Искусственный интеллект постепенно становится частью рабочих инструментов — от текстовых редакторов до систем управления проектами. И это закономерно: чем больше данных хранится в системе, тем больше пользы можно извлечь с помощью ИИ. Он ищет данные, анализирует, находит связи и помогает увидеть то, что руками не собрать.

В YouGile сейчас тоже разрабатывают AI-помощника для управления проектами, и мне стало интересно — как это реализовано у других.

Я изучила 10 систем с искусственным интеллектом: от простых таск-трекеров до крупных корпоративных платформ — и посмотрела, где AI действительно справляется лучше и быстрее людей. В подборке — российские и зарубежные продукты, включая те, что ушли с рынка, но по-прежнему задают тренды.

В конце статьи — сравнительная таблица по ключевым функциям.

1. YouGile Ассистент

Подробнее

YouGile — российская система управления с корпоративным мессенджером и простой CRM. В ней появился искусственный интеллект YouGile Ассистент. В отличие от простых помощников, он не ограничивается только подсказками, а работает как полноценный инструмент управления. Кнопка ассистента находится в левом нижнем углу интерфейса. Сейчас пользователям доступна beta-версия.

Тип: встроенный AI-ассистент в систему управления проектами YouGile

Модели: self-hosted языковая модель (всё обрабатывается локально, без передачи данных на внешние серверы)

Стоимость: бесплатно для всех пользователей (вся система YouGile тоже бесплатна для команд до 10 человек, без ограничений по функциям)

Что может делать ИИ

Если говорить в общем, ИИ может рассказать то, что без него не увидеть и не собрать руками — например, показать, где в работе повторяются ошибки или застревают задачи. Человек такие закономерности чувствует интуитивно, а ассистент показывает их конкретно — в цифрах, списках и сводках.

А если разбирать кейсы, то вот с чем помогает YouGile Ассистент:

Быстро запустить проект

У пользователей часто возникает запрос на шаблоны проектов — типовые доски с этапами и задачами. Ассистент решает эту задачу гибче: он создаёт структуру под конкретный кейс. Вот как он работает:

• Сформирует проект под задачу («Разработка мобильного приложения» или «Рекламная кампания»)

• Подберёт этапы и представление — канбан, Гант или календарь

• Добавит задачи, назначит исполнителей и предложит оформление

• Продублирует структуру прошлых проектов, если нужно использовать их как шаблон

Фактически ассистент даёт бесконечный набор шаблонов, адаптированный под каждую команду.

Навести порядок в процессах

Ассистент помогает понять, где команда теряет время или нарушаются лимиты WIP.

• Показывает, где копятся задачи или перегружены этапы

• Помогает выстроить процесс по шагам и контролировать загрузку команды

• Управляет автоматическими правилами — автоархивацией и автоперемещением задач

• Объединяет данные из разных проектов в зеркальные колонки или сводки

Разобраться с задачами и сроками

Ассистент позволяет делать выборки, которые невозможно собрать стандартными фильтрами или отчётами. Например: «Покажи задачи, которые были в колонке “Проверка” с 21 июля по 4 августа, где исполнителем был Алексей, а стикер — “Система” со статусом “Третья”.»

Такие запросы полезны, когда нужно отследить динамику или найти сбой в процессе — кто что делал, когда и почему задача задержалась. Ассистент:

• Находит задачи по комбинации тегов, статусов, исполнителей и дат

• Учитывает данные из комментариев и обсуждений

• Может изменить сроки, статусы и приоритеты без перехода между досками

Ускорить рутину

Ассистент помогает выполнять массовые действия и сокращает время на ручные операции.

• Меняет статусы и переносит задачи между колонками

• Добавляет описания, чек-листы, файлы и обложки

• Назначает исполнителей и ставит дедлайны

• Обновляет несколько задач сразу, без ручных переходов между досками

Это снижает объём механической работы и решает типичную проблему пользователей таск-трекеров — когда на обслуживание системы уходит столько же времени, сколько на сами задачи.

Интересные функции

• Голосовые команды — ассистент понимает голосовые команды и сам делает то, что обычно приходится кликать вручную. Например, чтобы поставить дедлайн с датой начала и окончания, нужно открыть задачу, добавить стикер, включить даты и сохранить. Ассистенту достаточно сказать: «Поставь на эту задачу дедлайн с 3 сентября по 10 октября» — и всё готово.

• Готовые запросы — в интерфейсе есть четыре предустановленных примера команд, чтобы быстро понять, как ассистент работает с задачами.

• Прозрачный доступ — ассистент показывает, с какими объектами может работать: достаточно ввести запрос «Перечисли, к чему у тебя есть доступ для изменений в системе».

2. Битрикс-24 CoPilot

Подробнее

Битрикс24 — платформа для управления компанией, объединяющая CRM, задачи и корпоративные коммуникации. В неё встроен искусственный интеллект CoPilot, который интегрируется во все рабочие процессы. Он не требует обучения, использует готовые сценарии и может работать на ваших собственных языковых моделях.

Тип: встроенный AI-ассистент в экосистему Битрикс-24

Модели: открытый CoPilot, можно использовать разные языковые модели — YandexGPT, GigaChat, сторонние приложения из маркетплейса

Стоимость: бесплатно для базовых задач, расширяется с помощью покупки «бустов»,  где 1 «буст» — это +1 000 дополнительных запросов к CoPilot в месяц

Что может делать ИИ

CRM

• Расшифровывает звонки и выделяет основное в разговоре

• Автоматически заполняет поля в карточках клиентов

Задачи

• Формулирует понятные описания и чек-листы

• Делает краткую сводку из комментариев и обсуждений

Почта

• Создает письма с продающими текстами

• Подбирает преимущества для коммерческих предложений

Лента новостей

• Сокращает длинные посты, выделяет главное

• Может комментировать и оценивать идеи коллег

Конструктор сайтов

• Генерирует тексты для лендингов и рекламных блоков

• Создает изображения по описанию

Чат

• Общается с вами в разных ролях: маркетолог, юрист, HR, руководитель отдела продаж, аналитик

• Помогает с идеями, текстами, планами или анализом

Видеозвонки

• Фиксирует договоренности и анализирует эффективность встреч

• Предлагает рекомендации по итогам созвона

Интересные функции

• Мозговой штурм с AI — совместные обсуждения задач в чате с CoPilot

• Открытая архитектура — можно подключать сторонние модели

• Библиотека промптов (пока в разработке) — обмен готовыми шаблонами запросов внутри компании

3. WEEEK-GPT

Подробнее

WEEEK — мультисервисная платформа, объединяющая задачи, проекты, базу знаний и CRM. В платформе встроена Вика — ИИ-помощница, реализованная через модуль WEEEK-GPT. Она помогает создавать задачи по описанию, структурировать контент базы знаний, формировать отчёты и облегчать рутинные операции.

 

Тип: встроенный AI-инструмент в платформу WEEEK

Модели: YandexGPT 2 (в скором времени — GigaChat и ChatGPT 4 Turbo), возможность выбора модели и настройки по умолчанию

Стоимость: бесплатно, включено в платформу и доступно всем ее пользователям

Что может делать ИИ

Задачи и проекты

• Автоматически создает задачи и подзадачи на основе описаний и комментариев

• Формирует планы и чек-листы

• Помогает распределять приоритеты и сроки

База знаний

• Обрабатывает и структурирует информацию

• Помогает быстро находить нужные данные

• Генерирует текстовые материалы и резюме документов

CRM

• Анализирует данные клиентов и сделок

• Формирует аналитические отчеты по эффективности команды

• Создает карточки контактов и описания сделок по текстовому запросу

Документы

• Генерирует тексты, отчеты и статьи прямо в документе

• Понимает контекст и адаптируется под стиль пользователя

• Позволяет выбирать языковую модель для конкретного документа

Поддержка

• Отвечает на вопросы о работе платформы, тарифах, настройках и новых функциях

• Помогает находить статьи, инструкции и видеоуроки

Интересные функции

• Интерактивная генерация контента: тексты, отчеты и аналитика прямо в интерфейсе WEEEK

• Выбор языковой модели под задачу — можно использовать разные AI-ядра

• Гибкая настройка AI-помощника: выбор модели по умолчанию и уровня генерации

4. Kaiten AI

Подробнее

Kaiten — платформа для визуального управления проектами и бизнес-процессами. В неё встроен искусственный интеллект Kaiten AI, который помогает анализировать эффективность работы и прибыльность процессов. Он выявляет узкие места, потери времени и неэффективные участки в проектах. Особенность системы — несколько уровней работы с ИИ: отдельные инструменты для встреч, автоматизации и анализа данных.

Тип: AI-платформа для управления задачами, проектами и бизнес-процессами

Модели: собственные языковые модели Kaiten, интеграции с внешними LLM (YandexGPT, ChatGPT, GigaChat)

Стоимость: базовые функции доступны по подписке Kaiten, продвинутые AI-агенты и аналитика — в расширенных тарифах

Что может делать ИИ

AI Assistant (инструмент для работы со встречами)

• Записывает встречи без участия человека — достаточно добавить бота в онлайн-созвон

• Создает транскрипцию и выделяет ключевые договоренности и решения

• Автоматически формирует задачи и подзадачи по итогам разговора

AI-агенты (набор цифровых помощников, каждый из которых выполняет роль отдельного сотрудника)

• AI личный ассистент. Берет на себя рутину, контролирует поручения, анализирует загрузку, оптимизирует график и уведомления

• AI специалист поддержки. Находит проблемы в работе операторов, проверяет качество, дает рекомендации по улучшению сервиса

• AI менеджер по продукту. Считает эффективность, снижает риски, приоритизирует задачи, следит за метриками продукта

• AI руководитель. Мониторит KPI, выявляет неэффективные зоны, прогнозирует риски и оптимизирует расходы

Kaiten Flow (модуль автоматизации процессов)

• Создает рабочее пространство под конкретные цели команды

• Автоматически настраивает процессы, определяет узкие места и предлагает улучшения

• Помогает автоматизировать повторяющиеся действия — достаточно описать задачу словами

AI Research (инструмент для анализа данных)

• Формирует отчеты по выручке, загрузке сотрудников и эффективности отделов

• Дает выводы, объяснения и рекомендации

Интересные функции

• Автоматическое создание задач по голосу или стенограмме

• Единое рабочее пространство, где AI-агенты действуют как команда сотрудников

• Гибкая настройка ролей и сценариев — можно «нанять» ассистента, менеджера или руководителя

5. TEAMLY AI

Подробнее

Teamly — корпоративная платформа для работы с внутренними знаниями и процессами компании. В неё встроен искусственный интеллект Teamly AI — помощник, отвечающий на вопросы сотрудников на основе внутренних документов и баз знаний. Он интегрируется в рабочие системы — CRM, Helpdesk, 1С и корпоративные порталы — и помогает быстрее находить нужную информацию.

Тип: корпоративный AI-чат на базе внутренней базы знаний, встраивается в любые корпоративные системы через API

Модели: ChatGPT, YandexGPT, DeepSeek, LLaMA, Qwen и другие (облачные и коробочные)

Стоимость: AI-чат включен во все платные тарифы Teamly. Базовые функции доступны бесплатно, расширенные — от 299 ₽ за редактора в месяц

Что может делать ИИ

Чат и поиск знаний

• Отвечает на вопросы, опираясь на внутренние документы компании

• Учитывает контекст переписки и историю предыдущих запросов

• Помогает искать информацию по всем корпоративным базам знаний

Работа с файлами и документами

• Поддерживает форматы PDF, DOC, XLS и «Умные таблицы»

• Извлекает данные из документов и формирует ответы по содержанию

• При выдаче результатов учитывает права доступа: показывает только те файлы, к которым у сотрудника есть разрешение

AI-ассистент в разных отделах

• Служба поддержки. Ищет нужные статьи в базе знаний, формирует готовый ответ для клиента

• HR-департамент. Ускоряет адаптацию новых сотрудников, обрабатывает заявки и документы

• Маркетинг. Находит нужные кейсы, тексты, примеры, создает материалы в стилистике бренда

• Разработка. Находит бизнес-логику, стандарты, код из прошлых проектов, помогает анализировать и переиспользовать готовые решения

• Продажи. Выдает тарифы, условия, кейсы и помогает в диалоге с клиентом, в обработке возражений

Интересные функции

• Возможность контроля над действиями AI: история запросов, источники и результаты доступны для проверки

• Автоматическое обучение на внутренних материалах компании

• Поддержка Enterprise-развертывания на собственной инфраструктуре

6. Rovo от Atlassian

Подробнее

Rovo — это интеллектуальный помощник для команд, встроенный в продукты Atlassian: Jira, Confluence, Trello и другие. Он объединяет корпоративные данные, ускоряет поиск информации и помогает командам принимать решения без переключений между приложениями.

Тип: интеллектуальная платформа на базе ИИ для поиска, автоматизации и обмена знаниями в экосистеме Atlassian

Модели: модели Atlassian AI + возможность интеграции с внешними ИИ-агентами

Стоимость: включен в подписку Atlassian Cloud. Расширенные функции, такие как ИИ-агенты, доступны на корпоративных тарифах

Что может делать ИИ

Поиск и связи между данными (Teamwork Graph)

• Находит информацию по смыслу, а не только по ключевым словам

• Собирает данные из Jira, Confluence, Google Workspace, Slack и других сервисов

• Показывает, как связаны между собой задачи, документы и участники проектов

• Помогает понять контекст — кто над чем работает, где хранятся материалы и что уже сделано

ИИ-агенты

• Автоматизируют рутину — формулировку задач, анализ комментариев, составление отчетов

• Отвечают на вопросы команды, как живые ассистенты

Аналитика

• Показывает актуальное состояние проектов и целей

• Выявляет риски, узкие места и дубли задач

• Дает краткие сводки по проектам и встречам

Коммуникации

• Встраивается в чат Atlassian и корпоративные мессенджеры

• Позволяет сотрудникам быстро получать информацию и оставаться в контексте задач

• Проводит мозговые штурмы, подсказывает идеи и фиксирует договоренности

Интересные функции

• Гибкая настройка ИИ-агентов: можно создавать роли под конкретные сценарии (например, маркетолог, разработчик или аналитик)

• Единое окно работы с корпоративными данными из всех подключённых сервисов

7. Todoist Assist 

Подробнее

Todoist — популярный планировщик задач и личных проектов. В него встроен Todoist Assist — это набор инструментов на основе искусственного интеллекта, которые работают в фоне и делают работу с Todoist проще и продуктивнее. ИИ-помощник помогает формулировать задачи, структурировать письма, создавать фильтры и подсказывает, как достичь целей.

Тип: набор интеллектуальных функций на базе искусственного интеллекта, встроенных в планировщик Todoist

Модели: большие языковые модели (LLM), предоставляемые через AWS Bedrock и Google Cloud Vertex AI

Стоимость: базовые функции доступны бесплатно, расширенные — в тарифах Todoist Pro и Business

Что может делать ИИ

Постановка и уточнение задач

• Помогает разбить крупные цели на конкретные шаги

• Предлагает формулировки задач так, чтобы они были понятными и выполнимыми

• Упрощает планирование и приоритизацию

Работа с письмами

• Преобразует пересланные письма в структурированные задачи Todoist

• Автоматически извлекает сроки, комментарии и ключевые детали из писем

Поиск и фильтрация задач

• Позволяет находить нужные задачи по смыслу, без точных запросов или тегов

• Автоматически подбирает фильтры и условия, чтобы собрать все связанные задачи в одном списке

Интересные функции

• Интеллектуальная помощь при формулировке целей и планов — AI уточняет, как превратить идею в пошаговый план

• Возможность гибко управлять AI-функциями — включать и отключать нужные инструменты

• Защита данных: Todoist не использует пользовательскую информацию для обучения моделей и работает на защищённой инфраструктуре

8. ClickUp AI

Подробнее

ClickUp — универсальное приложение для работы, объединяющее задачи, документы, коммуникацию и аналитику в одном пространстве. ClickUp AI встроен в систему через Brain Assistant для выполнения разных действий, например, поиска информации и ответа на вопросы. AI можно использовать для суммаризации информации, обновлений и комментариев, создания отчетов и анализа задач. Помогает связать сотрудников, рабочие процессы и базу знаний организации.

Тип: встроенный набор AI-функций для управления проектами, знаниями и контентом в ClickUp

Модели: готовые (Prebuilt) и пользовательские (Custom) агенты

Стоимость: включено в тарифы ClickUp

Что может делать ИИ

Генерация отчетов

• Автоматически создает отчеты о выполненной работе

• Формирует рекомендации по оптимизации проектов и задач

Отслеживание прогресса задач

• Анализирует ход выполнения задач и уведомляет об изменениях в статусе в реальном времени

• Помогает руководителям проектов видеть блокирующие факторы и приоритеты

Суммарный анализ документов и комментариев

• Создает краткие сводки по содержимому Docs, обсуждений, комментариев и обновлений в задачах

• Экономит время на коммуникации и упрощает контроль за проектами

Поддержка письма и контента

• Генерация текстов, редактирование и создание содержимого для задач и документов

• Помогает сотрудникам быстрее оформлять и структурировать информацию

Прогнозирование и распределение ресурсов

• Точно прогнозирует сроки выполнения проектов

• Эффективно распределяет ресурсы команды для оптимизации работы

Мониторинг и отчетность

• Создает отчеты о текущем состоянии проектов, достижениях и потенциальных проблемах

• Позволяет отслеживать прогресс и принимать обоснованные управленческие решения

Интересные функции

• Сводки по документам и обсуждениям

• Суммаризация активности по задачам и суммаризация всех веток комментариев в задачах и во входящих

• Генерация обновлений по задачам с учетом прогресса, приоритетов и сроков

9. Asana AI

Подробнее

Asana — платформа для управления проектами, которая помогает командам связывать стратегические цели с ежедневными задачами. В неё встроен Asana AI — интеллектуальный модуль, расширяющий возможности системы. Сервис интегрируется в рабочие процессы и помогает командам быстрее распределять задачи, выявлять узкие места в процессах и улучшать организацию работы. 

Тип: встроенный AI-ассистент в экосистему Asana

Модели: собственные алгоритмы Asana AI

Стоимость: включен во все платные тарифы Asana

Что может делать ИИ

Планирование и приоритизация

• Формирует пошаговый план действий на основе целей проекта

• Прогнозирует сроки выполнения задач и предлагает оптимальные даты

• Помогает выстраивать приоритеты и минимизировать задержки

Анализ нагрузки и эффективности

• Отслеживает занятость участников команды

• Рекомендует, кому лучше поручить задачу в зависимости от загрузки

• Выявляет узкие места и потенциально проблемные участки в проекте

Отчёты и сводки

• Автоматически подводит итоги по задачам и проектам

• Создаёт краткие отчёты и сводки в реальном времени

Интересные функции

• AI Teammates — виртуальные напарники, которые берут на себя часть рутинных задач

• AI Studio — инструмент для создания собственных AI-процессов без программирования

• Smart Assists — помощники, которые следят за сроками и помогают команде укладываться в график

10. Planfix AI

Подробнее

Planfix — гибкая платформа для автоматизации бизнес-процессов и управления проектами. В системе работает Planfix AI — интеллектуальный помощник, который помогает работать с текстами, сообщениями и документами. Он ускоряет рутинные операции: извлекает данные из переписок, формирует краткие ответы и берёт на себя часть повторяющихся действий.

Тип: встроенный AI-помощник в экосистему Planfix

Модели: собственные алгоритмы Planfix AI

Стоимость: использование AI-инструментов — через AI-кредиты; пробное количество кредитов предоставляется бесплатно ежемесячно, далее докупаются по тарифу

Что может делать ИИ

Обработка сообщений и комментариев

• Анализирует входящие сообщения и автоматически формирует краткие, понятные ответы

• Преобразует голосовые сообщения в текст, выделяя ключевые детали

• Извлекает полезные данные из переписок и комментариев для заполнения задач или карточек клиентов

Работа с текстом и документами

• Переводит тексты и сообщения для международных клиентов

• Создаёт краткие сводки по обсуждениям и договорённостям в задачах

• Помогает поддерживать единый стиль коммуникации в команде

Извлечение и анализ данны

• Находит важную информацию в комментариях, формах и отчётах

• Выделяет ключевые инсайты из голосовых заметок и записей встреч

• Автоматически переносит данные в нужные поля задачи или контакта

Интересные функции

Набор специализированных AI-агентов, которые автоматизируют разные процессы:

• Датамайнер — собирает структурированные данные из переписок и форм

• Суммаризатор — ведёт краткую сводку договорённостей в задачах

• Интервьюер — помогает проводить автоматические опросы клиентов

Сравнительная таблица

А вы уже пробовали AI-ассистентов в своих таск-менеджерах? Поделитесь кейсами.

_________________________________

Систему управления проектами YouGile можно попробовать бесплатно: команды до 10 человек получают полный доступ ко всем функциям без ограничения по сроку использования.