Практика аутсорсинга применяется во многих сферах информационных технологий. Мы привыкли пользоваться предоставляемыми каналами связи, многие компании арендуют сервера или виртуальные платформы у хостинг-провайдеров, так почему же не передать на аутсорсинг и печать?

На первый взгляд кажется, что печать – это очень простая процедура. Казалось бы, краситель наносится на бумагу – достаточно посчитать стоимость бумаги и стоимость чернил, и получится стоимость отпечатка. Однако, как отмечает в своих материалах компания HP, «до 90% расходов на печать являются скрытыми». Понятно, что показатель в 90% сильно завышен, но сама идея действительно интересна – а что если оценить косвенные расходы, связанные с печатью?

К тому же, недавно на глаза попалась брошюра Kyocera, в которой приводятся оценки загрузки принтеров и МФУ в течение дня, графики обновления и списания, а также многие другие любопытные таблицы, так или иначе доказывающие преимущества услуг печати от поставщика. На самом деле все это имеет смысл, и большинство компаний даже представления не имеет, сколько в реальности стоит для них печать в офисах и прочих подразделениях. Чтобы удовлетворить потребность подобных заказчиков в оптимизации затрат на печать, производители и системные интеграторы стали предлагать услуги по управлению печатью, носящие на западе название MDS (Managed Document Services) или, иначе – покопийная печать.
Все это наводит на мысли…и как минимум в голову сразу приходят следующие позиции:
• Рабочее время администратора
• Ремонт и обслуживание оборудование
• Неэкономичная печать сотрудниками
• Перепечатывание документов из-за низкого качества (в случае заправки)
• Несанкционированная печать личных документов сотрудниками
• Излишняя печать в цвете (при отсутствии такой необходимости)
• Печать документов, которые ни к чему печатать (электронная почта, брошюры)

Какие выгоды?
При первом приближении, выгоды от применения MDS очевидны – это отсутствие необходимости внедрения специальных решений для контроля печати (поставщик предоставит подробную статистику о том, кто и сколько печатал при формировании счета), возможность освободить ИТ-персонал для других, более полезных занятий, исключение собственного склада расходных материалов и, конечно же, получение комплексного обслуживания не только в центральном офисе, но и в регионах.
Более того, переход к одному поставщику в теории должен исключить излишние простои в связи с отказом от «зоопарка» оборудования различных производителей, их обслуживания и необходимости хранить комплектующие и расходные материалы для разных моделей. Как правило, практика MDS подразумевает установку одного или нескольких мощных принтеров, которые обслуживают целый отдел, этаж или даже всю компанию (если мы говорим про SMB).
Существуют также тезисы про повышение условий повышения безопасности распространения данных. Теоретически, это возможно, ведь ПО для покопийной печати отслеживает все печатаемые документы, тем самым, возможно отследить и утечки данных (конечно, если уже другие каналы утечек, вроде внешних носителей исключены). Однако насколько это полезно не совсем ясно.
С другой стороны, получается, что вы уже не контролируете ваши принтеры. То есть вы привязаны к услугам одного поставщика, который выставляет вам определенную стоимость отпечатка на формате А4, например, в цвете и в монохромном формате. И вы будете печатать именно так и именно по такой стоимости. Выгодно ли это? Кажется, должно быть, но как проверить на практике? Чтобы дать какие-то гарантии поставщики решений предлагают зафиксировать в договоре некоторые параметры KPI, при достижении которых клиент должен остаться доволен – например снижение расходов на печать до 15% и так далее.

Для большого или для маленького
В большинстве материалов по MDS говорится, что услуги печати актуальны как для больших, так и для малых компаний, однако на практике это напрямую зависит от того поставщика, которого вы выбрали, и от вашего «тарифного плана». По моему мнению, для крупных организаций выгода MDS более очевидна, так как наличие разнородного оборудования и большие объемы печати позволяют получить четкую выгоду при унификации, а также отказе от обслуживание устройств и хранения расходных материалов.
Но остается вопрос: «Могут ли при правильном подходе малые компании получить преимущества от использования MDS»? Ведь для многих небольших офисов это фактически означает приобретение принтера либо МФУ с включенным в комплект обслуживанием. При этом заказчик использует принтер как услугу, не заботясь о том, что за ним нужно следить, обслуживать, менять расходные материалы.

Автор: NBZ

Источник