В мае нынешнего года компания Натальи Касперской InfoWatch предложила инновационную систему контроля за хранением корпоративных тайн. Специалисты ИТ-компании разработали «прослушку», позволяющую перехватывать и анализировать разговоры сотрудников по рабочим мобильным телефонам. За инициативой последовало множество вопросов, главные из которых — зачем руководители внедряют технологии контроля рабочего процесса, и приносят ли новые методики оценки производительности пользу сотрудникам?

На рынке «корпоративного контроля» сегодня присутствуют сотни компаний. Сомневающиеся в качестве работы подчиненных работодатели имеют доступ ко множеству высокотехнологичных инструментов. В условиях кризиса количество «внутренних угроз» для компаний возросло, и желание руководства контролировать корпоративные коммуникации и рабочий процесс только усилилось.

Рассмотрим технологии контроля рабочего процесса и выясним, могут ли они приносить пользу не только работодателю, но и сотрудникам.

Трудовая дисциплина и исполнение служебных обязанностей: электронные системы организации рабочего процесса

Во время кризиса работодатели особенно внимательно следят за трудовой дисциплиной персонала: урезанные бюджеты вынуждают отказываться от услуг специалистов, демонстрирующих низкую производительность труда.

«Безусловно, эффективность сотрудников стала играть еще более важную роль: с ухудшением экономики подавляющее большинство работодателей провели оптимизацию численности, сохранив самый квалифицированный, работоспособный и лояльный компании персонал, который сможет работать за двоих, совмещая несколько функций», — замечает руководитель департамента по работе с персоналом Job.ru Инна Державина. «За бортом» рискуют оказаться те, кто срывает дедлайны, регулярно опаздывает на работу или посвящает рабочее время решению личных проблем.

Повысить эффективность командной работы и отследить личный прогресс сотрудников в выполнении заданий помогут системы организации и контроля рабочего процесса. Среди наиболее известных ресурсов — Pyrus, CrocoTime, Wooboard, «Стахановец», «Мегаплан». Все они помогают оптимизировать рабочие нагрузки и отражают реальную «картину дня» сотрудников офиса. Так, работодатель в любой момент может проверить, находится ли тот или иной член команды на своем рабочем месте и выполняет ли он свои прямые обязанности.

«Теперь, если кто-либо из сотрудников не выходит на работу, система учёта рабочего времени фиксирует это», — делится опытом работы с CrocoTime начальник отдела кадров B2B-Center Алина Искендерова. — «Статистика CrocoTime обновляется раз в пять минут, и мы можем оперативно связаться с руководителем отдела и выяснить причину отсутствия подчинённого». Наряду с учетом «посещаемости», ресурсы помогают определить, кто из сотрудников сидит в социальных сетях или играет в онлайн-игры в рабочее время.

Наибольшую пользу внедрение электронных системы организации и контроля рабочего процесса принесет руководителям крупных компаний. По данным аналитиков сервиса «Стахановец», в организациях, штат которых превышает 50 человек, сотрудники тратят на решение деловых задач только 38% рабочего времени, так как личный вклад каждого отдельного члена команды сложно определить.

В «плюсе» остаются и наемные работники — тщательный контроль за рабочим процессом позволяет выделять и премировать наиболее эффективных членов команды, что значительно повышает мотивацию к труду. Кроме того, внимание к личному прогрессу каждого отдельного сотрудника помогает пересмотреть систему оплаты: работники, справляющиеся с большим объемом задач, смогут получать больше, чем их неорганизованные коллеги.

Контроль качества работы выездных сотрудников: системы FSM (field service management)

С рядом сложностей сталкиваются и руководители компании, чьи сотрудники выезжают к клиентам для оказания услуг (например, для сборки мебели, ремонтных и монтажных работ, уборки помещений). В условиях офиса можно контролировать работу подчиненных лично, но следить за несколькими выездными бригадами удаленно гораздо сложнее. Эффективным решением этой проблемы может стать сервис управления выездными сотрудниками Planado, который как заявляется, способен повысить производительность труда мобильных бригад более чем на 30%.

Planado не только облегчает коммуникацию между руководителем и выездными сотрудниками, но и помогает бригадам придерживаться единых стандартов работы, что значительно повышает качество оказываемых услуг. Кроме того, ресурс позволяет следить за «невидимыми работниками»: благодаря Planado сотрудники не смогут в течение дня заниматься своими делами под предлогом «затянувшейся работы». Поможет ресурс и тем руководителям, которые подозревают свои сотрудников в подработке «на стороне» в рабочее время, — благодаря грамотной оптимизации задач, у нечестных работников просто не останется времени на то, чтобы выполнять личные заказы.

« […] Проблема актуальна в разных областях: у компаний, которые устанавливают окна, обслуживают охранно-пожарную сигнализацию, занимаются клинингом, сбором мебели, ремонтом техники на дому и др. У всех организаций, использующих выездных сотрудников, одни и те же проблемы, которые можно решить внедрением новых технологий — замечает руководитель Planado Вадим Захариков. — Эффективность инструментов для управления доказана различными исследованиями. Судя по нашему первому опыту, работает это и в России — в среднем внедрение приложения позволяет повысить продуктивность выездных сотрудников на 31%».

Выигрывают от использования Planado и сами выездные работники. Так, диспетчер всегда посылает к клиенту бригаду, которая находится ближе всего территориально, что позволяет существенно сэкономить время на дорогу. Контроль за выполнением поставленных задач позволяет избежать временных накладок и стрессовых ситуаций — до тех пор, пока текущее задание не будет выполнено, бригада не получит новых срочных вызовов.

Внедрение системы контроля за работой выездных сотрудников Planado облегчает и процесс трудовой адаптации новичков: выполняя заказы, они могут опираться на пошаговый план работы. Фотографию результата можно отправить в офис, чтобы получить оценку более опытных коллег.

Безопасное хранение корпоративной информации: DLP-системы

По данным масштабного исследования компании Zecurion, максимальный размер ущерба, который понесла отечественная компания в результате «слива» корпоративных тайн, составил в $30 млн. Средний же финансовый ущерб крупных коммерческих организаций от одной утечки — $820 тыс. Чаще всего инсайдеры похищают и продают персональные данные сотрудников и акционеров (74,3%), списки клиентов и поставщиков (70,2%), а также персональные данные клиентов (69,2%).

Защитить корпоративные тайные помогут DLP (Data Leak Prevention) — системы. Чаще всего они выполняют сразу несколько задач — отслеживают и анализируют деловую и личную переписку с рабочих компьютеров, «перехватывают» сообщения в социальных сетях и мессенджерах, фиксируют копирование данных в облако или на внешние носители, проверяют историю запросов в браузере. Отдельное внимание уделяется переводу внутрикорпоративной информации на бумажные носители. Невероятно, но в 10% случаев краж производственных данных инсайдеры просто распечатывают необходимое на офисном принтере.

«Мы не можем контролировать всех сотрудников, мониторим в первую очередь группы риска — 85% нарушений и утечек приходится на увольняющихся сотрудников, — утверждает руководитель аналитической службы Solar Security Галина Рябова. По мнению эксперта, в «список подозрения» должны попадать и сотрудники, чьи расходы очевидно не совпадают с зарплатой. Например, те, кто неожиданно для коллег приобретает автомобиль или недвижимость.

Контроль за поведением в социальных сетях и запрет на мессенджеры

Особое внимание сотрудники служб безопасности крупных компаний уделяют и содержанию страничек сотрудников в социальных сетях. «Пост сотрудника может разрушить репутацию компании, если он напишет о задержке зарплаты, сорванной сделке или готовящихся сокращениях,» — уверен основатель компании Sidorin Lab Дмитрий Сидорин — «сейчас каждый сотрудник в социальной сети, указавший название своей компании, является носителем торговой марки».

Однако, заинтересованные в сохранении деловой репутации руководители интересуются не только постами о компании и селфи с рабочего места (на них по невнимательности нередко запечатлевают рабочую документацию), но и списками «друзей» и подписками подчиненных. Если в друзьях присутствуют сотрудники конкурирующих фирм и журналисты из профильных изданий, работник может попасть в «группу риска».

Немало подозрений вызывает и деловая переписка в мессенджерах. Так, руководитель компании «Мегаплан» Сергей Козлов предпочел закрыть доступ сотрудников к Telegram, чтобы «история общения и обсуждения оставалась в компании».

«Да, в конце прошлого года я был вынужден закрыть доступ к Telegram из офиса, чем вызвал волну негодования. Как и любой гендиректор, я хотел знать, чем заняты мои люди и есть ли проблемы в работе. Что я мог предложить? Только достойную замену. Поэтому поставил перед разработчиками задачу — сделать чат, в котором было бы не менее удобно общаться. Теперь обсуждаем задачи, не выходя из «Мегаплана», а история общения остается в компании» — заявляет Сергей Козлов.

Пряник: как избежать негативной реакции сотрудников

Далеко не все сотрудники готовы работать под постоянным контролем со стороны руководства. Наиболее негативно воспринимается желание отслеживать звонки с корпоративных сим-карт и переписку с рабочих компьютеров. Отечественные правозащитники считают подобное нарушением конституционных прав трудящихся и называют любую «офисную прослушку» незаконной. Однако, даже внедрение field management — систем может вызвать недовольство подчиненных.

Главным механизмом борьбы с негативной реакцией эксперты считают открытый и честный диалог с коллективом. «Желательно, конечно, провести анкетирование среди сотрудников и дать возможность им высказаться, чтобы точно понять, чем именно они не довольны», — советует Сергей Ожегов, коммерческий директор компания SearchInform.

Работники должны знать, какие механизмы контроля будут внедрены, и как это отразится на оценке их деятельности. Большинство руководителей считает, что сотрудники компании должны быть в курсе того, что за их работой наблюдают. Так они не смогут скомпрометировать себя случайно и успеют перестроить свою работу в соответствии с новыми требованиями.

«Как правило, сотрудники не любят нововведения, поэтому имеет смысл и материально заинтересовать их». — уверены создатели сервиса Planado. Один из возможных способов мотивации — проведение сертификации команд или офисов, которые соответствуют высоким стандартам работы и поддерживают их на протяжении долгого времени. Сотрудников-«чемпионов», которые показывают наиболее высокие результаты в работе с новой системой оценивания, можно наградить прибавкой к зарплате или премией. Важно объяснить подчиненным, что внедрение новых систем контроля рабочего процесса выгодно для них ничуть не меньше, чем для руководства. Если сотрудник справляется со своими задачами в срок, по результатам проверок он получит поощрение.

Для того, чтобы внедрение новых механизмов контроля рабочего процесса прошло «безболезненно» для коллектива, необходимо:

1. Заранее сообщить сотрудникам о введении новых методик оценки их деятельности. Рассказать, что именно будет анализировать электронная система (посещаемость, количество часов работы, использование рабочего компьютера и офисной техники для личных нужд, своевременность выполнения рабочих задач и т.д.). В идеале — провести общее собрание, посвященное только этому вопросу.
2. Объяснить, что нововведение принесет пользу не только руководству, но и коллективу (сотрудники, привыкшие прятаться за спинами коллег, перестанут «тормозить» работу команды, наиболее трудолюбивых и ответственных ждет награда).
3. Быть готовым неоднократно ответить на вопросы подчиненных о нововведении.
4. Разработать программы поощрения для сотрудников, демонстрирующих в новых условиях наибольшую производительность труда (премии и прибавки к заработной плате).
5. Повысить мотивацию работников, устраивая корпоративные соревнования между отделами и сотрудниками, занимающими одинаковые должности. Вознаграждать тех, кто продемонстрирует наилучшие результаты.

Автор:

Источник