Что самое важное в организации команды? Может построить планы?

Чуть больше года мы делаем свою систему управления проектами. Не так давно база активных пользователей перевалила за 1000 и появилась крутая возможность — изучать статистику того, как компании подходят к организации процессов.

Что делают успешные команды и чего не делают разваливающиеся за неделю? Можно ответить на глупые вопросы: что важнее — назначить на каждую задачу исполнителя или проставлять дедлайны, а может самое важное ставить приоритеты? Есть ли действие, которое значительно увеличивает срок жизни проекта?

И оказалось, что есть простой ответ. Обнаружив его, мы резко приостановили работы над функциями и всей командой сфокусировались на мобильном приложении…

Эксперимент

Мы выделяли группы пользователей, которые после регистрации делали упор на той или иной функции в системе. Далее считали дневной показатель возвратов по сотрудникам этих компаний. (Daily Retention Rate — видео, которое вдохновило на эксперимент). Другими словами, мы смотрели, как конвертируется пользователь на ранних стадиях — воспринимает ли он систему как место для постановки задач или, например, хочет максимально контролировать процессы; пытались понять, насколько долго он задерживается в системе в зависимости от старта.

Казалось, что такой подход просто позволил бы узнать какой группе лучше всего подходит система. Однако правда такова, что и белая доска на стене подходит под любую схему организации, была бы только воля в команде постоянно пользоваться доской.

Таким образом, побочным, но гораздо более интересным результатом наших экспериментов оказалось то, что можно узнать, при каком подходе активность по проекту затухает за пару месяцев, а в каком он живет долго вне зависимости от результатов. Из статистики можно делать выводы о полезности действий при организации проекта.

По большинству выборок никаких интересных результатов обнаружить не удается. Как правило, действие, которое мы выбирали, ничего не говорит и никак не влияет на срок жизни начинающей команды. Например, назначение задач на исполнителей не несет никакой особенной важности; те компании, которые делают упор на это в начале использования, имеют такой же показатель возвратов как и в среднем по всей базе. Еще важно отметить, что все выборки были примерно одного размера. Ситуации, что мы просто отобрали компании, прошедшие более высокий барьер, нет.

Но две группы дали принципиальные отличия от среднего.

Результаты

Самый яркий отрицательный паттерн — это большое количество генерируемых задач. График активности таких компаний достаточно быстро падает и стремится к асимптоте около нуля.

Компании, которые генерируют много задач (более 20 в день на человека в первую неделю), через 100 дней будут существовать только с вероятностью 4%.

В реальности это выглядит так, что один очень энергичный руководитель бесконечно ставит задачи, разбивая проект так, как только ему понятно, практически ничего не обсуждает, требует выполнения, приходит в ярость, когда выполненные задачи не дают общего результата. Каким бы абсурдным не казался этот пример, встречается он часто.

Самый яркий положительный паттерн — это большое количество общения, вопросов.

Компании, которые в первые же дни набирают больше 10 сообщений на участника команды, через 100 дней выживают в системе с вероятностью 42%.

На практике это выглядит так, что задач генерируется немного, декомпозиция происходит в описании задачи, к большинству задач подключаются несколько человек и ведут обсуждения, нет одного самого активного участника, структура коллектива плоская, формулируется много вопросов. Как правило это команда равноправных участников или с грамотным руководителем.

Вобщем — задать вопрос в десять раз лучше, чем поставить задачу.

Разворот в приоритетах разработки

На проект YouGile эксперимент оказал сильное влияние. Нет, мы не стали задавать больше вопросов друг другу. Мы поменяли идеологию, сделали небольшой поворот в развитии продукта. Теперь делаем упор на организации взаимодействия команд вокруг задач.

В отличие от белой доски, система управления должна засасывать, как засасывает Facebook. Каждый день просматривать задачи по проекту, вовремя задавать вопросы, общаться — всё это должно быть нормой для всей команды. В идеальном мире такая система должна позволять организовать 100 человек с такой же легкостью, как стартап из 5.

Если общение настолько важно, то наличие мобильной версии должно заметно повысить шансы на успех в компаниях. Мы приостановили работу над функциями и всей командой стали допиливать мобильное приложение. Задача была сделать так, чтобы упор в системе управления проектами был именно на общении.

Получилось интересно, нам и нескольким близким компаниям из числа тестирующих нравится. Все общение окончательно перешло в систему и стало идеально структурировано по задачам.

Вот так выглядит список всех проектов. При клике на какой-то конкретный открывается доска и можно просмотреть все задачи.

Вторая кнопка в нижнем меню позволяет просмотреть все диалоги по задачам. Есть разделение диалогов, по которым вы были нотифицированы и диалогов, которые вам доступны для просмотра, но вас почему-то не добавили в уведомление.

Третья кнопка в нижнем меню открывает список участников всей компании и позволяет вести личную переписку. Никто кроме вас и собеседника не имеет к ней доступ.

От запуска мобильной версии ждем роста показателя возвратов на 10%, на практике это означает, что компании будут на 10% дольше упираться, прежде чем бросить проект. Может кто-то и потратит больше времени впустую, работая над заведомо мертвой идеей, но наша задача сделать так, чтобы при этом вся команда была вовлечена в процесс.

Как наберется статистика с использованием мобильной версии, добавлю сюда новый график.

Сайт системы — yougile.com

Автор:

Источник