Привет, Хабр. Я Никита Анчутин, CTO Doubletapp. В этой статье я расскажу о том, как мы создали DTIS – CRM-систему для управление студией разработки. 

Этот текст будет полезен тем, кто уперся в ограничения таблиц и разрозненных инструментов и думает, стоит ли идти в кастомную разработку. 

Как все начиналось

Семь лет назад мы решили разработать кастомную CRM-систему для управления ресурсами. Когда мы начинали этот проект, любой управленческий вопрос – «какая маржа по проекту?», «во сколько часов оценили проект?», «зарабатываем ли мы на клиенте?» – превращался в квест. Ответы приходилось искать в гугл-таблицах и таск-трекерах. Нужно было открыть два документа, задать три вопроса менеджеру и пять – бухгалтеру. 

До определенного момента это работало. Но когда количество клиентов и проектов стало увеличиваться, а команда расширяться, инфраструктура «таблица + таск-трекер + человеческая память» стала неэффективной. Мы видели, как мы тратим время на бюрократию вместо развития, как менеджеры считают часы вручную, а финансовый отдел перепроверяет данные за другими. В тот момент стало очевидно: либо мы строим собственную систему, которая будет работать на нас, либо будем бесконечно обслуживать хаос. 

Так появилась DTIS – Doubletapp Information System. 

В этом тексте я расскажу о том, как наша внутренняя CRM развивалась и масштабировалась вместе с компанией. 

Содержание

• Контекст и проблема

• MVP: автоматизация финансов и проектной экономики

• Перезапуск и технологическое обновление

• Переход к юнит-экономике

• Сервис временных ссылок для передачи конфиденциальных данных

• Разделы для поддержки корпоративной культуры

• Следующий этап: система уведомлений

• Результаты

Контекст и проблема

В 2019 году мы использовали для работы популярные и не связанные между собой инструменты – Google-таблицы, Яндекс Календарь, внутренние вики-страницы, трекер времени, а выручку и зарплаты сотрудников считали вручную.

Уже тогда это приводило к системным ограничениям:

• было сложно контролировать доходы и расходы;

• отсутствовала прозрачная аналитика по маржинальности проектов;

• было трудно оценивать эффективность менеджеров и качество работы с клиентами;

• долгосрочное финансовое планирование строилось на неполных данных;

• значительное время уходило на бюрократию и ручные расчеты.

Мы сформировали перечень проблем, описали требования к системе, приоритизировали функциональность и протестировали рыночные решения. Ни одна из CRM не покрывала специфику процессов студии.

Было принято решение разрабатывать собственную систему – DTIS (Doubletapp Information System).

MVP: автоматизация финансов и проектной экономики (2020)

MVP CRM-системы появилось в 2020 году. В первой версии были реализованы два ключевых блока:

1. Учёт и автоматизация финансовых операций – для сотрудников и руководства.

2. Подсчёт оборота и маржи по каждому проекту и клиенту – для руководителей, финдиректора и совета директоров.

В результате внедрения нам удалось: 

• отказаться  от ручных расчетов;

• сократить административные трудозатраты с нескольких дней до ~2 часов в месяц.

Также в середине 2020 года команда увеличилась в 1,5 раза, с помощью DT IS нам удалось нанимать и эффективно онбордить сотрудников без расширения административной команды. 

Система стала базовой управленческой инфраструктурой.

Перезапуск и технологическое обновление (2021)

В 2021 году мы решили расширить функциональность, добавить собственный трекер рабочего времени, усовершенствовать мобильную версию, внедрить формы отчетов для руководителей, HR и финотдела.

CRM была полностью переработана:

• переписан фронтенд;

• обновлены мобильные приложения;

• разработан собственный трекер времени вместо стороннего решения;

• внедрены новые формы отчетности для разных ролей.

Гибкая ролевая модель CRM 

Система поддерживает распределение прав и функций:

• Сотрудники – трекинг времени, оформление выплат.

• HR – кадровые изменения, онбординг.

• Руководители – анализ загрузки и эффективности.

• Финансовый отдел – расчёт зарплат, отпускных, больничных, формирование отчетности.

• Менеджеры – учёт проектов, задач, статей затрат, контроль эпиков.

Так как изначально DT IS была продуктом «для своих», то и развитие системы шло на основе обратной связи от сотрудников. 

По запросу коллег, работающих по вечерам, появилась темная тема. 

Переход к юнит-экономике (2024)

В 2024 году в Doubletapp появились бизнес-направления с собственной юнит-экономикой: мы выделили руководителей юнитов и их команды, а финансовая часть – бюджеты, зарплаты, сотрудники . Вместе с изменениями оргструктуры 

После реформы управления компания начала внедрение юнит-экономики. DTIS была доработана для комфортной и частично автономной работы бизнес-юнитов.

Что изменилось

• Все задачи привязаны к бизнес-юнитам

• Сотрудники трекают время по направлениям

• CRM автоматически классифицирует клиентские запросы

• Экономика проекта фиксируется после согласования бюджета

Это позволило:

• считать эффективность не только проектов, но и направлений;

• видеть вклад кросс-функциональных команд (например, маркетинга).

Финансовая модель

Ключевой блок изменений после появления в компании нескольких направлений – бизнес-юнитов, ими стали финансовые отчеты. Они учитывают:

• Прямые и косвенные расходы,

• Налоговую нагрузку,

• Показатели по каждому юниту.

Трекер рабочего времени также был переработан для корректного расчета показателей на уровне юнитов.

При этом пользовательский интерфейс для большинства сотрудников практически не изменился – обновления реализованы на уровне логики системы.

Новые финансовые разделы

• «Доходы» – учёт поступлений от клиентов.

• «Переводы» – контроль внутренних перемещений средств.

Добавление записей стало быстрее и прозрачнее, без необходимости использовать сторонние инструменты.

Расширение схем оплаты

Раньше все сотрудники Doubletapp были на почасовой оплате, соответственно в DT IS поддерживалась только почасовая модель.

В обновлённой версии мы добавили поддержку сотрудников с фиксированным окладом. В системе появились: 

• новая логика расчета отпускных и больничных;

• статус оплаты в карточке сотрудника;

• поддержка смешанных моделей занятости.

Это сделало систему применимой не только для проектной, но и для штатной структуры.

Расширенная отчётность для менеджеров

Были доработаны инструменты аналитики:

• отчёты по задачам (исполнители, грейды, часы, распределение нагрузки);

• отчёты по эпикам (агрегированные клиентские фичи).

Это позволяет:

• сравнивать оценку и фактические трудозатраты;

• вовремя выявлять превышение бюджета;

• планировать ресурсы по крупным функциональным блокам;

• делиться прозрачной аналитикой с заказчиком.

Сервис временных ссылок для передачи конфиденциальных данных

Еще одна кастомная разработка, необходимая для безопасности и снижения рисков утечек важной информации – сервис временных ссылок. О нем мы подробно рассказывали в посте. 

Функциональность сервиса включает в себя:

• создание защищенной ссылки с ограниченным сроком действия;

• доступ только для авторизованных пользователей;

• автоматическое удаление после истечения срока;

• управление уровнем доступа.

Решение позволило отказаться от передачи паролей и токенов через мессенджеры, минимизировав риск компрометации данных.

Разделы для поддержки корпоративной культуры

DTIS – это не только операционная система, но и инструмент внутренней коммуникации. Она позволяет новым сотрудникам быстро вливаться в процессы компании, а также поддерживать связь с коллегами, несмотря на то, что они живут в разных уголках планеты.

Справочник сотрудников

Коллеги из других городов и отделов – больше не просто аватарки, а реальные люди. Можно зайти в профиль каждого и узнать всю необходимую для коммуникации информацию о коллеге.

Справочник содержит: 

• Контакты для связи – почта, телефон, ссылки на соцсети,

• Информацию о хобби, интересах и развлечениях.

• Ссылки на GitHub и другие площадки, 

• Ссылки на портфолио.

Для финансового отдела и юристов в профиле каждого сотрудника хранятся реквизиты для оплаты, подписанный договор NDA, трудовой договор и другие необходимые документы. 

Система благодарностей «Спасибо»

У нас есть инструмент для нематериальной мотивации внутри команд: внутри сервиса можно выбрать любого сотрудника компании и поблагодарить его. Самые отзывчивые и активные коллеги не только отображаются на своеобразной доске почета в DTIS, но и получают минутку славы на ежемесячном общекомандном стриме, где мы подводим итоги месяца.

Следующий этап: система уведомлений

Планируется внедрение встроенного центра уведомлений:

• автоматические напоминания (например, о трекинге часов или запросе зарплаты);

• системные оповещения;

• уведомления о полученных «спасибо»;

• ручные рассылки по всей компании или по отдельным юнитам.

Уведомления будут отображаться в интерфейсе CRM с отметкой о времени и статусе прочтения.

Цель – централизовать коммуникации и снизить нагрузку на внешние мессенджеры.

Результаты

DTIS стала единой системой для ключевых процессов компании:

• трекинг времени,

• финансовый учёт,

• документооборот,

• расчёт выплат,

• передача конфиденциальных данных,

• внутренняя мотивация.

Итог

В отличие от коробочных решений, DTIS полностью адаптирована под реальные процессы Doubletapp. Система развивается итеративно, на основе практики и обратной связи команды.

Это управленческая инфраструктура, которая:

• масштабируется вместе с бизнесом,

• поддерживает новые модели экономики,

• не требует компромисса между удобством и безопасностью,

• остаётся гибкой при росте компании и усложнении процессов.

Заключение 

Сегодня я смотрю на то, как работает компания, и понимаю, что мы больше не гадаем, сколько стоит проект – мы это знаем.  Мы не выясняем неделями, где потерялись часы – они прозрачны. Мы не пересылаем пароли в мессенджерах и не надеемся, что пронесёт. DTIS не просто автоматизировала процессы. Она изменила качество управленческих решений.

Для меня как технического директора самое ценное – это предсказуемость и управляемость. Возможность масштабировать бизнес без страха, что система не выдержит. Возможность внедрять юнит-экономику и не перестраивать всё с нуля. Возможность добавлять новые модели оплаты, новые отчёты, новые механики – без разрушения существующего фундамента.

Я прошёл через этап, когда каждый рост компании усиливал хаос. Сейчас каждое изменение – повод доработать систему под себя и сделать ее более совершенной. Безусловно, на рынке достаточно коробочных решений под разные задачи, но для нас кастомная CRM стала отличным решением, позволяющим Doubletapp гибко строить процессы, не теряя деньги и драгоценное время.

И это, пожалуй, главное достижение DTIS – она перестала быть просто CRM. Она стала частью архитектуры бизнеса.