Привет, Хабр! Меня зовут Андрей, я редактор в команде спецпроектов МТС Web Services. В какой-то момент моей редакторской работы стало как тиранид по империуму столько, что я начал путаться в задачах, терять дедлайны и ловить прочие прелести многозадачности. Информация по десяткам материалов в неделю, авторам, датам, статусам жила в разных таблицах, чатах и отдельных таск-трекерах. В общем, сколько не отнекивался от общей контент-системы, пришло ее время, потому что во всем этом хаосе я утонул. Из подручных средств у нас был MWS Tables — платформа для совместной работы. Ее и взял за основу. Итак, кому интересно: ниже кейс объединения таск-трекера, CRM и календаря под узкую задачу работы с контентом. Поехали!

Масштаб трагедии

Когда статей выходило три-четыре в неделю, мне достаточно было вести простую таблицу учета. Но масштабы росли, и в какой-то момент это число выросло до несколько десятков, а всего в моменте мне нужно иметь информацию почти по 150 задачам. 

Тут я понял, что моя роль изменилась. Простая редактура текстов переросла в управление процессами: я распределяю десятки задач в неделю, слежу за сроками, оплатами, публикациями, авторами и пересечениями между площадками. То есть это классическая менеджерская роль, для которой обычной таблицы уже недостаточно. Каким-то чудным образом рабочий процесс в итоге оказался размазан по нескольким инструментам: личная таблица, календарь, Jira, Confluence, всевозможные чаты. Каждый инструмент сам по себе был полезен, но вместе они создавали слишком много точек, где задача могла потеряться. Чтобы понять статус одного материала, приходилось вспоминать, где именно лежит нужная информация. Отдельным усложнением стала бюрократия. Появилось сразу несколько новых документов, которые надо было формировать и отправлять коллегам и подрядчикам.

Масштаб вырос, и потребовалось выстроить общую систему, где задачи не теряются, можно присвоить их конкретным исполнителям и отслеживать выполнение, расшаривать другим — редакторам и корректорам, фиксировать оплату, статус, дедлайны и множество другой важной информации.

А еще вместо одного редактора нас (ура!) стало двое. Нужно было видеть общую картину: кто за что отвечает, какие материалы пересекаются по темам, где горят дедлайны, а где можно перераспределить нагрузку.

А — автоматизация

Технически все оказалось довольно просто: есть пространство, ты создаешь там необходимые таблицы, в которые уже накидываешь нужные столбцы и потом настраиваешь отображение и доступы.

В MWS Tables че-то много навертели есть несколько стандартных отображений:

Я настроил себе три, но по факту использую два.

Таблица

Основной рабочий инструмент. Мне по привычке оказалось удобнее работать именно в нем. Можно создавать несколько таблиц и делать между ними перекрестные связи. Например, сделать так, чтобы значения из одной можно было выбирать в другой. А в самих таблицах — настраивать отображение колонок, текущие фильтры и сортировку:

Из важных функций — можно настроить автоматическую заливку полей:

Календарь

Тоже настраиваемое отображение: выбирается поле с типом «дата» и отображаемая информация: 

Цветовая дифференциация тоже пробрасывается из основного отображения. Выбирается поле, по которому красить — и календарь становится цветным. Не то чтобы важно, но наглядность +1.

Канбан-доска

То ли я от этого стихийного бедствия отвык, то ли еще что, но по факту это отображение сделал и почти не пользуюсь. Здесь выбирается поле группировки и список отображаемых в карточке полей… ну и все:

По факту перемещаю задачи в таблице, а за сроками слежу в календаре. 

Вроде все просто. Но есть нюансы

Самым сложным было формализовать собственный процесс: какие статусы нужны, какие поля обязательны, кто что должен видеть, где заканчивается работа автора и начинается работа редактора, в какой момент задача уходит в архив. Первый раз на это потратил часа полтора, затем допиливал уже по ходу работы. 

Разработчики стандартно рекомендуют поставить срок переноса задачи в новый инструмент и, когда дедлайн наступит, отключить старый и работать только в новом. Но я не настолько экстремал и выбрал мягкий переезд: новые задачи сразу заводил в MWS Tables, а старые постепенно закрывал в прежних инструментах. Отдельной проблемой стала выгрузка результатов за месяц: для этого используется стандартная таблица, но с отображением кастомных полей, где идут все расчеты. Сходу она не подошла, и пришлось выгружать ручным копированием столбцов во внешнюю таблицу. Но это проблема роста: когда делаешь что-то руками, понимаешь логику и можно ее автоматизировать. Единственная проблема — на это вечно нет времени. В итоге я это время нашел, и теперь все красиво и автоматически.

Настройка отображений и ролей

Есть хороший анекдот про Linux: «Его достоинство — в нем можно все сделать под себя. Его недостаток — в нем нужно все делать под себя». Вот с MWS Tables все точно так же: очень много хитрых настроек. 

Главный косяк всех одиноких табличек — всю информацию напрямую запрашивают у тебя. В большой компании заинтересованных коллег столько, что проще настроить отдельный доступ:

В итоге удалось настроить дополнительный просмотр для авторов, корректоров и редакторов из других блогов. Так авторы могут видеть, с кем работают, статус и ссылку на черновик:

Но как это настраивается…

Сначала в таблице с авторами создается поле с типом «участник»:

Затем в основной таблице создается отдельное представление. В нем выбираются необходимые поля и в структуре настраивается отображение только для текущего пользователя:

Затем в ролях проставляются чекбоксы для нужного доступа:

Это, конечно, логично, но надо напрямую спрашивать техподдержку, чтобы не терять время на поиски. В общем, про финты и нестандартные решения будет отдельная статья. 

Почему выполнение старых задач в два раза дольше — это хорошо

Из интересного: первый раз, когда я работал с выгрузками, рутинная задачка заняла в два раза больше времени. Проблема в том, что надо было понять, какую именно информацию и куда выгружать, не хватало кучи информации, которую приходилось копировать руками. Постепенно эта информация добавляется и становится проще. Коллеги обещают встроенного ИИ-агента, когда это счастье появится — экономия времени станет еще больше, а я выкачу статьи по опыту работы с ним.

Немного напрягает, что постоянно появляются новые поля, усложнения — система разрастается, и что с этим делать, не очень понятно. Кажется, когда все процессы будут настроены и работоспособны, нужно будет провести повторный аудит и избавиться от временных и лишних решений.

Еще одно направление развития — статистика. Сейчас я вижу только внутреннюю кухню и проделанную работу. В планах — подвязать автоматический сбор статистики и сразу сравнивать результат с вложенными усилиями. 

MWS Tables не стал волшебной кнопкой, которая сразу сократила все ручные операции в два раза. На первых этапах времени уходило даже больше: систему нужно настроить, продумать поля, привыкнуть к фильтрам, доработать выгрузки. Тут очень здорово помогает техподдержка: коллегам однозначно лайк за оперативность. Самое главное изменение — появляется уровень контроля, которого раньше не было. Для большого объема задач без него никак, плюс сложные вопросы решаются быстрее и спокойнее. 

Из бонусов я бы выделил следующие:

• Синхронизация процессов — и с другим редактором, и с другими контент-направлениями. Теперь видно, какие материалы в работе, кто за них отвечает, где пересекаются темы и как распределены даты публикаций. Это помогает не выпускать похожие материалы одновременно и не перегружать один день контентом. 

• Общее пространство. Появляется пространство, где и авторам, и редакторам видна вся необходимая информация. Да, обратная связь и общение идут в мессенджере или почте, но есть источник, где можно проверить все статусы и ссылки.

• Быстрее реагирую на изменения. Когда все задачи, статусы и ответственные видны на одном экране, мне не нужно собирать картину из чатов, таблиц и отдельных документов. 

• Больше гибкости. MWS Tables можно донастраивать под конкретный процесс: добавлять поля, менять представления, подключать интеграции, обсуждать с разработчиками новые функции. 

Для меня это стало не столько экономией времени, сколько фазовым переходом. Пока задач мало, их можно держать в таблице и частично в голове. Но с ростом контента ручное управление перестает работать. И в целом это относится к любому переходу на новый уровень. Без более сложных инструментов нельзя решить новые задачи и адаптироваться к новым условиям — по сути, это именно они дают возможность роста и системной работы.