Рано или поздно любой руководитель задается вопросом: «Почему мы не достигаем целей на проекте?». Как правило, ответы размытые и сопровождаются презентацией из десяти файлов. После этого в компании появляется идея «оцифровать проектную деятельность». И начинается путь выбора системы, полный надежд, ожиданий и типовых ошибок.

Рынок ИСУП сегодня выглядит бодро и многообещающе: десятки систем, сотни функций, красивые демо и уверенные обещания «закрыть все боли проектного управления». Но на практике выбор ПО часто превращается в лотерею. Берут: «как у соседей», «что быстрее внедряется» или «что понравилось на презентации». А потом удивляются, почему проектный офис продолжает жить в Excel, а система оказывается на «кладбище» забытых ИТ-решений.

В этой статье разберемся, как подойти к выбору ИСУП без иллюзий и маркетингового тумана: на что действительно стоит смотреть, какие вопросы задать себе до покупки и как получить реальный эффект от внедрения.

Спойлер: внутри — ссылка на полезный гайд со сравнительными таблицами и небольшой обзор популярных ИСУП. 

Первый шаг. Изучите текущие процессы

Как вы управляете проектами сейчас и по каким методологиям? Используете ли диаграмму Ганта? Как выстроена работа с ресурсами, задачами и бюджетом? Управляете ли вы изменениями? Где ведете проектный документооборот? Как фиксируются фактические трудозатраты и проводится ли анализ работ? Объединяете ли вы проекты в портфели и программы? Есть ли в вашей компании руководители, готовые поддержать внедрение?

Постарайтесь честно ответить на все вопросы и сформируйте ключевую проблему, которую должна решить будущая система управления проектами. Например:

       «Нет единой картины по всем проектам. Отчетам нельзя доверять, потому что они собираются вручную из разных источников».

        «Согласование проектной документации затягивается, из-за чего сдвигаются сроки работ. Бумажные документы теряются, непонятен статус».

       «Ресурсы назначаются по наитию, часть сотрудников перегружена, часть — получает недостаточное количество задач».

       «Каждый исполнитель использует свои инструменты для управления проектом, данные дублируются, координация задач занимает много времени».

Второй шаг. Определите масштабы системы управления проектами

Начните не с подсчета пользователей, а с вопроса, какой уровень детализации управления проектами вам действительно нужен. Такой подход поможет точно определить, сколько людей и по каким ролям будут работать в системе.

• если вам нужен ресурсный план, в ИСУП должны «заходить» исполнители и фиксировать факт трудозатрат;

• если ваша задача — управление бюджетом проекта, доступ к решению понадобится финансовому блоку;

• если вы хотите видеть дорожную карту, управлять портфелями, утверждать документы, то к работе необходимо подключить руководителей и кураторов.

Разумно сразу выбирать масштабируемую систему управления проектами — ту, которая спокойно выдержит рост числа участников и сценариев работы, и не будет ломаться при первом расширении.

Третий шаг. Оцените реальные бюджеты и сроки

Вопрос не в абстрактной «стоимости владения», а в честном ответе на два простых вопроса: сколько денег вы реально готовы потратить и в какие сроки хотите получить результат.

Важно заранее зафиксировать бюджет не только на покупку лицензий, но и на внедрение: настройку системы, обучение пользователей, возможные доработки и интеграции. И так же трезво посмотреть на сроки: когда система принесет реальную пользу, а не просто будет «стоять установленной».

Четвертый шаг. Сравните представленные на рынке ИСУП

Что оценивать:

1. Функциональность. Здесь важно обратить внимание на:

• управление стратегией, портфелями и программами (целеполагание, дорожная карта, контрольные точки, контроль здоровья проектов);

• возможности планирования (диаграмма Ганта, сравнение версий, автопланирование);

• контроль бюджета проекта (связь с этапами, отслеживание кассовых разрывов, учет фактических платежей);

• назначение и утилизацию ресурсов (анализ доступности, отметка трудозатрат);

• работу с задачами (канбан-доски, трекеры);

• проектный документооборот (создание, согласование, права доступа).

2. Методология. Плюсами будет, если система управления проектами:

• поддерживает классические, гибкие и гибридные подходы;

• помогает настроить жизненный цикл проекта в зависимости от специфики отрасли;

• дает возможность создать шаблоны регламентов и стандартов.

3. Легкость использования. Помните, что в системе будут работать пользователи разного уровня. Чтобы погружение прошло мягко, важны:

•  информативная справка;

• простой пользовательский интерфейс;

• возможность обучения.

4. Безопасность. Преимуществами будут:

• наличие двухфакторной аутентификации;

• разграничение прав доступа;

• шифрование документов;

• логирование действий пользователей.

5. Надежность и импортонезависимость. Система управления проектами должна входить в реестр отечественного ПО и быть:

• отказоустойчивой;

• с микросервисной архитектурой;

• с возможностью горизонтального масштабирования и высокой производительностью.

6. Гибкость и адаптивность системы под задачи компании. Снизить зависимость от вендора помогут:

• no-code-настройка;

• low-code-разработка;

• поддержка обновлений при кастомизации.

Чтобы вам было проще определить потребности и их приоритетность для компании, я подготовил полезный гайд со сравнительными таблицами. Первая поможет «отсеять» системы управления проектами, которые не соответствуют блокирующим критериям: импортонезависимость, понятный интерфейс, возможность самостоятельной доработки. Вторая — оценить функциональность ИТ-решений.

Скачивайте, чтобы ничего не упустить. В «финале» у вас останется 2-3 ИСУП, которые наберут наибольшее количество баллов.

Пятый шаг. Выберите вариант поставки ПО

Сегодня практически на каждый запрос можно найти готовое решение. При выборе «коробки» компания может сократить сроки проекта и затраты на внедрение, при выборе заказного решения — полностью «переписать» систему управления проектами под свои потребности.

Оптимальным вариантом станет решение, которое закрывает основные потребности из «коробки» и при этом сможет настраиваться под конкретные задачи бизнеса. Ключевой момент здесь — расставить приоритеты и разделить, что действительно нужно для старта (MVP), а что можно и нужно оставить на этап развития системы.

Шестой шаг. Запросите демонстрацию системы управления проектами

Большинство разработчиков могут предоставить демодоступ: вы сможете провести пилотный проект и протестировать ИТ-решение на реальных задачах. На этом этапе необходимо определить, закрывает ли ПО ваши основные потребности, насколько удобно работать в системе всем участникам и какие модификации потребуются.

Седьмой шаг. Соберите обратную связь

Честные отзывы ключевых пользователей помогут понять, будет ли система управления проектами востребована в компании или останется лежать «на полке». Не стоит пренебрегать этим этапом: возможно, сотрудники предложат идеи по доработке или откажутся от использования ИТ-решения еще на старте из-за сложного интерфейса и непонятных бизнес-процессов.

ТОП-5 российских систем управления проектами

Я собрал небольшой обзор российских систем управления проектами, которые подойдут как для крупного бизнеса, так и для небольших студий или маркетинговых агентств. Изучить больше вариантов можно в статье. 

1. Directum Projects — масштабируемая и отказоустойчивая ИСУП с полной импортонезависимостью. Поможет выстроить управление проектами, командами, бизнес-процессами, задачами, знаниями и документами. Закрывает большинство потребностей компаний из «коробки», есть возможность доработать систему с помощью no-/low-code. Сочетает Waterfall, Agile, гибрид и авторские методологии управления, помогает организовать единое пространство для работы всех участников: от руководства до конечных исполнителей. Подойдет для крупных холдингов и среднего бизнеса, для компаний поменьше функциональность может показаться излишней. Систему можно разместить на собственных серверах или в облаке. Цена — от 8190 рублей в год за пользователя.

2. ADVANTA — опытный игрок на российском рынке систем управления проектами. Сильные возможности для аналитики, управления стратегией, учета рабочего времени и анализа загрузки подразделений, контроля платежей и совместной работы команд. Решение не поддерживает гибкие подходы, интерфейс может показаться тяжеловатым. Стоимость — от 4500 рублей за пользователя в месяц.

3. EvaTeam — российская система управления проектами и портфелями с фокусом на стратегическое управление и Agile-подходы. Поддерживает работу с OKR, SAFe, Scrum и Kanban, помогает выстраивать сквозную связь между стратегическими целями и проектной деятельностью. Подходит для крупных организаций и распределенных команд. Для эффективного старта требуется методологическая зрелость и вовлеченность руководства. Стоимость — от 690 рублей за пользователя в месяц в облаке. On-premise — по запросу.

4. Timetta — облачное решение для управления проектами, ресурсами и финансами, ориентированное на сервисные и проектно-ориентированные компании. Система позволяет учитывать рабочее время, планировать загрузку сотрудников, контролировать бюджеты и фактические затраты, формировать управленческую аналитику. Хорошо подходит для консалтинга, ИТ-компаний и агентств. Ограниченные возможности кастомизации и только облачная модель поставки (on-premise предоставляется в виде набора Docker-образов). Цена — от 3 до 7 тыс. рублей в месяц за пользователя в зависимости от набора модулей.

5. Яндекс Трекер — еще один облачный сервис для управления проектами по Waterfall, Scrum и Agile. В инструмент встроены диаграмма Ганта, доски, портфели проектов, спринты и эпики. Есть возможность управлять рисками и гибко изменять параметры задач. Для общения команда может использовать встроенные чаты. Открытый API и мобильное приложение (но с ограниченной функциональностью). Цена — от 569 рублей в месяц за каждого сотрудника.

Это руководство я собрал не по теории и не из маркетинговых презентаций. Здесь — самое главное из сотен встреч, обсуждений и реального опыта внедрения ИСУП в различных компаниях. Я видел, как выбирали системы, как в них разочаровывались и как получали реальную пользу от цифровизации. И именно этим опытом решил поделиться.

Надеюсь, материал поможет вам избежать типовых ошибок и сделать осознанный выбор. Удачи, и пусть ИСУП действительно начнет работать на вас, а не наоборот.