Может показаться, что про конференции всё понятно и со стороны: они же делаются как раз для того, чтобы люди приходили и смотрели. Но то, что видно зрителям — лишь вершина айсберга, и есть множество неочевидных моментов. Что стоит за организацией крупной IT-конференции? Мы решили показать «внутреннюю кухню» JUG.ru Group, отталкиваясь от чисел Joker 2016.

Можете попробовать угадать эти числа, а затем заглянуть под хабракат и узнать их реальные значения (порой округлённые, потому что работа ещё не завершена):

• Срок, за который началась подготовка
• Количество человекочасов, потраченных на программу
• Суммарная площадь помещений конференции
• Суммарное время авиаперелётов спикеров
• Вес оборудования, которое привезут на площадку
• Время работы волонтёра на конференции
• Объём файлов макета одного из спонсорских стендов
• Суммарное число просмотров хабрапостов, связанных с конференцией
• Объём текста на сайте конференции
• Количество тикетов в JIRA
• Число участников команды JUG.ru Group

1 год: срок, за который начинается подготовка

Казалось бы, что делать за целый год? Особенно учитывая, что JUG.ru Group ежегодно делает уже больше 10 конференций — то есть когда начинают заниматься одной, у многих дедлайн гораздо ближе. Но есть важные причины начинать всё настолько заранее.

Алексей 23derevo Фёдоров, директор JUG.ru Group: «Если вы хотите сделать мероприятие на 500+ человек с несколькими залами, то в Питере и Москве вы сразу ограничены рамками нескольких площадок. Если от 1000 человек, то в Москве остаются только Крокус и Центр международной торговли, а в Петербурге — ЭкспоФорум и Ленэкспо.

По мере того, как мы растём, подходящих площадок становится всё меньше, и подстраиваться под их свободные даты всё сложнее. Но это было большой проблемой раньше, когда мы обращались к площадкам месяца за три, и всё уже было забронировано. А теперь стараемся бронировать за год, и стало полегче.

Другая причина — востребованные спикеры. У зарубежных звёзд, выступающих с кейноутами по всему миру, график расписан надолго вперёд. В итоге доходило до ситуации, когда зимой со спикером договаривались на весну следующего года».

Около 600 человекочасов: время на программу Joker 2016

То, что на подготовку хорошей программы конференции требуется время, понятно всем. Но при этом конкретные числа могут быть куда менее очевидны: почему СТОЛЬКО?

Андрей real_ales Дмитриев, программный директор Joker 2016, поясняет: «Каждый доклад проходит ревью. Это встреча на полтора часа: час человек выступает, ещё полчаса закидываем его комментариями. На ревью есть сам докладчик и от одного до пятерых ревьюеров. Если считать, что в среднем присутствует четверо человек, то это уже 6 человекочасов на одно ревью. А всего в программе Joker у нас 52 доклада. И часть из них проходит ревью неоднократно.

Кроме того, у нас есть тренинг для спикеров на 16 часов, где присутствует 10 человек. А ещё короткие онлайн-тренинги. В общем, 600 человеков — это грубая средняя оценка на всё».

Около 4000 квадратных метров: площадь Joker 2016

По сравнению с Joker 2015, проходившим в гостинице «Park Inn Пулковская», у нового, в ЭкспоФоруме, чуть ли не втрое большая площадь. Это усложняет задачу: когда на площадке можно заблудиться, приходится уделять куда больше внимания навигации. Но даже при меньших размерах работа с площадкой — это не просто «заключить договор на аренду», возникает гораздо больше вопросов.

Екатерина Курилова, исполнительный директор JUG.ru Group, разразилась по их поводу монологом практически на одном дыхании: «Там целый поток согласований: “какого размера у вас стенд, давайте встанем сюда, нет, лучше туда, а какие провода будут использоваться, а какое электричество, кому сколько розеток, а у нас здесь пожарный выход, а тут пожарный вход, а вот сюда не ставьте, о боже мой, а из чего стенды-то, из какого материала”, нужно прислать на каждую вещь сертификаты пожарной безопасности не ниже уровня КМ3, нарисовать схему подключения, схему прохода людского потока, схему расстановки интерактива, схему постов охраны, схему, адаптированную для участников с указанием туалетов для инвалидов, пунктов помощи, мест кормления и прочего, схему схем всех схем, а сверху ещё инженерный план в Автокаде, прислать поминутный тайминг, снова согласовать всё между площадкой, несколькими подрядчиками и двумя десятками спонсоров, а у них же ещё у каждого свой автомобиль с прицепом, который так просто тоже никто не пустит… Жопа там, короче!»

Более 6 тонн: суммарный вес оборудования, которое привезут на Joker 2016

У обычного зрителя может возникнуть вопрос «зачем вообще привозить оборудование»: неужели у площадок нет собственного? Даже у ЭкспоФорума? Если чего-то конкретного там не хватает, почему нельзя привезти только это, а не усложнять себе жизнь монтажом нескольких тонн? И что вообще столько весит-то?

Иван jetliner Долгов, технический директор: «У площадок, особенно гостиниц, собственное оборудование зачастую устарело лет на десять. А с ЭкспоФорумом немного иначе: он построен недавно, но у нас масштабная конференция на шесть залов плюс вечеринка, ограничиться имеющимся не получится. И чтобы не брать одно у одних, другое у других, а потом возиться с конфликтами, мы просто берем всё в одном месте. Уже десять раз обжигались, поэтому любим проверенные решения и скептично смотрим на новых подрядчиков.

Почему всё столько весит? Во-первых, одна только онлайн-трансляция требует кучи оборудования, про неё мы недавно писали. Хочется отдельно упомянуть, что компьютеры для неё приезжают в защитных корпусах, и там сам комп может весить килограммов 10, а его корпус — 20.

Есть тяжёлые вещи вроде проекторов. Сам по себе проектор для большого зала весит килограмм 50, и он в раме из железных труб, которая ещё столько же добавляет, всё вместе обычно вчетвером таскают. Проектор ставится на конструкцию больше двух метров высотой, и чтобы всё это не навернулось на зрителей, оно должно быть крепким и массивным. В каждом зале как минимум по проектору, плюс запасные.

На застройке раньше участвовало человек 40, а на Joker 2016, вероятно, будет 50: те ребята, которые привезли оборудование и будут его ставить. Это куча ручной работы, всё на болтиках, заклёпочках. 50 человек, 6 тонн оборудования и до 10 часов застройки — и это только предварительная работа, без того, что во время самой конференции».

350 часов: суммарное время авиаперелётов спикеров Joker 2016 (туда и обратно)

Может показаться, что работа спикеров и работа со спикерами ограничивается подготовкой докладов. Но на Joker 2016 из 40 спикеров только 13 будут петербургскими — то есть со всеми остальными встаёт вопрос их перемещения. И в некоторых случаях это означает 18-часовой перелёт с пересадкой: спикер успевает потратить на конференцию много сил ещё до того, как оказывается на месте.

А когда все приземляются, Татьяне Мамедовой приходится координировать столько действий, что она вспоминает свою девичью фамилию Капитан: «Раньше возникали сложные ситуации: спикер куда-то девался, гостиница тупила с предоставлением номера, возникали задержки на экскурсии. Поэтому мы поняли по опыту, что нужен полный контроль. Спикера встречают в аэропорту, садят в машину, везут в гостиницу, там встречает другой человек, ведёт на ресепшен и заселяет. К концу дня должен быть готов полный отчёт по спикерам: все ли прилетели, не потерялся ли багаж, как самочувствие.

За день до конференции идёт проверка техники, к ней надо доставить спикеров с ноутбуками на площадку. А ещё экскурсия, перед ней всех обзвонить всех с вопросом “не передумали ли ехать на экскурсию”. А ещё speaker dinner, перед ним тоже уточнить. В общем, чувствуешь себя нянечкой!»

235 000: суммарное число просмотров хабрапостов, связанных с Joker 2016

Как известно, маркетологов все ненавидят, а программисты — особенно. Как в такой ситуации подходить к маркетингу IT-конференции?

Маркетолог Руслан ARG89 Ахметзянов: «Никто не любит, когда ему втюхивают “шляпу”. Поэтому единственный разумный вариант — не делать этого, а давать людям полезный контент. Мы публикуем на Хабре такие интервью, которые представляют ценность и сами по себе, в отрыве от конференции. А в конце просто сообщаем: раз вам это интересно настолько, что вы дочитали до этого места, то может заинтересовать и мероприятие, где полезного контента будет сразу много.

Помимо хабра, используем более традиционную рекламу (например, таргетированную в соцсетях), но и там стараемся сделать так, чтобы было интересно. Недавний баннер с Шипилёвым “оптимизирушь, небось” так всем понравился, что люди, увидев его, сами постили его в твиттер.

Проблема моей работы: сложно отследить, какие из моих действий привели к посещению конференции. Если другие маркетологи могут понять по cookies, что человек купил что-то после чтения их текста, то у нас 70% продаж билетов корпоративные, и получается так: сначала человек что-то читает и кликает, а затем совершенно другой человек с другого компьютера приобретает для него билет. Как понять, что эти действия связаны?

Маркетологи почему-то обычно думают, что они самые умные, и не понимают, что с аудиторией надо говорить на одном языке. Типичная ошибка маркетолога (со мной недавно произошла): “для рекламы нужен Java-код, а я не помню, как именно он оформляется, ну напишу как-нибудь там, всё равно никто разницы не заметит”. Заметили!»

5 рабочих дней: время работы волонтёра на Joker 2016

Хотя конференция длится два дня, участвующим в ней волонтёрам требуется посвятить ей целых пять: они проходят специальный тренинг, участвуют в дне застройки и продолжают работать уже после официального закрытия. Что заставляет людей отдавать столько времени и сил не за деньги?

Екатерина Курилова: «Мотивация у разных волонтёров разная. Часть из них программирует, таким нравится вливаться в тусовку опытных разработчиков и важен доступ к видеозаписям конференции. Кто умненький, тот в кулуарах может себе даже работу найти. А есть не айтишные, им важны сертификаты о волонтёрстве (они полезны для вузов), опыт командной работы, прохождение тренинга и общее ощущение движухи. Сейчас к Joker 2016 я придумала им новое поощрение в виде специальных футболок, которых больше ни у кого не будет — Лимитед Эдишн, как говорится.

С волонтёрами уже выработались отношения: мы не просто кидаем им клич перед мероприятием и забываем о них после него, а вкладываемся в них. В результате у нас появились инициативные люди, которые не только участвуют на площадке, но даже помогают искать новых спикеров и писать тексты, их деятельность серьёзно расширилась. Они много вкладываются, мы им за это очень благодарны.
Ну, а на Joker 2016 в Петербург волонтёры прилетают даже из Москвы, Новосибирска и Сочи!»

3,1 ГБ: размер одного из макетов спонсорских стендов к Joker 2016

Человек, приходящий на конференцию послушать о тонкостях работы JVM, может в последнюю очередь задумываться об оформлении: ну да, у конференции логотип есть, а что, дизайнеру там ещё над чем-то пришлось работать?

Дизайнер Антон Филёв знает, что есть, над чем: «С одной только программой Joker 2016 приходится повозиться, потому что у него целых 6 залов, не считая экспертных зон. Как из этого сделать бумажную программку так, чтобы она оказалась не громадным плакатом? А помимо программы, для каждой конференции от дизайнера требуется работать ещё вот над чем:

• «Заглушки» для каждого доклада
• Схема площадки
• Указатели на площадке
• Пресс-воллы
• Бренд-воллы
• Браслеты на обед
• Наклейка
• Сувенирка
• Спонсорские стенды
• Баннеры для печати
• Интернет-баннеры
• Изображения на сайт
• Воркбук по итогам конференции

В общем, скучать не приходится: работа продолжается даже тогда, когда само мероприятие уже закончилось».

Более 100 000 знаков: объём текста на сайте Joker

На сайте Joker можно есть вся необходимая справочная информация — например, описание каждого доклада. Но может возникнуть ощущение, что работу с текстом в JUG.ru Group проводить не приходится: описание доклада короткое, и его присылает спикер — просто бери и ставь на сайт, в чём работа-то?

Яна yegelletezeta Пилюгина объясняет, в чём: «До того, как попасть на сайт, каждое описание прошло редактуру: я исправляла орфографические, грамматические, пунктуационные и прочие недочёты, в отдельных случаях немного переписывала. Приводила всё к одному стилю: от замены первого лица на третье (мы никогда не пишем в описаниях “я”) до одинаковых длинные тире вместо дефисов и тому подобного.

А кроме этого, переводила текст для англоязычной версии сайта. И так для каждого из докладов, а на Joker 2016 их больше 40.

Помимо описаний докладов, на сайте есть биографии спикеров. И FAQ. И Call For Papers. И просто информация о конференции. И ещё всякие мелочи. И всё это тоже на двух языках. Писать всё это с нуля для каждой конференции не приходится, а вот редактировать — приходится.

И в результате получается, что каждая конкретная задача выглядит маленькой, а суммарно их при этом набирается много».

694: количество тикетов в JIRA по Joker 2016

Когда постоянно имеешь дело с разработчиками, перенимаешь их привычки. Поэтому рабочие задачи становятся тикетами в JIRA. Оказалось, этот инструмент, изначально созданный как багтрекер и зачастую используемый для управления IT-проектами, отлично подходит и для организации конференций.
Впрочем, у нас в команде есть и свой разработчик — Максим Зверев. Он уточнил детали о том, как всё устроено: «Благодаря небольшой самописной приблуде, когда через сайт конференции кто-либо подаёт заявку на доклад, она автоматически становится тикетом в JIRA — очень удобно. В будущем хотим добавить и противоположное: чтобы как только тикет проходил определённый этап, означающий “принятый в программу доклад получил описание”, это описание автоматически деплоилось на сайт.

Сейчас создаём сайты с помощью Metalsmith, а для бэкенда используется Contentful. Помимо JIRA, используем в работе и другие инструменты от Atlassian: Confluence, HipChat. Остальное стандартно: гугловская почта, пакет Adobe у Антона и так далее.

Работаем все за Mac, но один человек в команде установил себе на макбук Windows, утверждая, что ему так удобнее. Кто бы это мог быть?»

9 человек: количество участников команды до недавнего времени

Совсем недавно ряды JUG.ru Group пополнились новыми сотрудниками, но до этого весь штат состоял из людей, перечисленных в этом тексте. А чтобы у небольшого количества людей получалось выполнять большое количество задач, требуется максимальная согласованность действий — и важной задачей становится организация этого процесса.

Екатерина Курилова: «Я занимаюсь операционной деятельностью, выстраивая бизнес-процессы в компании.

Пока я ещё не вышла полностью на данное направление, потому что когда-то давно, когда собрались трое парней-программистов и я, помимо стратегических задач, стояло много насущных. Надо было просто делать конференцию, а никого, кроме нас четверых, не было. Тогда на меня легло всё, что не касалось маркетинга, которым занимался Алексей, программного комитета, которым занимался Андрей, и работы Вани с оборудованием.

Постепенно мы начали набирать команду, и я стала делегировать задачи новым коллегам, обучая их: сначала сама проводила работы, потом выстраивала алгоритм, который зашивался в бизнес-процесс, и этот бизнес-процесс передавался другому человеку. Я выдыхала и бралась за следующее направление, но оставаясь куратором по отданному. Так небольшой командой можно постепенно вырасти с 12 конференций в год до 50 и не страдать от этого, потому что все процессы отработаны и систематизированы.

Не готова отдавать я только волонтёров. Я ценю их доверие, не хочу разбрасываться ими как расходным материалом, и собираюсь сделать наше сотрудничество ещё интереснее для них».

В заключение заметим: раз вам оказалось интересно настолько, что вы дочитали до этого места, то вам может быть интересен и сам Joker.

А ведь это только одна из наших конференций: уже в декабре за ней последуют московские DotNext, Гейзенбаг и HolyJS.

P.S. от 23derevo: хабр, а порекомендуйте нам хорошего таргетолога? А то таргетинг и ремаркетинг — это наша головная боль. Если знаете хорошего — напишите мне в личку. В долгу не останемся.

Автор:

Источник