В сети присутствует огромное количество публикаций репортажами с выставок — CES, NAB, CeBIT и других. Но информации, как стать участником, а не посетителем выставки, мало. Когда примерно год назад у нас сформировалась идея об участии на выставке CSTB, информацию пришлось собирать по крупицам. Очевидных вещей вроде «ваш стенд должен быть информативен» было полно, действительно полезной информации — мало. Сейчас, завершая подготовку уже к третьей выставке, хочу поделиться опытом участия с практической стороны с теми, кто думает об участии первый раз.

Предвижу вопросы: зачем IT-компаниям, которые в большинстве случаев не создают продукт, который «можно потрогать», делать стенд на выставках? Традиционные ответы известны: среди посетителей выставки множество потенциальных клиентов, формат выставок располагает к созданию деловых связей, имидж. Однако, я бы не хотел углубляться в этот вопрос. Будем считать, что решение «выставиться» принято, выбрана также и сама выставка.

Совсем кратко расскажу тем, как выглядит выставка,. Большой павильон (тысячи квадратных метров) разделен на множество небольших участков, на каждом из них сконструирован стенд. Стенд может занимать 5 кв.м. и иметь две стены-перегородки и стул, а может представлять собой нечто вроде небольшого двухэтажного коттеджа :) На стенде работают люди, которые рассказывают и/или показывают что-то посетителям. Посетители свободно (хаотично или по запланированному маршруту) перемещаются от стенда к стенду, собирают промо-материалы (часто), обмениваются визитками (реже) и общаются с людьми на стенде (еще реже).

NAB Show, фото dcinemak.com

Итак, что следует делать, чтобы ваша подготовка к участию на выставке прошла успешно.

Ответственный за подготовку и участие

Участие, особенно в первый раз, дело достаточно сложное, вопросов возникает огромное количество (от количества розеток 220В на стенде до заказа трансфера из эаропорта в гостиницу), а график очень жесткий (организаторы вас ждать не будут). Обязательно должен быть человек, который отвечает за вашу подготовку к выставке, контролирует ситуацию в целом и имеет полномочия подгонять остальных членов команды. Я не рекомендую возлагать эти обязанности на руководителя того проекта, который будет представляться — у него будет и так много забот по доводке проекта до необходимой кондиции. Поэтому техническую сторону организации участия лучше возложить на другого сотрудника.
В задачи ответственного будет входить: оформление документов для участия, общение с организаторами, бронирование гостиниц и покупка билетов (если выставка не в вашем городе), составление списков нужных для участия вещей, постоянная координация работы команды и многое другое.

Связь с организаторами

Ответственный за организацию должен как можно быстрее выяснить самые важные вопросы: свободные места на выставке, стоимость участия и других услуг, крайние сроки отправки заявки на участие, получить договор участия, выяснить возможности оперативной полиграфии на месте выставки, доступные гостиницы и т.п.

К сожалению, ваша подготовка может окончиться на этом этапе: из-за отсутствия свободных мест в выставочном павильоне (на крупных выставках за несколько месяцев до начала все уже выкуплено) или из-за стоимости участия (к примеру, на IBC минимальный стенд обойдется в 10 тыс. евро).

Изучайте договор с организаторами самым внимательным образом, особенно требования и регламент поведения участников выставки. В договоре будут указаны ограничения (например, запрет оставлять пустой стенд в рабочее время, покидать выставку до закрытия, распространять промо-материалы без согласия организаторов и т.п.) и, самое важное, штрафы за нарушения.

Обязательно подпишитесь на новостную рассылку выставки, и это стоит сделать не только ответственному за подготовку, но и всем активным участникам процесса.

Описание компании или продукта

Вам будет необходимо сделать текстовое описание того, что вы будете представлять. Организаторы выставки потребуют:

• Название компании или продукта (обычно допустимо маркетинговое название, оно не обязательно должно быть официально зарегистрировано), которое будет вывешено над стендом, написано в каталоге участников, карте-схеме павильона и в других материалах выставки.
• Короткий текст про вас (или даже несколько текстов, от 30 до 300 слов), который будет размещаться в каталогах, описании участников и т.п.

Составление текстов — это не задача ответственного за организацию, а задача для маркетологов, продакт-менеджеров и т.д. Скорее всего, у вашего продукта уже есть описание, но не спешите использовать его «как есть». Если продукт узкоспециализированный, а выставка охватывает широкую сферу индустрии (что обычно и бывает), сделайте адаптацию описания для широких народных масс.

Стенд

Переходим к центральному элементу нашего участия — стенду. Если вы первый раз участвуете в выставке, я бы рекомендовал ограничиться стендом минимального размера и самой простой конструкции (2 или 3 стены-перегородки). Если у нас только софт, то организовывать витрины или шоу-рум нам не нужно.

Пример простого стенда, изображение NAB show

По возможности, выберите размещение стенда поближе к главных проходам, входу в павильон, входу в конференц-залы или хотя бы поближе к стендам крупных компаний (организаторы высылают схему размещения, на которой обычно подписаны участники). Стратегически верно также расположиться около coffee corner, если такой есть. Трафик — это всегда трафик.

Выбрав стенд, точно выясните у организаторов, что вам полагается на этом стенде:

• мебель (стулья, стол, стойка/front desk) и ее количество
• освещение (точечная подсветка)
• электрические розетки и их количество
• интернет?
• мусорная корзина?
• ежедневная уборка?

Если чего-то из списка не хватает, то рекомендую это оплатить и заказать (цены вас могут шокировать). Кроме перечисленного выше, обычно дополнительно можно заказать: стуля/столы, сетевой фильтр-пилот, подставку для буклетов, кулер, кофемашину, стеллажи, вешалку для одежды и т.п. — это все уже на ваше усмотрение. Конечно, вы можете привезти и свое оборудование на стенд — согласовав с организаторами ввоз (в прочем, это может получиться еще дороже).
Полагаться на бесплатный интернет через wifi или мобильный интернет в павильоне не стоит — большое скопление народа может вызвать его перегрузку и отказ в самый неподходящий момент. Если для демонстрации продукта интернет вам необходим — то закажите его отдельно.

Оформление стенда

Можно и нужно заказать (у организаторов) широкоформатную печать на стенах стенда, на лицевой панели front desk — это недорого и практично. Короткий, хорошо читающийся текст или несколько «ключевых слов» помогут вам привлечь потенциальных клиентов. Никто из посетителей не будет обходить все стенды и спрашивать: «а чем вы занимаетесь?» (хотя складывается ощущение, что некоторые участники выставок на это надеются).
Запросите у организаторов трехмерное изображение того, как будет выглядеть ваш стенд и экспериментируйте с дизайном. Проверьте, как будет выглядеть дизайн стенда, если на нем будет стоять несколько человек, не будут ли они закрывать собой что-то важное? Будет ли название продукта заметно издалека?

Сооружение стенда

Так как стенд выбран самый простейший, сооружением займутся организаторы. Перед началом выставки к вашему приходу стенд будет готов к работе.

Раздаточные материалы

Раздаточные материалы — это все то, что вы на вашем стенде раздаете посетителям. Раздаете по двум причинам:

• чтобы о вас вспомнили после выставки
• чтобы вспомнили не только ваше название, но что вы делаете и чем можете быть полезны

Обычно «раздатку» делят на информационную (обычно — бумажную, эпоха CD/DVD отошла) и промо (всякие полезные и бесполезные брендированные сувениры). Буду говорить только про информационную, т.к. промоштуки явно опциональны и их эффективность неоднозначна.
Минимально нужно иметь два типа раздаточных материалов: визитки и флаеры/листовки/буклеты.
В качестве визитки используются или обычные рабочие визитки (имя сотрудника и личные email и телефон), или корпоративные визитки, на которых указывается только название компании и общая почта и телефон.
Помимо визиток, должна быть хотя бы листовка небольшого формата (A5, ⅓ A4 и т.п.), в которой вы можете что-то написать о себе. Обычная ситуация, когда кипа притащенных с выставки материалов в спокойной обстановке изучается в свободное время. По одной визитке будет очень сложно вспомнить, кто вы, чем занимаетесь и зачем эту визитку вообще притащили с выставки. Усердствовать с созданием многостраничных фолиантов не стоит, посетителям это будет тяжело носить и ваш труд будет выкинут.

Сколько печатать раздаточных материалов

К сожалению, у меня нет данных по отношению количества посетителей, получивших раздатку к числу прошедших мимо стенда, или отношению посетивших выставку к посетившим наш стенд. Но это число не очень велико. Для небольшого стенда (пока еще) малоизвестной компании стоит ориентироваться примерно на 100-150 комплектов раздатки в 1 выставочный день для крупной выставки (если не были организованы какие-то дополнительные мероприятия по привлечению посетителей). Заранее узнайте, есть ли возможность оперативной полиграфии на выставке. Ну и привезти больше и не раздать — это лучше, чем привезти меньше и испытывать нехватку.

Подготовка стендистов

Стендист (человек, работающий на стенде) — это «лицо компании» на выставке. Поэтому важно, чтобы он не только обменялся контактами с посетителем, но и произвел в целом хорошее впечатление. В общем, это должен быть человек, который:

• способен свободно общаться с незнакомыми людьми (интровертов вычеркиваем);
• умеет уверенно рассказать про компанию или продукты (хотя бы по заранее выученному тексту и без технических подробностей — но с чувством, толком, расстановкой);
• достаточно крепок здоровьем, чтобы выдержать почти весь день на ногах и в разговорах.

Стендистки, фото efem.com.ua

Два стендиста — это самый минимум, так как есть возможность подменить друг друга. Для них обязательно должен быть заранее подготовлен текст с рассказом о компании и т.п., желательно в двух вариантах — кратком и более развернутом. Знать технические подробности вашего продукта не обязательно. Наша практика показала, что большинству посетителей это не очень интересно, важнее получить презентацию или демо, рассчитать на месте стоимость (если она не фиксирована), возможные варианты сотрудничества и подобные «коммерческие» вопросы.
Дополнительно к тексту, вы можете подготовить презентацию продукта и показывать ее на экране телевизора (заранее побеспокойтесь арендовать его) или планшета (в этом случае позаботьтесь о зарядных устройствах).
На рынке есть достаточно обширное предложение услуг профессиональных стендистов, однако ими мы так и не воспользовались — отправились работать на стенд сами, и об этом не пожалели.

Бесплатные плюшки

Организаторы выставки предлагают много дополнительных платных услуг: реклама, участие в конференции в роли спикера, спонсирование разных мероприятий во время выставки, бронирование гостиниц и т.п. Скорее всего, в рассылке от организаторов вас завалят подобными предложениями. Читайте вмательно, т.к. часто есть предложения попиарить вас бесплатно: например, 15-ти минутная презентация нового продукта перед большой аудиторией или интервью для журнала. Но такие предложения всегда ограничены и надо успеть в них вписаться — желающих много.
Также участникам часто выдают пригласительные на разные мероприятия — от неких спонированных семинаров (скука) до экскурсий по городу и вечеринок с бесплатным алкоголем :) Постарайтесь не пропустить.

Пригласите потенциальных клиентов

Не забудьте пригласить ваших потенциальных клиентов и просто партнеров посетить ваш стенд. Короткое письмо с указанием того, что будете представлять (не забудьте указать номер стенда) — вполне сложившаяся практика в таких ситуациях. Длина же самого списка рассылки зависит только от вашего отношения к спаму.

Итак, основная подготовка к выставке на этом заканчивается. Дополнения и комментарии приветствуются, а продолжение про само участие в выставке планируется в следующей части статьи.

Автор: whisk

Источник