В Agile есть прекрасная штука, которая называется Daily Standup, или «Ежедневный стендап». Короткая ежедневная встреча команды, во время которой каждый сотрудник делится своими достижениями, планами и затруднениями. Эти встречи позволяют держать руку на пульсе процессов и решать возникшие трудности быстро, а также не терять фокус на текущей работе. Меня зовут Виталий, я руководитель компании «Софтонит» и хочу рассказать в этой статье о том, с какими проблемами мы столкнулись при внедрении в команде стендапов (хотя, казалось бы, что в этом сложного), и о том, как мы их решили. Получилось, на мой взгляд, достаточно просто, красиво и функционально.

Начало пути

Уже более 10 лет наша команда занимается разработкой ПО для автоматизации IT‑специалистов. Решение называется Управление IT‑отделом 8. Осенью 2021 года мы решили внедрить методологию Agile в свою повседневную деятельность. Часто поступаем так, что берем что‑то, чего нам не хватает в работе, и автоматизируем это для себя, а потом масштабируем и предоставляем нашим клиентам функционал, который обкатали на себе и улучшили в процессе тестовой эксплуатации. Этот раз не стал исключением, и одной из первых практик Agile, которую мы решили применять, оказался ежедневный стендап — это короткая встреча, позволяющая каждому участнику поделиться результатами предыдущего дня, планами на сегодняшний день и обозначить возникающие трудности.

Первые шаги

Мы начинали проводить стендапы офлайн. Наша небольшая команда собиралась в кабинете и каждый участник отвечал на три вопроса:

• Что было сделано?

• Какие планы на сегодня?

• Есть ли препятствия?

Встречи оказались полезными, но спустя время, стало заметно, что мы что‑то делаем не так. Не нравилась продолжительность этих встреч — около 30–40 минут ежедневно. Для рабочего процесса, на мой взгляд, это много. Основная причина заключалась в том, что каждый член команды вынужден был тратить время на вспоминание выполненных задач и формировать планы на предстоящий день прямо на встрече.

Самое интересное, у нас небольшой коллектив и было так долго, а как проходят стендапы в больших командах, я даже не представляю. Предполагаю, что от длительности и бестолковости таких дейликов у многих подгорает ))) Если у кого‑то из читателей есть что сказать по этому поводу, напишите в комментариях про ваш опыт и нюансы. Интересно будет почитать.

Поиск решения

В какой‑то момент чтобы минимизировать потери времени и повысить эффективность, мы приняли решение перейти на онлайн‑встречи и разработать инструмент для ведения стендапов. Как я уже упоминал, мы ведем разработку ПО для ИТ‑специалистов и решили сначала автоматизировать себя, а потом уже предложить этот функционал нашим клиентам с учетом трудностей с которыми столкнемся.

Наша цель: все должно быть просто и визуально не перегружено. Плюс, не должно тратиться много времени на дейли стендап.

Реализация

К июлю 2022 года в нашем решении «Управление IT‑отделом 8» была создана подсистема Agile, включающая механизм ежедневных стендапов. Первая редакция оказалась удачной, и мы особо ничего не меняли. Простой дизайн и несложное заполнение:

Суть нововведения заключалась в следующем: перед началом каждого стендапа скрам‑мастер создает встречу (или тот кто первый из команды решил это сделать), где участники записывают на виртуальных стикерах:

• Что сделали накануне («Что сделал»).

• Что планируется сделать сегодня («Что буду делать»).

• Какие проблемы возникли («Что мешает»).

Формат встреч

Но инструмент сам по себе на самом деле ничего не дает. Нужно обсудить формат, как будет проводиться, заполняться и что можно, а что нельзя. Сначала обсудим схему, как мы задумывали:

• Выбрали время проведения — 10:00.

• Каждый пользователь заполняет карточки в любое удобное время до 10. Это может быть вечер предыдущего дня, или с 9 до 10 перед дейли.

• За 5 минут до начала встречи скрам‑мастер создает ссылку на Zoom, чтобы участники могли подключиться заранее и обсудить отвлеченные темы

• Далее самое главное: обсуждаются только вопросы, указанные в карточках. Забыл что‑то и не указал? Значит будешь искать того, кто тебе поможет уже после дейли, или после созвона можешь попросить кого‑то нужного тебе остаться.

• Если нужен кто‑то конкретный для обсуждения каких‑то вопросов, но в целом команда не нужна, остаешься с ним на созвоне после дейли, либо договариваешься на какое‑то время созвониться или встретиться во время проведения дейли.

Стало гораздо лучше. Дейли‑митинги стали четкими, но появились свои нюансы:

• Созвон за 5 минут обычно не создавался. Часто некогда разговаривать. Лично я, как руководитель, считаю что это нужно делать. Прийти в понедельник и обсудить как прошли выходные за эти 5 минут. Вроде бы мелочь, но такие моменты сближают членов команды, делают атмосферу приятной.

• Иногда кого‑то заносило и начиналось словоблудие. В процессе было решено, что скрам‑мастер отвечает за соблюдение регламента и если кто‑то вдруг решил не соблюдать правило обсуждения только того, что указано в карточках, а обсудить что‑то еще, или углубиться в тему чего‑то и это точно можно вынести за рамки дейли и пригласить конкретных членов команды, то скрам‑мастер это контролирует.

• На стикере надо писать по каждой задаче прогресс от 0 до 100. Это относительно новое правило, которое появилось у нас в этом году. Оказалось нужным для того, чтобы если кто‑то застрял и в течении длительного времени процент не двигается, можно было этот вопрос поднять отдельно. Ну и против злоупотреблений. Если ты пишешь три дня подряд один и тот же процент (или минимальное увеличение) и нет внятного объяснения, то появляются вопросики. Это также дисциплинирует участников и повышает их ответственность за выполнение задач.

Результат изменений

Теперь о том, что стало после изменений в самом формате проведения…

Переход на новые рельсы и жесткий регламент привел к значительному снижению временных затрат. Вместо прежних длительных обсуждений, теперь встречи занимают всего 5–10 минут. Причем 10 минут — это максимум.

Почему произошло такое сокращение времени?

Причины успеха:

1. Нет необходимости запоминать. Каждый участник заранее готовит отчет, заполняя соответствующие поля в инструменте. Таким образом, не приходится тратить время на припоминание сделанного или планируемого.

2. Детальная информация доступна сразу. Во время доклада не нужно подробно рассказывать обо всех аспектах своей деятельности, поскольку остальные участники видят полную картину на экране. Достаточно озвучить лишь ключевые моменты.

3. Проблемы рассматриваются целенаправленно. Предварительно просмотрев отчеты, скрам‑мастер может решить некоторые вопросы отдельно, вовлекая только заинтересованных лиц. Остальным же участникам не придется отвлекаться на обсуждение вопросов, не относящихся к ним лично.

4. Оптимальная трата времени. Часто daily meeting превращают в длительные планерки, обсуждение проблем вообще не связанных с целью таких митингов. Для многих сотрудников это пытка, когда это мероприятие скатывается в ту сторону, где твое присутствие вообще не нужно. Этот момент раздражает людей. Если время сократить и оставить только «концентрат» беседы, то это даже становится интересно.

Дополнительные преимущества

Помимо сокращения времени на встречи, мы обнаружили еще ряд положительных сторон нового подхода:

1. Улучшенное планирование: Структура отчета помогает участникам четче структурировать свои рабочие дни.

2. Доступность старых записей: Заполненные ранее стендапы остаются доступными для последующего изучения, позволяя повторно обратиться к полезным ресурсам, тикетам и другой важной информации.

Может показаться, что это мелочи, но на практике они оказываются очень полезными.

Дальнейшее развитие

В этом году стал инициатором добавления еще одной интересной возможности — заполнения ежедневных стендапов через Telegram‑бота. Я подумал, что было бы удобно заполнять отчеты в те моменты, когда есть под рукой телефон и свободное время, или когда нет желания открывать рабочую программу.

Предложил команде эту доработку, и вместе с коллегами решили реализовать.

Поскольку стендапы традиционно проходят в начале рабочего дня, многие сотрудники сталкиваются с необходимостью спешно заполнять стикеры (и я в том числе). Едва успев прийти на работу надо открыть программу, найти нужный стендап и заполнить его своими карточками. С появлением бота этот процесс упростился: теперь любой сотрудник может внести данные заблаговременно, находясь в дороге или дома.

Как это работает на практике?

Представим ситуацию: пришли на работу, торопливо вводим данные стендапа на компьютере и рискуем забыть что‑то важное. Либо делаем это в последний момент.

С ботом всё стало иначе! Заходя в метро или сидя в машине, можно легко взаимодействовать с Telegram‑ботом:

Отправляем команду «стендап» своему боту.

Бот предлагает варианты действий: «Просмотреть стендап», «Создать стендап».

Допустим, выбираем вариант «Заполнить на завтра». Тогда бот последовательно запрашивает информацию:

• Что вы делали вчера? (например, «Совещание с руководителями отдела маркетинга»).

• Какие задачи планируете выполнить сегодня? (например, «Встреча с клиентом «Инвест Рус» (13:00)»).

• Есть ли препятствия? (можно пропустить, если затруднений нет).

После завершения внесения данных, ваши заметки будут сохранены в базе и отображены в самом стендапе:

И вот что получается в программе:

Таким образом, задача выполнена, и можно уверенно приступать к рабочему дню, зная, что уже всё подготовили к участию в стендапе.

Дальше напрашивается доработка, которая позволит боту напоминать о том, что надо бы заполнить дейли, если он не добавлен, скажем, в 9:50. Но тут, конечно, вопрос. Нужно ли это? И без этого оно работает отлично. Не знаю, как у остальных, но лично у меня в Telegram для 95% всех ботов / чатов отключены уведомления :) Добавлять лишнюю надоедливую штуку — такое… Кстати, для желающих есть возможность доработать Telegram‑бота самостоятельно.

Вместо заключения

Конечно, ты читатель можешь сказать: «Фи, тоже мне… Кого можно удивить Telegram‑ботом или стендапом в 2025-м? Бери, да хоть в Google Docs заполняй и будет тебе счастье», и будешь абсолютно прав! Эти задачи можно решить совершенно по разному. Однако «Управление IT‑отделом 8» — это не просто инструмент для стендапов, это комплексное решение, которое включает в себя управление спринтами, задачами, правилами событий (автоматизация), ретроспективами, учет оборудования и многое другое. Наше решение разработано специально для IT‑отделов и учитывает все особенности их работы. Подробнее ознакомиться с возможностями решения можно на нашем сайте. Рекомендуем также запросить демо‑версию, чтобы изучить все функции и возможности

P. S. Дополнительно было бы интересно узнать про опыт проведения стендапов / ретро и прочих активностей Agile в других компаниях. Это интересная тема. Всё ли мы учли или есть еще какие‑то моменты, которые надо бы добавить? Давайте обсудим в комментариях.