпроектов – учет времени и ведение отчетности по нему будет вестись в едином ключе.

Адаптация к специфике бизнеса

Являясь интегрированным бизнес-решением, поддерживающим взаимодействие с Microsoft Project, ProjectMate гибко адаптируется к специфике любой сферы бизнеса. Системой пользуются проектные, юридические, аудиторские, консалтинговые и другие компании.

Визуализация и мониторинг

Для отслеживания сроков и бюджетов по проекту и наглядного отображения динамики его реализации предусмотрены различные инструменты визуализации. Один из них – диаграмма Ганта:

Консолидация данных

Имеются каналы обмена сообщениями и документами, доступна общая информация по проектам (включая мероприятия и сроки их реализации), что позволяет получать оперативную информацию о статусе проектов и задач.
Но есть и серьезный недочет: отсутствует строка поиска данных и документов.

Вывод

В ProjectMate нашли отражение отдельные наработки BPM-систем. Однако они несут, скорее, характер точечных заимствований, а не органично встроенных в систему механизмов оптимизации проектных работ.

ELMA Проекты+

В системе ELMA Проекты+ наряду с классическими инструментами проектного управления (реестр проектов, бюджетирование финансов и трудозатрат и т.д.) задействован широкий арсенал BPM-средств, которые позволяют поставить реализацию проектов «на поток».

Кроме того, ведение проектов упрощают функциональные возможности по интеграции документов, обмену сообщениями, контролю рисков, и ведению базы знаний проектов.

Удобство интерфейса

Я не углублялся в тематику проектного управления, которая была детально проработана в этой системе, а ограничился изучением базового функционала ELMA Проекты+. При общем ознакомлении отметил для себя следующие особенности интерфейса:

• пользователь может настраивать элементы навигации профиля (портлеты, ссылки, отображение задач) по своему желанию и потребностям;
• доступность всех ключевых элементов системы (сообщения, задачи, календарь) на главной странице портала;
• наличие удобного фильтра для поиска нужных файлов и задач в системе по различным атрибутам. Есть стандартный и расширенный варианты поиска:

Все компоненты системы находятся, что называется, «под рукой», но при этом рабочее пространство не перегружено компонентами.

Управление задачами

Сервис управления задачами в системе информативен и прост в работе. Задачи могут создаваться в рамках проекта, что отображается в их описании. Таким образом, участник проекта видит, какова его зона ответственности в реализации данного проекта, в соответствии с чем расставляет приоритеты в своей деятельности:

Планировщик

Для эффективного тайм-менеджмента в системе предусмотрено календарное планирование мероприятий. Я могу запланировать мероприятия на определенную дату и время, отобразив важную информацию по нему в своем календаре.

В системе можно отслеживать, насколько успешно и оперативно выполняется календарный план по текущему проекту:

Выполнение поставленных задач отслеживается в системе с точностью швейцарских часов.

Коммуникации

Существует множество каналов взаимодействия между участниками проекта (персональные, проектные, каналы для общения со специалистами). Благодаря этому, можно в свободной форме обсуждать детали проектов и обмениваться идеями:

Управление бизнес-процессами

Управление проектом осуществляется в строгом соответствии с логикой его жизненного цикла. ELMA – это система класса BPM, поэтому регулирование бизнес-процессов – ее «конек». Процессы могут выстраиваться в той логике, которой требует специфика данного бизнеса.
В каждом проекте выделяются и четко фиксируются стадии его реализации, переходами между которыми и служат бизнес-процессы. Каждая стадия проекта привязана к определенной дате календарного плана, что облегчает контроль соблюдения сроков.

Для отслеживания бюджета проекта по этапам и стадиям реализации проекта есть специальный раздел, куда вносятся все затраты и статьи дохода компании:

На основании введенных данных по каждой статье формируется сводная статистика плановых и фактических доходов и расходов:

Для проектов, которые реализуются по устоявшейся аналогичной схеме, предусмотрены шаблоны проектов – инструмент, который, как мне кажется, позволяет внести в проектную деятельность преимущества бизнес-процессов – четкую регламентируемость и предсказуемость.

Адаптация к специфике бизнеса

Для быстрой регистрации типовых (то есть наиболее распространенных) проектов предприятия используются готовые шаблоны проектов, которые предусматривают ряд стандартных процедур, выполняемых из проекта в проект по единой схеме.

Это позволяет экономить время регистрации проекта и настроить проектный конвейер в соответствии со спецификой деятельности компании.
Приложение Проекты+ поддерживает интеграцию с MS Project. При помощи мастера импорта файлов проект (в MPP-формате) автоматически загружается в приложение с сохранением всех внесенных данных, на основе чего формируется план проекта.

После того, как проект перенесен в приложение, по нему можно создавать задачи с указанием конечного исполнителя, статус которых отслеживается при помощи специальных маркеров. В программе Проекты+ предусмотрены удобные инструменты визуализации проектного плана и возможность отслеживать процент его выполнения на каждой стадии.

Иногда стратегические цели компании меняются, что влечет за собой необходимость пересмотра плана проекта. В этом случае файл, импортированный в систему, можно выгрузить обратно в MS Project для его доработки.

Так как система Проекты+ легко адаптируется под специфическую сферу деятельности и взаимодействует с другими системами учета, ей могут пользоваться и в крупной проектной организации, и в небольшой компании, ориентированной на процессный подход.

Кроме того, судя по информации на сайте компании ELMA, на базе Проекты+ и других модулей системы ведется разработка отраслевых решений для различных сегментов бизнеса. Это говорит о многом.

Средства визуализации и мониторинга

Отслеживать статус проекта и динамику реализации отдельных работ удобно с помощью диаграммы Ганта:

Консолидация информации

Вся информация по проекту хранится в системе централизованно, ее доступность пользователям регулируется в соответствии с их правами доступа.
Предусмотрен поиск документов в системе по тем атрибутам, которые интересуют пользователя.

Благодаря наличию ленты сообщений руководитель и участник проекта всегда находится в курсе последних изменений в статусе проекта:

Вывод

ELMA Проекты+ – это система, которая позволяет существенно расширить возможности традиционного управления проектами, путем внедрения процессного подхода, регламентирующего проектную деятельность.

Project Kaiser

Система управления проектами и задачами, нацеленная на создание эффективного взаимодействия между сотрудниками – так характеризуется программа Project Kaiser ее разработчиками.

Удобство интерфейса

В пользовательском интерфейсе системы присутствует четкое разделение на общекорпоративное пространство и личный разделы:

На мой взгляд, разграничение потоков информации на общую и частную – это плюс. При работе в личном разделе сотрудник может сконцентрироваться на собственных задачах, а при обращении к общему разделу – узнать о мероприятиях и событиях в рамках компании.
Навигация по Kaiser Project построена по принципу интернет-браузера: при выборе нужного раздела во вспомогательном меню в правой части экрана открывается вкладка с соответствующей информацией:

Количество вкладок, которые можно открыть в рабочем поле, не ограничено и находится в зависимости от уровня вложенности того или иного подраздела. Это обстоятельство меня несколько смущает, так как при работе с большим количеством задач и проектов множество открытых вкладок в системе, как мне кажется, создает путаницу. Приходится постоянно закрывать промежуточные вкладки.

При создании проекта предлагается пригласить сотрудников к участию в нем. Если этот шаг пропустить и перейти к заполнению карточки проекта, то при выборе исполнителя и ответственного сотрудника появляется диалоговое окно с сообщением о том, что в данном проекте нет участников. На мой взгляд, логичнее было бы, если система предложила бы добавить участников в проект уже на этом этапе. Но нет: для того, чтобы это сделать, пользователь должен вернуться на шаг назад, в режим редактирования проекта.

При всей логичности и последовательности операций, закрепленных в структуре системы, этот нюанс снижает оперативность процесса создания проекта.

Управление задачами

Постановщик задач системы выдержан в строгом иерархическом порядке. Помимо собственно задач пользователя в эту структуру входят и проекты, в которых пользователь принимает участие, и сопутствующая документация.

Если задача поставлена сотруднику в рамках проекта, то она отображается не только в разделе «Мои задачи», но и в папке «Мои проекты».

Планировщик задач

Собственного календаря в системе нет. Для планирования мероприятий по проекту можно создавать соответствующий документ в папке «Документы». Кроме того, предусмотрена интеграция системы с календарем Google.

Коммуникации

Для мгновенного обмена сообщениями в систему встроен чат. Он находится в Общем разделе во вкладке: Еще/Все инструменты/Чат.

В работе чата для меня осталось непонятным следующее: как посмотреть, сколько пользователей находится в сети и возможна ли выборочная отправка сообщений отдельным группам сотрудников. Судя по всему, таких возможностей у чата нет.

Помимо обмена сообщений предусмотрена как комментирование файлов и записей:

Существуют также форумы для обсуждения текущих вопросов между сотрудниками. По каждому проекту можно создавать отдельные форумы.

Управление бизнес-процессами

В системе реализован стандартный рабочий процесс, в рамках которого определяются типы задач и статусы реализации текущих задач. По умолчанию задача в данной системе проходит через следующие статусы: Не началось, Получение, Исполнение, Неясно, Утверждение и Завершено.

Адаптация системы под специфику бизнеса

Система подходит как для небольших компаний численностью до пяти человек (доступна для скачивания бесплатная версия системы), так и для крупных проектных организаций с количеством сотрудников от 100 человек и выше.

Инструменты мониторинга и визуализации

Отслеживать реализацию задач сотрудниками компании по проекту удобно при помощи инструмента «Кто над чем работает»:

Статус реализации задачи отображается в поле «Аналитика»:

Для визуального отображения хода проекта имеется встроенная диаграмма Ганта:

Консолидация информации

Вся информация по проектам и задачам хранится в структурированном виде за счет того, что документы создаются в привязке к конкретному объекту проекта. Требования и документы могут создаваться в режиме wiki-верстки либо в визуальном редакторе, что дает широкие возможности для их форматирования:

Для отслеживания правок документов поддерживается их версионность и сохраняется история изменений.
Возможность командной работы над задачами, гибкой настройки прав доступа к документам и файлам – качества системы, которые упрощают работу с потоком информации по проектам.
Имеется раздел для хранения личных файлов пользователя.

Вывод

Kaiser Project – система, «заточенная» под ведение проектной деятельности на предприятие. Однако обычная громоздкость интерфейса, характерная для многих Проджект-менеджеров, здесь сведена к нулю за счет средств BPM и инструментов управления взаимодействием.

Spider Project

Компания Spider Project – один из старейших отечественных производителей ПО для управления проектами. Система с одноименным названием содержит инструменты анализа рисков, средства определения реальных сроков проекта, контроля расхода бюджетов и мониторинга исполнения задач по нему.

Удобство интерфейса

Разобраться в интерфейсе программы «с ходу» вряд ли получится. Структура Spider Project включает в себя множество компонентов по управлению проектной деятельностью. И все это реализовано в классической схеме.

В Spider Project структурируется вся необходимая информация о проектах компании, включая ресурсы, связи и операции стоимостные показатели, имеются инструменты визуализации показателей проектной деятельности.

Управление задачами

Постановщик задач отсутствует.

Планировщик задач

Средствами календаря осуществляется планирование работ по проекту по разным периодам:

Коммуникации

В системе отсутствуют мессенджеры, ленты сообщений. Единственное средство коммуникации с участниками проекта – рассылка уведомлений.

Управление бизнес-процессами

Возможности взаимодействия, реализованные в рамках BPM-систем, отсутствуют.

Адаптация к специфике бизнеса

Широкий набор компонентов позволяет адаптировать систему под потребности практически любого сегмента бизнеса.

Визуализация и мониторинг

В системе реализованы широкие возможности визуализации темпов работ, расхода ресурсов с помощью диаграммы Ганта:

Консолидация данных

Система позволяет осуществлять комплексное управление проектной деятельностью, но не имеет инструментов для создания единого информационного пространства (корпоративный портал, сообщения, обсуждения).

Вывод

Исходя из самой структуры интерфейса видно, что система ориентирована на традиционный проектный подход в управлении деятельностью предприятия.

Первая форма

Система BPM-класса «Первая форма» позиционируется разработчиками как бизнес-конструктор, который успешно работает в компаниях с процессным и функциональным подходом. Управление бизнес-процессами, автоматизация документооборота, ведение проектной деятельности – все эти возможности были реализованы в функционале системы.

Удобство интерфейса

У системы достаточно простой и понятный пользовательский интерфейс.

Одна из характерных деталей – автоматическая подстройка навигационного меню под размер экрана. Меню находится в верхней части системы. В зависимости от ширины монитора некоторые элементы меню могут объединяться в подпункт «еще», что уменьшает общую длину меню (выше представлено меню целиком, ниже – в сокращенном варианте):

Еще один плюс пользовательского интерфейса в том, что пользователю доступна вся информация по, входящих в сферу его компетенции.

Управление задачами

Помимо постановки задач конкретным исполнителям, в возможности таск-менеджмента входит отслеживание статуса текущих задач по всем сотрудникам.
С этой целью, рабочее пространство таск-менеджмента разделено на два функциональных блока:

В случае отсутствия ответственного сотрудника по болезни или какой-либо другой причине задачу можно делегировать другому исполнителю. При необходимости, задача эскалируется до тех пор, пока сотрудник, который сможет ее выполнить, не будет найден.

Планировщик

Задачи сотрудника автоматически переносятся в календарь в соответствии с установленными сроками для их выполнения.

Управление проектами ведется в рамках проектного плана, в рамках которого фиксируются сроки работ по проекту. Графически он отображается в виде диаграммы Ганта с временным диапазоном от даты начала до срока исполнения задачи. Но о ней я напишу ниже.

Коммуникации

Для мгновенного обмена сообщениями в системе есть удобный чат:

Управление бизнес-процессами

Поскольку «Первая форма» относится к классу BPM-систем, в ее арсенале представлены возможности для построения самых разных моделей бизнес-процессов. Моделирование бизнес-процессов с помощью мастера быстрой настройки («Быстрый старт»)

Настройку бизнес-процессов предприятия значительно упрощает наличие готовых шаблонов настройки внешнего вида и бизнес-логики объектов, а также регулирование состояний объекта в процессе движения по маршруту.

Бизнес-процесс формируется поэтапно, в ходе чего осуществляется формирование оргструктуры компании, фиксация данных о сотрудниках, цифровых подписях. В такой логической последовательности выстраивается процессная модель предприятия, учитывающая его специфику.

Система позволяет гибко настраивать бизнес-процессы под специфику деятельности предприятия.

Адаптация к специфике бизнеса

Гибкая платформа системы позволяет настраивать ее интерфейс под потребности конкретного заказчика. «Первая форма» устанавливается на сервер заказчика, что позволяет последнему осуществлять настройку и адаптацию системы своими силами. Поддерживается интеграция системы с различными решениями, разработанными на базе 1С: Предприятие 8.2. Active Directory, MS Sharepoint.

Мониторинг и визуализация

Графическое отображение проектного плана реализовано с помощью диаграммы Ганта, где представлен каждый этап проекта:

Консолидация данных

В системе «Первая форма» ведется централизованная работа с данными. Пользователям предоставляется доступ к совместным задачам и комментариям, есть возможность загрузки файлов к обсуждению задач.

Вывод

Первая форма – в основе своей конструктор бизнес процессов, программа, в спектр задач которой входит и управление проектами.

Мегаплан

Система «Мегаплан» не ограничивается только управлением проектами. В приложении есть функции task-management, планировщика дел, CRM, учета финансовых ресурсов и средства эффективного общения внутри корпоративной среды.

Удобство интерфейса

Первое, на что обращаешь внимание при знакомстве с программой – это дизайн его интерфейса. Реалистичность графических элементов и яркие цветовые решения радуют глаз. Все компоненты системы видны как на ладони и доступны пользователю.

Управление задачами

Создание проектов и задач по ним осуществляется буквально в считанные минуты, даже, если пользователь работает в системе впервые. Если задача ставится сотруднику в рамках проекта, это отображается в его таск-папке:

Для удобства навигации по проектам предусмотрены фильтры, связанные со статусом их реализации или любым другим критерием. По умолчанию их три: завершенные, на паузе, просроченные, но можно добавлять новые фильтры по своему усмотрению.

Предусмотрена бонусная система для поощрения сотрудника на своевременное выполнение задач. Денежные Бонусы начисляются за выполнение срочные и сверхурочные задач. За нарушение сроков выполнения задач начисляются штрафы.

Планировщик задач

Понравилось исполнение планировщика задач: он имеет вид офисной доски с часами и стикерами. С его помощью удобно планировать встречи, звонки и другие мероприятия:

Коммуникации

Помимо модуля обмена сообщениями в системе есть площадка для отдельного обсуждения текущих деловых вопросов и корпоративных событий. Пользователь может создать любую тему, пригласив к ее обсуждению весь коллектив или отдельных сотрудников.

Управление бизнес-процессами

А вот стандартизированных процессных моделей в системе нет.

Адаптация системы под специфику бизнеса

Мегаплан поставляется в двух вариантах: «коробка» и «облако». Если облачное решение, содержащее стандартный, неизменный функционал, идеально подходит для небольших компаний, то «коробка» ориентирована как раз на крупные организации.
С помощью API Мегаплана настраивается обмен данными с существующими учетными системами и офисными приложениями (1С: Бухгалтерия, Excel, IP-Телефония, интернет-магазин)
Инструменты мониторинга и визуализации
Информация по проектам может отображаться как в виде иерархического списка, так и в виде графического представления, которое можно с большой долей условности назвать аналогом диаграммы Ганта:

Консолидация данных

Количество документов может быть импортировано в любую из следующих папок системы:

Также предусмотрен поиск документов по названию.

Вывод

Мегаплан с натяжкой можно назвать PMO-системой. Инструменты управления проектами в системе имеют зачаточный характер. В функционале системы наблюдается гораздо больший крен в сторону BPM.

Подведем итоги

Проектный и процессный подходы фокусируются на задачах разного масштаба и уровня. Если проектная деятельность нацелена на получение уникального результата за определенный промежуток времени посредством поэтапного осуществления ряда работ, то в рамках бизнес-процессов осуществляются возобновляемые операции по установленной схеме.

Однако в последнее время в стратегическом управлении наблюдается тенденция сочетания этих подходов, которая учитывается разработчиками систем управления проектами.

Часть из них (как, к примеру, ProjectMate) совершенствует отдельные кластеры функционала системы с помощью инструментов BPM. Другие стремятся сочетать инструменты классического project management’а с современными наработками в области BPM и управления взаимодействием (Kaiser Project).

Разработчики систем, в основе своей являющимися BPM (ELMA, Первая форма), активно осваивают рынок проектного управления, адаптируя процессные механизмы под специфику этой области деятельности.

Для небольших компаний, где четко выражена приоритетность клиентских операций и периодически ведутся проекты, подойдут решения на базе CRM.

На фоне всего этого многообразия классические проектные системы (Spider project) выглядят достаточно архаично.

Сравнение систем

Критерии	ProjectMate	ELMA Проекты+	Project Kaiser	Первая форма	Spider Project	Мегаплан
Интеграция с MS Project	да	да, экспорт и импорт файлов	нет	да	да	нет
Визуальное моделирование процессов	нет	да, редактор «Дизайнер ELMA»	нет	да, мастер «Быстрый старт»	нет	нет
Оповещения через Outlook и мобильные устройства	да	отправка уведомлений на e-mail и по sms	e-mail	да	e-mail	да
Средства визуализации процессов и проектов	диаграмма Ганта	диаграммы Ганта, графики, отчеты, карты процессов	«Кто над чем работает», диаграмма Ганта	диаграмма Ганта	диаграмма Ганта, графики	диаграмма Ганта

Автор: seregei-azarov

Источник