Как и обещал в «песочничном» посте, рассказываю сейчас о своей актуальной системе записей в WorkFlowy (WF). Ни в коем случае не претендую на то, что она лучшая на свете и сразу всем подойдет. Просто рассказываю.

В «песочничном» посте речь шла о том, что разработчики ToDo-сервисов, по моему мнению, упускают шанс привлечь адептов за счет «историй успеха». Потыкавшись в хорошо описанные функции, пользователь может и не построить для себя приемлемую систему маркировки и придет к другому сервису.

Этот пост, в том числе, призыв поделиться своими историями успеха.

Зачем мне GTD-сервис?

Я его использую для планирования дня по работе, а также некоторых домашних дел. Специфика моей работы заключается в наличии нескольких параллельных проектов/задач по ним. Отдельные проекты являются краткосрочными, другие — долгосрочными.

GTD нужен, прежде всего, для составления списка дел на день, ну и своеобразного «пассивного» ремайндера, например, о днях рождения (пассивного = пока в него не зайдешь, он не напомнит).

Почему WF?

Мой выбор пал именно на этот сервис по той причине, что он в наибольшей степени похож на привычную и эффективную запись задач в ежедневниках/на листах бумаги. Здесь нет пяти-десяти вкладок вроде входящие задачи, личные задачи, стратегические задачи, уведомления и т.д. и т.п. Здесь простой лист бумаги.

Не буду здесь приводить описания функций WF, а также сравнение с другими персональными ToDo-сервисами. О первом можно получить представление за полчаса использования и просмотра туториалов; постов со сравнениями и так предостаточно.

Тезисы о ToDo-сервисах и не только

Очевидные для опытных пользователей, эти тезисы могут быть полезны начинающим.

Тезис 1. «Чем больше универсальность, тем меньше удобство», или «Сервисы, ориентированные на решение узких задач, обычно их решают лучше по сравнению с более универсальными сервисами». Для себя я пришел к выводу, что не существует одновременно универсального и удобного сервиса для хранения и использования всех типов информации. Чем больше разносторонних функций навешивается в сервис, тем большей становится сложность его использования.

Тезис 2. Не нужно использовать сервис в задачах, для решения которых он не приспособлен. Одна из больших моих глупостей, когда я еще искал универсальный сервис, был календарь дел в Evernote. Конечно, его там вести можно, но получается черте что.

Поэтому используйте ToDo-сервис по назначению — для планирования текущих задач. Мне кажется, неразумно его применять для фиксации подробных планов действий по проекту. Эти планы намного круче смотрятся с рисунками, таблицами, диаграммами Гантта и проч. Включение этих возможностей в сервис неизбежно влечет к снижению удобства его использования (см. тезис 1).

Тезис 3. Какой бы хитрой ни была система маркировки в ToDo-сервисе, у Вас вряд ли получится автоматически создавать хорошие планы на день.

Тезис 4. Если план на день сформирован, в него стоит добавлять только текущие задачи по мере поступления и не задумываться об изменении приоритетов стратегических задач. Это очень упрощает жизнь.

Собственно, неправильный подход, из которого родились тезисы 3 и 4, и был причиной фейла моего первого подхода к WF. После этого опыта я чуть было не забросил не только этот сервис, но и все ToDo-сервисы, и не вернулся к прежней «дедовской» системе записей.

Тезис 5. В основу группировки в WF удобнее укладывать не проекты, а статусы, т.е. приоритет, отложенные, назначенные на сегодня. Этот тезис, скорее, относится к вопросам удобства и привычки.

Алгоритм записи в WF

Довольно теории, непосредственно к практике. Вот мой шаблон WF

Здесь следующие обозначения:

• TODAY — основной лист со списком дел на сегодня;
• LIST — запланированные дела по работе;
• 07.11.13 (DONE) — список выполненных дел по работе;
• 07.11.13 (PERSONAL) — список выполненных личных дел;
• PERIODIC — список задач, которые возникают периодически;
• TASKS — задачи без срока; P1-P3 — приоритет;
• SUSPENDED — задачи с определенным сроком, т.е. которые необходимо делать в определенный день;
• PERSONAL — список личных дел; HP1-HP3 — приоритет;
• CALENDAR — календарь-напоминалка;
• PROJECTS — необязательный список текущих проектов и соответствующих тегов;
• ARCHIVE — угадайте :)

Личные дела (PERSONAL, CALENDAR) в дальнейшем не рассматриваются, т.к. алгоритмы работы с ними те же, что и с рабочими заметками.

Основные компоненты алгоритма

1. При вводе или переносе задач используются следующие теги (начинаются с #):

• каждой задаче присваивается тег проекта (например, #fireshow);
• задачам с датой реализации присваивается тег даты (например, #07.11);
• задачам без даты, но с приоритетом, присваивается тег приоритета (например, #p1);
• регулярным задачам присваивается соответствующий тег (например, #th[ursday], #07);

2. Если нужно составить план на 7 ноября, выполняется следующий запрос "#th OR Today OR #07 OR #0711 OR #P".
Результат запроса — на картинке.

Здесь:

• TODAY в запросе нужно, чтобы иметь возможность впоследствии переносить в этот список задачи;
• OR обязательно заглавными буквами;
• #p критично писать последним. Это полезный баг WF, который позволяет отбирать все записи с тегом, начинающимся на #p. Служба поддержки подтвердила, что это баг и WF не поддерживает регулярные выражения, обозначающие любые символы или набор символов. Если написать его не последним, то будут найдены только записи, отмеченные тегом #p, но не #p1, #p2 и т.д.

3. На странице с результатами фильтра сначала в TODAY/LIST перетаскиваются задачи с соответствующей датой и периодические задачи; потом добираются задачи без определенной даты. Если источником задачи является PERIODIC, CALENDAR, то соответствующая задача значала дублируется и перетаскивается клон.

4. В течение дня работаем только с TODAY! Текущие задачи сразу добавляются в LIST. По мере работы задачи из LIST переносятся в DONE и отмечаются как выполненные. Если до конца дня часть задач не сделана, их записи возвращаются в соответствующие категории. Вот вид WF на конец дня в случае выполнения всех задач.

5. После завершения дня 07.11.13 (DONE) и 07.11.13 (PERSONAL) перетаскиваются в ARCHIVE. В архиве можно быстро потом поднять выполненные задачи по конкретному числу и проекту. В записи TODAY формируются подзаписи с актуальной датой.

Вот, в принципе, и все основы. Напоследок несколько советов.

Полезные советы по workflowy

1. Очень много функций назначено на горячие клавиши клавиатуры, их удобно использовать.
2. В поиске можно использовать логические операторы (по крайней мере, AND, OR), только их нужно писать заглавными буквами.
3. Инструмент избранных страниц (ctrl+shift+*) и быстрое переключение между ними (ctrl+;).
4. Пишите в техпомощь, они стабильно отвечают.

Автор: VermilionRu

Источник