Один в поле – ИТ-директор!

Время от времени меня приглашают в небольшие компании чтобы «разобраться» с их единственным системным администратором. Список претензий к работе их штатного специалиста всегда примерно одинаков: медленно выполняет поставленные задачи, часто «ничего не работает», а даже был вот такой случай…
При этом зачастую уровень претензий к работе системного администратора никак не коррелирует с его уровнем технической компетенции, а, в основном, связан с отсутствием у системных администраторов минимальных управленческих компетенций, столь необходимых для работы в компании, в которой ты единственный понимающий в ИТ человек.

Вдоволь насмотревшись на совершенно незаслуженные страдания штатных системных администраторов, я решил написать эту небольшую инструкцию, которая, надеюсь, поможет им избежать конфликтов с руководством и уберет из вакансий системных администраторов такое понятие как «стрессоустойчивость».

Итак, начнем с самого первого:

1. Устраиваясь на работу, узнавайте о целевых показателях в вашей работе

Обычно работодатель, нанимая системного администратора на работу, ожидает, что с ним-то теперь все будет работать «хорошо». Но вот что он вкладывает в это понятие зачастую покрыто мраком и в большинстве случаев заканчивается тем, что системный администратор из ИТ-специалиста превращается в мальчика для битья в каждом случае, когда становится не так хорошо, как этого хотелось.
Еще устраиваясь на работу договаривайтесь с вашим работодателем о том, какие ожидания у него от вашей работы: начиная от близких к вашему телу вещей (ваш график работы, доступность в выходные дни и вечерами, как у вас будет проходить отпуск), заканчивая вопросами бизнеса (какие ИТ-сервисы критичны, какой их максимальный простой допустим, какая максимальная потеря данных допустима и т.д.). Все эти параметры должны быть измеримы (работа с 9 до 18, но по телефону доступен до 22, Интернет должен, в случае чего, чиниться за 2 часа и т.д.). Получив эту информацию, не поленитесь закрепить ее письменно – это очень сильно поможет вам в дальнейшем, а пока, заступив на работу:

2. Делайте резервное копирование и согласовывайте схему резервного копирования с руководством

Настройте автоматическое создание резервных копий и регулярно проверяйте корректность их создания. Еще раз согласуйте схему резервного копирования с руководством и сделайте это письменно – в дальнейшем это поможет вам ответить на вопросы «почему у нас база копировалась всего раз в день, а не каждый час». В случае если руководство хочет большей глубины хранения или частоты создания резервных копий – обозначьте необходимые инвестиции в оборудование. И да, не храните резервные копии на тех же дисковых массивах, что и основные данные, ибо:

3. Оценивайте риски и не полагайтесь на надежность железа, программного обеспечения и каналов связи

Именно этот дорогущий брендовый (к тому же, единственный) сервер откажет в самый неподходящий момент и лишит вас сна на пару суток, заставив вас судорожно придумывать, что можно сделать в сложившейся ситуации. Проведите небольшой анализ эксплуатационных рисков: что вы (организация) будете делать, если сломается сервер/компьютер/принтер, откажет канал Интернет, возникнет какая-то ошибка в ПО или пожар в серверной? Сколько времени уйдет на восстановление работоспособности? Соответствует ли это время ожиданиям бизнеса (см. пункт 1)? Что можно сделать, чтобы уменьшить время простоя и негативные последствия? После этого опять же задокументируйте ваши выводы и представьте их на суд руководству:

4. Согласовывайте эксплуатационные риски и планы аварийного восстановления с руководством

Донесите ваши выводы из предыдущего пункта до руководства, чтобы они приняли эксплуатационные риски как данность или же выделили денег на их устранение или минимизацию негативных последствий. Согласуйте не только эксплуатационные риски, но и планы аварийного восстановления – в случае аварии это вам сильно упростит жизнь, т.к. для вас не будет «неожиданных ситуаций» и не надо будет ждать, когда «Петр Петрович появится на связи», чтобы купить блок питания на замену в отказавший сервер. После согласования эксплуатационных рисков вам, скорее всего, выделят денег на небольшую модернизацию. И тут самое главное:

5. Планируйте любые изменения в ИТ-инфраструктуре заранее, но, главное, создавайте как план изменений, так и план отката изменений на случай, если что-то пойдет не так

Фраза «да тут дела на 5 минут» при администрировании серверов, на мой взгляд, сродни фразе «пацаны, смотрите как могу» при вождении автомобиля – начавшего с такой фразы однажды ждет большой фейл в конце. Какие бы большие или малые модернизации вы не планировали провести, их необходимо планировать, даже если вы и только вы будете их выполнять. При планировании необходимо учесть, какие сервисы будут затронуты вашими изменениями, какие шаги необходимо проделать в процессе изменений, как проверить, что модернизация прошла успешно и, самое главное, что вы будете делать в случае, если что-то все же пойдет не так. Ну и после того, как вы все уяснили для себя, опять же идите к руководству и:

6. Согласовывайте время проведения любых работ, связанных с простоем или возможным простоем сервиса в ИТ-инфраструктуре, с руководством и всегда обосновывайте необходимость таких работ

Хуже админа, который намеренно вредит, есть только админы, которые вредят из лучших соображений. Вы именно сегодня в последний день сдачи отчетности решили продуть сервер от пыли, вы решили обновить систему на серверах именно посреди проектной сессии, а миграцию почты на новую почтовую систему вы делаете именно в тот момент, когда вся компания ждет именно то самое ценное и важное письмо. Список можно продолжать, но смысл один – всегда доносите до руководства ваши планы, чтобы оно хотя бы понимало необходимость тех небольших неудобств, без которых иногда никак не обойтись. Если для проведения каких-то изменений вам не хватает опыта, то не стесняйтесь обратиться за советом к профессионалам:

7. Четко определяйте зону вашей компетентности и некомпетентности и не бойтесь обсуждать этот вопрос с руководством

Когда то давно я думал, что профессионал – это тот, кто знает и умеет все. С возрастом пришло понимание, что профессионал – это тот, кто знает границы своей компетентности и некомпетентности. Есть профессиональные сетевые администраторы, профессиональные инженера по системам хранения данных, профессиональные специалисты техподдержки и т.д., но нет людей, которые знают все обо всем. Если в обслуживаемой вами компании зоопарк из технологий, то попытка обслуживать все это единолично (пусть даже в связи и с небольшими объемами) вызывает большое уважение у коллег по цеху, но вряд ли когда-либо будет по достоинству оценено работодателем, а вот спрашивать с вас будут за все это по полной мере. Обозначьте руководству, с какими системами вы знакомы в полном объеме, а где ваших знаний может быть недостаточно – пусть они решают оставлять ли все как есть, нанимать еще одного специалиста или использовать услуги экспертной технической поддержки от внешней ИТ-компании. В целом возьмите за правило и:

8. Всегда разделяйте ответственность за принимаемые решения, особенно если оно принято вами не единолично

Перед вами стоит задача купить оборудование, вы выбрали модель, запросили счет, но в последний момент отдел закупок наложил свое вето – на яндексмаркете есть дешевле! Ок, не проблема, но в этом случае пусть отдел закупок и несет ответственность за закупку данного оборудования. Я знаю пару компаний, где отдел закупок уже 2 года ждет доставки закупленных «по самой низкой цене» ноутбуков. Точно также и со всеми остальными решениями – лучше всего утверждать их у руководителя, заранее показав возможные альтернативы, и получив от него подтверждение о правильности принятого решения. И да, на всякий случай:

9. Согласовывайте все решения письменно

Приучайте всех, что все решения согласовываются письменно – простое электронное письмо поможет вам, когда начнутся разбирательства (не «если», а именно «когда»). Согласовывать надо все без исключения решения, чтобы у людей не было защитной реакции, когда вы вдруг ни с того ни с сего присылаете письмо-согласование, хотя до этого все решения принимали устно. Очень частая ситуация, когда ваши коллеги игнорируют письменные согласования – в этом случае согласовывайте с ними решение устно, а после разговора шлите им письмо вида «Уважаемый Пал Палыч, по результатам встречи высылаю перечень согласованных с вами решений:…» — в случае разбирательств к Пал Палычу как минимум будут вопросы почему он еще тогда никак не отреагировал на ваше письмо. В целом письменные согласования это одна из процедур, которые вам необходимо будет ввести для того, чтобы качественно справляться со своей работой:

10. Создайте понятные и удобные всем правила взаимодействия с вами. Делайте все для того, чтобы пользователи не испытывали беспокойства

В небольших организациях есть очень распространенный способ решения проблем в работе компьютера: подойди к системному администратору, взять его за руку, привести к своему компьютеру, показать проблему, не отпускать пока проблема не будет решена. Естественно ни о какой вдумчивой, системной, сосредоточенной работе по текущему сопровождению и настройке серверов при таком подходе пользователей речи не идет. Но обычно к такому способу решения проблем пользователи приходят эмпирическим путем, т.к. если просто сказать, что у тебя проблема, то админ придет непонятно когда, а придя еще не факт что сделает, а работать надо и время не ждет и это все заставляет волноваться пользователей и, в конечном итоге, заставляет их идти на такие смешные, на первый взгляд, поступки. Не заставляйте ваших пользователей волноваться: обозначайте им сроки, когда Вы сможете им помочь, обозначайте сроки, когда проблема будет устранена, и в случаях, когда у вас в ближайшие дни планируется много серьезной работы заранее пишите им письма, что в этим дни у вас приемные часы со стольки-то до стольки-то (конечно же, с указанием причины). Попросите их подавать несрочные задачи письменно и обещайте отрабатывать их в определенные временные рамки. И самое главное: выдерживайте Ваши обещания – доверие и любовь пользователей Вам будет обеспечена.

Ну и после всего вышеперечисленного не забывайте делать следующее:

11. Регулярно проверяйте созданные резервные копии

Все вы знаете старый анекдот, что есть два типа сисадминов: которые еще не делают резервные копии, и те, которые уже делают. Я бы этот анекдот изменил, добавив, что есть третий тип – который еще и проверяет созданные резервные копии. Поймите меня правильно, но в нашем деле потерять данные – это верх непрофессионализма. Сколько бы суток в день вы не были заняты на работе, всегда выделяйте время на то, чтобы проверить, что резервные копии данных у вас создаются, создаются корректно и что из них можно эти самые данные восстановить.

12. Повторяйте цикл: «снятие потребностей – анализ рисков – согласование – приведение в соответствие» хотя бы раз в год

Малый бизнес меняется очень быстро: еще вчера в компании выписывали 3 счета в неделю, а сегодня их выписывают 20 штук в минуту. Еще вчера всем хватало только ежедневной резервной копии данных, а сегодня потеря информации за 5 минут уже критичная для бизнеса. Ваша задача всегда быть в авангарде всех изменений в бизнесе и опережать их.

Ну и в качестве послесловия хочется добавить, что в любой организации формирование структурного подразделения начинается с его руководителя. Так что если вы в вашей компании единственный понимающий в ИТ человек, то, уверяю вас, вы уже ИТ-директор, вне зависимости от того, что у вас написано в трудовой, спрашивать с вас будут как с руководителя, а не как с исполнителя. Надеюсь, что приведенная выше инструкция позволит вам немного по другому взглянуть на вашу повседневную работу, легче влиться в новую для вас роль и сделает вашу работу максимально спокойной и предсказуемой.

Автор: ikormachev

Источник