Zimbra — это комплексное решение для обмена электронными сообщениями, а также организации совместной работы с календарями и задачами. Но сегодня поговорим не о почте, а о тех возможностях программного комплекса, которые помогают организовать продуктивную работу в любой организации.

В Zimbra встроен мощный функционал для работы с почтой, но адресная книга, календарь, задачи и управление документами также очень хорошо развиты и представляют возможность эффективной и интуитивной совместной работы в команде. С общими почтовыми ящиками, файлами и документами, расписаниями и контактами, разграничением полномочий, а также публикациями в общие и ограниченные группы можно дать возможность работать пользователям с максимальной эффективностью.

Гибкий веб-интерфейс Zimbra подстраивается под размеры дисплеев устройств, что обеспечивает качественное взаимодействие пользователя с инструментами. Возможна синхронизация с мобильными устройствами и совместимость с MS Exchange. Zimbra имеет простую и развитую систему Администрирования, которая позволяет гибко настраивать политики, классы обслуживания, управлять хранилищем, а также обладает интегрированным антиспамом и антивирусом.

Возможности же по подключению к сервисам Zimbra во многом превосходят ближайших конкурентов. Работать по сети можно через любой привычный пользователю браузер (Chrome, Firefox, IE, Safari) и с помощью программ для работы с электронной почтой (MS Outlook, Thunderbird и т. д.). Zimbra обладает широким функционалом. Особенно стоит отметить режим диалога и теги, быстрый поиск по содержимому и вложениям, кросс-платформенность, оффлайн доступ и т.д…

Всё-таки, почему стоит выбрать Zimbra для работы? Причин несколько. Самая обычная почта, как средство отправки и получения электронной корреспонденции, сейчас почти никого не устраивает. Любой компании нужен общий календарь с возможностью задавать и пересылать задачи, а также контролировать ход их выполнения. Также крайне желательно наличие удобного веб-интерфейса, поддерживающего работу мобильных устройств, для сотрудников находящихся вне офиса. И это — необходимый минимум. Сегодня даже бесплатные почтовые службы готовы предложить многое из перечисленного.

Но бесплатные почтовые службы не обладают сразу всем функционалом или часто не безопасны. Zimbra же позволяет развернуть почтовый сервер со всеми инструментами для работы в команде на ваших серверах. Разберём возможности Zimbra подробнее.

Ежедневник

Ежедневник — удобный инструмент для создания личного наглядного расписания, информацией о котором вы можете делиться с другими пользователями. Создать новую встречу можно, нажав на кнопку «Создать» в верхнем меню Zimbra и выбрав пункт «Встреча». В открывшемся окне вы сможете задать название для встречи, добавить других пользователей и направить им уведомление о встрече, выбрать время и место и добавить описание. В самом Ежедневнике Zimbra можно отслеживать расписание ваших встреч и редактировать их на свое усмотрение.

Задачи

Задачи в Zimbra — удобный инструмент для структурирования и отслеживания текущих дел. Вы можете создавать как личные папки задач, которые необходимо выполнить, так и общие с другими пользователями (например, с коллегами), чтобы они могли вносить свои правки и предложения, а также видеть объем уже выполненных задач. Вы можете выставить приоритет текущей задачи (низкий, средний, высокий), дату начала и окончания, настроить напоминание о задаче и статус её готовности.

Список задач удобен тем, что вы можете структурировать свои задачи по темам/месту/срокам и так далее. Например, Вы можете создать список рабочих задач (позвонить/сделать рассылку/подготовить) и домашних (прикрутить полку/съездить к тёще/купить веник).

Портфель

Портфель — это внутреннее хранилище файлов в Zimbra. Этот инструмент удобен для тех, кто часто добавляет одни и те же файлы в свои письма. В своем портфеле вы можете создать несколько тематических папок (например, «Договора», «Заявления»). Вы сможете добавлять эти файлы в ваше письмо непосредственно из портфеля, а не путём загрузки с жесткого диска компьютера. Кроме того, можно создать общедоступные папки портфеля, файлы которых смогут просматривать и загружать другие пользователи. Рекомендуем структурировать ваши файлы по папкам портфеля Zimbra, например, в одной папке хранить рабочие, часто отсылаемые файлы, а в другой — Ваши личные.

Не рекомендуется хранить в портфеле важные файлы, нежелательные для просмотра третьими лицами. Кроме того, всегда имейте копии ваших файлов на ином носителе данных во избежание их потери.

Контакты

Контакты всех людей, с которыми вы ведете переписку, автоматически сохраняются в список «Отправленные по электронной почте контакты». Иногда письмо нужно отправить нескольким адресатам, а иногда это нужно делать ещё и часто. Чтобы каждый раз не вбивать в поле «Кому» по несколько человек, существует удобный инструмент «Папка контактов». Стоит один раз создать эту папку, чтобы в будущем сэкономить много времени. Также папки контактов можно сделать общими и поделиться ими с коллегами.

Также вы можете просто создать контакт, заполнив форму:

Документы

Zimbra включает в себя также сервис мгновенного обмена сообщениями (Jabber), систему обмена документами с полноценным WYSIWYG редактором Zimbra Document. Последний поддерживает форматы RTF, HTML, работу с буфером обмена, и что особенно важно, редактор понимает кириллические шрифты. Предусмотрена возможность вставки таблиц и изображений, поэтому Zimbra Document может удовлетворить потребности большинства пользователей, без необходимости дополнительной установки офисного пакета. Проблем с набором или чтением документов у пользователя точно не будет. Любой документ можно расшарить, чтобы к нему могли получить доступ другие участники (для доступа нужно знать URL). Адрес документа можно отправить по e-mail или публиковать в виде RSS/Atom.

Zimbra даже в бесплатной версии предоставляет все то, что нужно корпоративным клиентам и, к тому же, весьма прост в установке и использовании.

Zimbra

Автор:

Источник