Одно из моих любимых удовольствий – productivity porn, порнография эффективности. Или, для тех, кто в теме – pr0n. Это набор техник, тактик и трюков по максимизации личной эффективности. Что называется, «getting things done».

Следующие техники я использую в комплексе, но возможно не все они пригодятся конкретно вам. Даже если вы почерпнёте одну-две идеи – значит, моя цель будет достигнута. Итак, начнём внезапно.

Не составляйте себе расписание.

Да ты с ума сошёл! – скажете вы мне. Нет, я серьёзно. Если у вас получится жить без графика (а на многих работах это невозможно), то вы очень сильно повысите свою эффективность. Под отсутствием расписания я понимаю следующее: отказ от встреч и других мероприятий, жёстко привязанных к какому-либо времени в будущем. В результате вы сможете работать над тем, что вам сейчас более важно или интересно.

Хотите весь день писать отчёт по исследованию? Ок. Кодить? Пожалуйста. Весь день просидеть в кафе с книжкой по улучшению личной эффективности? Не вопрос.

Если кто-нибудь пишет вам «встретимся во вторник в 3 часа», правильным ответом будет: «я в этом году календарь не составляю, поэтому ничего не обещаю. Позвони мне во вторник в 2:45 – если получится, я встречусь». Если это очень важно – напишите «давай прямо сейчас».

Конечно, не все так смогут. Если ваша работа чётко расписана, или вы CEO – это будет трудновато сделать. Но если можете – это очень освобождает, и приводит к более высокой продуктивности, чем любые другие методы. Идею я взял из книги «A Perfect Mess» (Идеальный беспорядок), в которой описано, как отсутствие расписания помогло Арнольду Шварценеггеру стать звездой, политиком и бизнесменом за последние 20 лет.

Хотите встретиться с Арнольдом? Заходите. Если он сможет, он вас примет. Но лучше предварительно позвонить. Нет, он не планирует встречи заранее. В результате он 20 лет работал над тем, что было самым важным в любой момент времени. Тот, кто следил за его предвыборной кампанией в Калифорнии, знает, как он развернул бешеную активность и легко победил на выборах. В книге описано, что всё это время его календарь был пуст, и он мог провести целый день в своей карьере политика, не беспокоясь по поводу договорённостей и не отвлекаясь ни на что.

Если в какой-то момент вашей жизни вы существовали по строгому расписанию, вы знаете, что нет ничего более освобождающего, чем посмотрев на календарь, осознать, что у вас на недели вперёд ничего не расписано, и вы можете заняться тем, что важно и нужно вам. Это также увеличивает ваши шансы на удачное вхождение и работу «в потоке», что является темой отдельного разговора, хотя и сильно связанного с вопросом продуктивности.

Я проводил такой эксперимент над собой в 2007, что смогут подтвердить те, кто пытался договориться со мной о встрече или пригласить на конференцию. И я стал настолько счастливее, что даже не могу передать. У меня появилось время для концентрации на действительно важных вещах – в моём случае это были две компании, благотворительные организации и моя прекрасная супруга.

Хорошо ещё то, что эта тактика не заставляет вас полностью отказываться от чего-то. Некоторые вещи, от которых просто невозможно отказаться, всё-таки проникают в календарь. Но всё равно можно провести черту между «необходимо» и «вроде интересно, но я не подчиняюсь расписанию».

Списки дел.

Ведите три, и только три списка: список дел (todo), список отслеживания (watch) и список дел на потом (later).

В список дел заносите все дела, которые «необходимо» сделать. Обещания, обязанности, и проч. Один список, который можно разбить на категории по времени (сегодня, на неделе, на следующей неделе, в следующем месяце).

В список отслеживания попадаёт всё, что нужно отслеживать – что вы ждёте от кого-то ответа, напоминалки о будущих делах, и проч.

В список «на потом» попадает всё остальное. Всё, что вы хотели бы сделать, когда будет для этого время.

Если что-то не попадает в один из этих списков, оно отбрасывается.

Каждый вечер готовьте небольшую карточку со списком из 3-5 дел, которые вы сделаете завтра. И назавтра сделайте эти дела. Лично я сажусь за стол перед сном, открываю свой список todo (у меня он хранится в Microsoft Word в режиме Outline, по старой привычке), и выбираю 3-5 дел, которые я собираюсь сделать завтра и записываю их на карточке. На следующий день я очень сильно стараюсь сделать эти дела. Если у меня получается, день считается успешным.

Многие, пробовавшие различную продуктивную порнуху, скажут вам, что эта техника – наиболее эффективная из всех, что они пробовали. Когда это войдёт у вас в привычку, вы осознаете, сколько дней вы потратили, не сделав эти самые важные 3-5 вещей.

В течение дня используйте обратную сторону карточки для списка под названием «anti-todo». Каждый раз, когда вы сделали что-то важное, записывайте это в список. Вы почувствуете прилив эндорфинов. В конце дня наслаждайтесь этим списком сделанных вещей. Затем порвите его и выбросьте – вот и прошёл ещё один успешный день.

Мне очень нравится эта техника – нанесение зарубок на мой ремень достижений, так сказать. Когда я записываю все важные дела, которые я сделал, я чувствую себя крайне продуктивным и эффективным. Гораздо больше, чем если б я просто делал что-то и не записывал. Кроме того, помните такие дни, когда вы носитесь, как белка в колесе, разговариваете с людьми, звоните, отвечаете на письма, заполняете бланки – и когда вы возвращаетесь домой, полностью изнеможённым, вы думаете: «и чем я вообще сегодня занимался?». Anti-todo даст вам чёткий ответ. Кстати, для этого нужно всегда носить с собой ручку.

Структурированная прокрастинация.

Эта отличная штука была придумана Джоном Перри, профессором философии в Стэнфорде. Рекомендую прочесть оригинальное описание этой техники. Там есть фотка, на которой профессор на пляже прыгает через скакалку из морских водорослей, в то время как его ждёт работа.

Суть техники в том, что вам не нужно бороться с желанием прокрастинировать – наоборот, вам нужно использовать его в своих целях. Часто появляются такие дела, которые вы не собираетесь делать, потому что вы прокрастинируете. И пока вы прокрастинируете – просто делайте кучу всего другого.

Профессор пишет: «Список дел в голове всегда отсортирован по важности. Самые важные задачи вверху. Но всегда есть достойные дела, находящиеся чуть ниже. И когда вы их делаете, это способ не делать те, которые находятся высоко. Поступая таким образом, прокрастинатор становится полезным членом общества. Таким образом вообще можно заработать репутацию человека, который многое успевает – как удалось это мне».

Чтение эссе было одним из откровений моей жизни. К примеру, я ненавижу звонить по телефону. Обожаю емейл, личные встречи – но ненавижу звонки. Я могу сделать столько всего, пока я избегаю звонка – в это даже сложно поверить. Вот прямо сейчас, к примеру, я это и делаю.

Стратегическая некомпетентность

Лучший способ сделать так, чтобы тебя не просили чем-то заниматься – полностью завалить работу в первый раз, когда тебя попросили её выполнить. Ещё лучше попытаться сразу убедить просящего, что вы завалите работу. Конечно, при условии что есть более важные вещи, которые вам нужно сделать, и в которых вы разбираетесь.

Организация корпоративного пикника, отправка факсов или посылок, общение с страховщиками… Список дел, в которых вы можете оказаться стратегически некомпетентными, бесконечен.

Почта

Занимайтесь почтой два раза в день. К примеру, утром, и под конец рабочего дня. Выделите по полчаса, или сколько вам нужно, а в остальное время не запускайте емейл-клиента и не настраиваете подтверждения о получении сообщений. Если кому-то очень срочно надо вас разыскать, они могут позвонить, отправить гонца, подать дымовой сигнал, или придумать что-нибудь ещё. А лучше всего – найти кого-нибудь другого, кто сделает то, что им нужно.

Если вы общаетесь с любимыми родственниками по емейл в течение дня, просто настройте отдельный аккаунт для них и проверяйте его. А рабочий не открывайте. И не давайте никому этот семейный контакт. Поступая так, вы почувствуете возросшую продуктивность. Дело в том, что получая и отвечая на емейлы, вы получаете тот самый поток эндорфинов в результате выполненной задачи. Это создаёт эффект достижения чего-то. Поэтому вы постоянно отвлекаетесь на приходящую почту и получаете удовлетворение от этого. А на самом деле вы разбиваете свой график, выходите из потока и убиваете возможность концентрации на долгосрочных задачах, из которых состоит качественная работа.

Это проще сказать, чем сделать. И это сложно сделать, когда вы заняты проектом, у которого постоянно случаются обновления. Лично я пока пытаюсь уменьшить количество проверок почты до 5-6 в день. Работайте с почтой следующим образом.

Во-первых, завершайте сессию обработки почты с пустыми ящиками «Входящие». Когда я знаю, что у меня там остались письма, мне сложно концентрироваться на других вещах.

Во-вторых, каждое пришедшее письмо либо сохраняйте в нужное место, либо отвечайте на него. Если вы не работаете по графику, это облегчает задачу – часто можно ответить «извините, но я не работаю по графику, поэтому обещать не могу».

В-третьих, письма, относящиеся к текущим проектам или срочным вещам, идут во временную подпапку специального раздела «Срочное». В этом разделе должны быть подпапки только для реально нужных и срочных вещей. Вы обрабатываете письма из этих подпапок во время работы над соответствующими задачами в течение дня.

В-четвёртых, кроме этих папок из «Срочное» держите только три дополнительные папки: «Ожидание», «Вникнуть» и «Хранилище».
В «Ожидание» идут письма, к которым вам надо будет вернуться – например, кто-то вам что-то обещает, и вы хотите не забыть об этом.

В «Вникнуть» идут письма, которые надо будет изучить подробнее.

Остальное идёт в «Хранилище». Периодически проверяйте подпапки из «Срочное» и папки «Ожидание» и «Вникнуть», и всё, что уже не нужно, скидывайте в «Хранилище».

И всё. Не нужно городить множество разных подпапок, потому что современные клиенты хорошо умеют искать в письмах. Конечно, вам могут понадобиться дополнительные папки, к примеру для контрактов, или письма от врача, и т.п. – но это исключения, не изменяющие основной процедуры.

Не отвечайте на звонки.

Пусть всё валится в голосовую почту, а потом вы периодически проверяйте её, и отвечайте на нужное. Например, дважды в день. Сейчас вполне можно позволить себе два телефона или две симкарты, одна из которых будет предназначена для родственников, близких друзей и босса, а вторая – для остальных. Отвечайте только на звонки по первой.

Прячьтесь от отвлекающих факторов в наушники.

Один из простейших способов снизить количество отвлекающих факторов – носить наушники. Почему-то люди чувствуют себя хуже, отвлекая человека в наушниках. Это отличный способ – часто люди походят, начинают что-то говорить, потом замечают, что ты в наушниках, извиняются и уходят. Потому что в половине случаев им на самом деле не особенно надо поговорить с тобой, а в другой половине им будет достаточно отправить тебе письмо, которое ты сможешь просмотреть в конце дня во время сессии обработки почты.

При этом вам не обязательно что-то слушать. Вы вообще можете держать наушники не включёнными никуда.

Не буду распространяться по поводу режима дня, потому что у всех это индивидуально. Лично я 99% времени – сова, и 1% времени (хочу довести до 2%) – жаворонок. Но более важное замечание, независимо от того, во сколько вы встаёте – обязательно начинайте день с плотного завтрака. Тому есть две причины.

Во-первых, вы заправляетесь. Завтрак – на самом деле самый важный из приёмов пищи. Очень важно подпитать себя перед насыщенным днём, и это также важно для того, чтобы оставаться стройным, или терять вес. Те, кто плохо завтракает, обычно в обед съедает больше.

Во-вторых, вы можете спокойно и тихо подумать о предстоящем дне. Мне кажется, стоит пытаться лечь чуть пораньше, чтобы встать пораньше и иметь возможность в течение 45 минут спокойно позавтракать и подумать.

Соглашайтесь только на что, что вам интересно.

Соглашайтесь только тогда, когда разум и сердце вместе говорят «да». Это правило Роберта Эванса, рекомендую его аудиокнигу. Очень легко оказаться в ситуации, когда вас просят что-то сделать, и вы понимаете, что это нужно, но сердце говорит «нет» — а рот говорит «да». В результате ваш календарь забит событиями, которые в момент обсуждения казались нужными и важными, а теперь вы их не хотите делать. И более того, они отвлекают вас от действительно важных вещей. И вы становитесь агрессивным, замкнутым и злым.

Чтобы различать, головой вы соглашаетесь или сердцем, требуется опыт. Мне кажется, главное отличие в том, испытываете ли вы радостное возбуждение при этом. Если вы чувствуете приятный прилив адреналина, значит ваше сердце говорит «да». Кстати, если вдруг сердце говорит «да», а голова – «нет», вам всё равно лучше сказать «да». Но не наоборот. Делайте то, что любите.

В общем, из перечисленного должно быть понятно, что лучше стремиться освобождать свою жизнь для того, чтобы достигать своих мечтаний и следовать основным интересам. Если большую часть времени вы занимаетесь не тем, что любите, и у вас есть хоть какая-то личная свобода – пора менять ситуацию. И я не говорю о том, что вам возможно понравилось бы делать. Только о том, что вам действительно нравится на самом деле.

Автор:

Источник