Пять важных принципов работы с данными, о которых мы забываем при подготовке презентации проектов
Возьмем пример: на ежегодном совещании нам необходимо выбить для проекта дополнительное финансирование.
Для этого потребуется провести презентацию продукта, предоставив статистику и аналитические данные руководству и коллегам, а также показать собственникам бизнеса, что наш проект рентабелен и имеет потенциал для роста.
Мы-то понимаем, что наш проект крут и приведет к увеличению прибыли, удовлетворив требования бизнеса, но только цифры и данные смогут убедить наших оппонентов.
За помощью обратимся к книге «Управление на основе данных» Тима Филлипса, а точнее ко второй ее части, посвященной принципам работы с данными.
Поддерживайте удобство использования данных
После сбора данных храните их в цифровом формате, забудьте о бумажных носителях.
Для хранения данных подходят два формата:
- Базы данных. Если вы оперируете огромным массивом данных, то стоит обратить свое внимание на базы.
- Таблицы. Для решения большинства задач бизнеса по хранению и обработке данных достаточно функционала таблиц. Для этого можно использовать старый-добрый Microsoft Excel.
Не храните информация в PDF или Word документах, в этих форматах вы не сможете с ними полноценно работать.
Если вы потратили усилия на сбор массива данных, то позаботьтесь об их удобном использовании. Иначе они будут бесполезны.
Составляйте таблицы
К сожалению, не все умеют правильно составлять таблицы.
Качественно составленная таблица — наиболее эффективный способ представления данных на презентациях и совещаниях, но неправильно — только усложнит понимание материала.
Возьмем для примера информацию по онкологическим заболеваниям:
Эта таблица составлена еще не так плохо, бывает и хуже.
В ней дана информация из научной работы Германа Бреннера «Доля выживших онкопациентов в долгосрочной перспективе на конец XX века: периодометрический анализ»
При создании таблиц стоит задуматься о том, как мыслит человек, и каждый элемент дизайна должен помогать пониманию информации, а не усложнять восприятие.
Так, например, в предыдущей таблице будет сложно разобраться неспециалисту. А вот таблица, информация с которой воспринимается проще:
Почему информация стала читаться проще? Для этого есть несколько советов:
- Сортируйте данные. Пусть самая важная информация будет в начале.
- Не используйте профессиональный жаргон. Мало кто знает, что означает сокращение «% (СО)», но, возможно, кто-то из пользователей знаком с понятием «стандартная ошибка».
- Используйте как можно меньше строк, но их должно быть достаточно для понимания.
- Не форматируйте таблицу цветными рамками и выделением — они будут отвлекать от цифр.
Правильно составленной таблицы может быть достаточно для принятие решения, а также она пригодится для следующего шага.
Используйте диаграммы
Диаграммы могут как структурировать информацию, так и сделать ее непонятной.
Вот три основных способа сделать диаграммы понятными:
Оси правильной длины
Возьмем для примера диаграмму демонстрирующую рост числа сотрудников.
Из названия диаграммы понятно, что число сотрудников растет, но этого не видно на изображении. Если бегло взглянуть на диаграмму, то кажется, что количество сотрудников примерно одинаково, а для того, чтобы увидеть изменения, придется напрячь зрение, а это не всегда удобно на совещании.
Если число сотрудников на отметке между 0 и 10 примерно одинаково, то не стоит начинать ось с нуля. А если среднее количество сотрудников в год не опускалось ниже 9, то и не стоит ставить в диаграмму нижние значения.
Ниже приведен пример диаграммы с той же самой информацией, но в иной форме подачи.
Как видите, стало намного понятнее.
Остерегайтесь 3D
Не используйте 3D диаграммы, в отличии от плоских столбиков они скорее запутают зрителя, чем дадут ему полезную информацию.
Худший из возможных вариантов — использование объемных иллюстраций:
Наша прибыль удвоилась!
Сравнивая эти два мешка, кажется, что прибыль не удвоилась, а увеличилась в восемь раз. Ведь он не только в два раза выше первого, но и в два раза глубже и шире.
Этот способ подачи информации часто используют для искажения и преувеличения данных. Вы также можете его использовать в своих целях, но будьте начеку, если его хотят применить против вас.
Слишком большой кусок «пирога»
Во многих презентациях используются круговые диаграммы, напоминающие куски пирога. Но чаще всего они не несут полезной информации, а только запутывают.
Глядя на эту круговую диаграмму кажется что передний сектор самый крупный, но это только из-за того, что он ближе к зрителю.
На самом деле они практически одинаковы.
Как узнать, стоит ли использовать круговую диаграмму в презентации: спросите кого-нибудь о чем она, и если собеседник потратит на ответ больше десяти секунд, то лучше используйте столбиковую.
Хотя этот вариант стандартной столбиковой диаграммы отвратителен по внешнему виду, но из него хотя бы видно, что средний столбец самый длинный.
Если у вас небольшой объем данных, то не усложняйте подачу информации диаграммами. Используйте обычную таблицу, так будет намного понятнее.
На этой таблице дана та же информация, что и на двух диаграммах выше, но ее невозможно неправильно понять и она читается намного быстрее.
Устанавливайте закономерности
Графики часто используются для демонстрации истории взаимосвязи данных, так разобравшись с этой историей вы сможете принять верное решение.
В этой таблице демонстрируется, как часто британское правительство называет состоятельных людей «производителями материальных данных», год за годом.
Как видно из нее: цифры увеличиваются, но не сильно. Теперь, имея таблицу с данными, по ней можно составить точечную диаграмму.
Соотношение числа статей в британской прессе с упоминанием « производителей материальных благ» (2000-2012)
Что можно увидеть на этой диаграмме? Закономерность.
Если бы была приведена информация только по первому и последнему году, то это была бы разница, но не закономерность.
Возможно, для того чтобы закономерность была более очевидной — стоит соединить точки.
Визуально, информация стала восприниматься лучше, но хаотичная линия вносит ясность в диаграмму, а не в информацию, которая стоит за ней.
Для более четкого обозначения закономерности стоит провести одну линию.
Для этого лучше всего использовать метод наименьших квадратов, активно использующийся в статистике.
Для этого берутся все точки и рассчитывается линия с минимальным квадратом расстояния от каждой точки до линии.
Это называется — линия наилучшего соответствия.
Однако из-за того, что точки располагаются не по прямой, одна линия не будет информативной. Для этого лучше разделить данные на две части: на период с 2000 по 2006, где линия наилучшего соответствия будет прямой, и период с 2006 по 2012, где линия уходит вверх.
Из последней диаграммы следует вывод, что с 2006 года термин «производители материальных благ» стал активно вводится в употребление.
Можно сделать множество предположений, например, что в 2006 году было принято решение о введении в употребление нового термина, но это так и останется предположением.
Важно другое.
Составления таблиц и графиков недостаточно для принятие правильных и эффективных решений, но оперируя наглядными данными это будет проще сделать.
Ищите среднее
Усреднение может сделать информацию более ясной, но так как существует больше одного среднего значения, то выбор неверного может скрыть от нас важные данные.
Существует три средний значения, каждое из них применяется и бывает полезным, в зависимости от ситуации:
- Среднее арифметическое. Именно это значение большинство понимают по средним.
- Медианное значение. У среднего арифметического существует одна проблема: при резком отклонении некоторых значений, как в большую, так и в меньшую сторону, результат будет искажен. Медиана помогает решить эту проблему — это уровень показателей, который делит набор данных на две равные части. И это значение будет наиболее адекватным при наличии чрезвычайно высоких или низких показателях.
- Мода. В статистике мода — значение во множестве наблюдений, которое встречается наиболее часто. Это показатель того, что делает самая большая группа, и, исходя из него, можно выстраивать приоритеты. Так, если среднее арифметическое товаров, которые покупают на вашем сайте равно 7, но при этом 8 из 10 пользователей ничего не покупает, то мода покупок будет равна 0.
Возможно, именно на это стоит обратить внимание, если вы хотите что-то изменить?
Это основные, но далеко не все, принципы работы с данными.
Если информация была полезна, то в будущих статьях я постараюсь дать дополнительные хинты.
Источник:
Тим ФиллипсУправление на основе данных. Как интерпретировать цифры и принимать качественные решения в бизнесе
Издательство: Манн, Иванов и Фербер, 2017 г.
Автор: