Если вы хотите управлять временем более эффективно, то для этого нужно прилагать усилия и изучать эту тему более подробно, необходимо инвестировать в новые навыки управления временем. Как и большинство навыков, навык управления временем вы можете отточить, добавив немного усердия и практики.

В статье я хотел поделиться теми инструментами, которые помогут стать вам более эффективным и лучше справляться со сложностями управления временем. Теми инструментами, которые помогли мне.

1. Планирование времени – это ключ. Создавайте списки дел и держите их под рукой.
Скорость, и плотность событий сегодня настолько высока, что записывать мысли и задачи является единственным способом ничего не забыть и не упустить. При создании списков записывайте все, что вы сможете записать. Детализация поможет в анализе, когда вы позже вернетесь к своим записям. Ведите записи с помощью смартфона, планшета, ноутбука. Современное программное обеспечение, например, time tracking software, позволяет делать записи на разных устройствах, при этом данные мгновенно синхронизируются через облако. Современные приложения по тайм-менеджменту кроссплатформенные и работают под всеми распространенными операционными системами.

Есть бесплатные приложения по учету времени, например, primaERP Time Tracking, Toggl. Нужно просто начать регулярно использовать календари и программы по учету времени. В тайм-менеджменте важна регулярность, сбор статистики, данных, которые можно будет потом анализировать.
Если вы «старой школы», то использование простого блокнота или календаря тоже возможно. В любом случае, ваши задачи и мысли станут более организованными. Но мы советуем вам использовать программное обеспечение, вести учет времени именно в электронном виде, так как благодаря ему можно анализировать большие объемы данных и выявлять не всегда на первый взгляд очевидные проблемы.

2. Многозадачность не работает.
Идея, что многозадачность делает вас более продуктивными, является ошибочной. Люди неправильно воспринимают те позитивные чувства, которые у них возникают при одновременном выполнении нескольких дел. Они чувствуют себя более продуктивными и эмоционально удовлетворенными от работы в режиме многозадачности. Но люди работают более эффективно, когда концентрируются только на одной задаче, и после ее выполнения переходят к следующей. Лучше закончить одну работу, чем начать пять. Переключение между задачами может отнимать немало времени и сил.

3. Расставляйте приоритеты.
Необходимо посмотреть на списки дел и задач и определить приоритетные. Мысленно выделите самые важные и сложные задачи и поставьте на них напоминания. Выделите срочные и важные, срочные и менее важные, менее срочные, но важные, менее срочные и при этом менее важные задачи. Для кого-то удобнее делать это с утра, но другие делают это в конце рабочего дня, перед уходом. Кроме этого, в конце рабочего дня вы можете записать задачи на следующий день или посвятить планированию несколько минут в самом начале рабочего дня. Такой ежедневный системный подход к планированию сделает тайм-менеджмент ежедневной привычкой. Список может включать как рабочие, так и личные задачи. После того как будет сформирован полный список, на него нужно посмотреть и задать себе следующие вопросы: нужно ли планировать встречи? Насколько необходима та или иная встреча? Можно ли делегировать ту или иную задачу?

Не позволяйте списку становиться слишком длинным. Список задач должен быть классифицирован и разбит на группы (например, важные дела, срочные, текущие и т.д.). Важно задокументировать задачи, чтобы не держать их в голове и сфокусироваться на решении сначала одной приоритетной задачи, потом следующей.

4. Установите цели и сроки.
По проектам и задачам необходимо определять сроки и цели. Это способ определить, прогрессируете ли вы или нет, добиваетесь ли вы успеха.

Сроки имеют решающее значение для успешной реализации проекта, задачи. Если установлены нереалистичные сроки или сроки не управляются, не корректируются, то это может стать серьезным источником стресса. Несбалансированные сроки могут стать серьезным источником давления на вас, на членов вашей команды, и на всех участников проекта.

На задачи нужно отводить немного больше времени, чем вы рассчитываете, оставлять небольшие свободные промежутки между задачами. Отведите время на непредвиденные работы. Вы избежите ненужного давления и делаете все быстрее и качественнее.

Поставьте для себя SMART-цели:
• конкретные (specific);
• измеримые (measurable);
• достижимые (attainable);
• значимые (relevant);
• соотносимые с конкретным сроком (time-bounded)

Установите долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели. Среди целей легко заблудиться, поэтому долгосрочные цели задают контекст и показывают общую картину. Их стоит рассматривать как дорожную карту вашей карьеры или крупного проекта, на которые вы будете ежедневно ориентироваться. Если вы хотите быть успешными, вы должны устанавливать крупные долгосрочные цели. Они зададут вам направление, помогут сфокусироваться на том, что важно.

Следите, чтобы цели, задачи и сроки были четко определены.

5. Планируйте и используйте ваше время эффективнее.
У всех нас найдется время в течение дня, которое мы можем эффективнее использовать. Например, время, которое мы тратим во время поездки на работу, на занятия спортом, душ. Например, можно визуализировать ваш будущий день, размышлять о предстоящий целях и проектах. Во время поездок можно учить иностранные языки, читать или работать с документами на компьютере, если вы пользуетесь общественным транспортом.

6. Ведите учет времени.
Большим шагом вперед в тайм-менеджменте будет получение детальной информации о том, как вы расходуете свое время. Только имея представление о затратах времени, можно составлять планы на будущее. Например, в течение недели ежедневно подробно документируйте всю свою активность, задачи, которые вы выполняете и сколько вы на них тратите времени. Это намного проще, чем вы думаете. Существует много приложений для учета времени, например, тайм-трекеры, таск-трекеры, системы персональной продуктивности (PPS), системы GTD, системы управления проектами которые помогут автоматизировать учет. Данное программное обеспечение существует как для десктопов, так и для мобильных устройств. У некоторых программ существует возможность синхронизации данных между устройствами и разными приложениями. Например, есть возможность синхронизации с популярными электронными календарями, такими, например, как Outlook, iCal или системами управления проектами, например, Basecamp. Outlook как менеджер задач и инструмент создания и отслеживания списков вместе с календарем является неплохой программой для тайм-менеджмента, планирования проектов и просто напоминаний. Для учета времени вы можете попробовать использовать такие тайм-трекеры, как primaERP Time Tracker, Toggl, Harvest или выбрать из нескольких десятков других трекеров присутствующих сегодня на рынке.

Если у вас перед глазами есть цифры, которые вы можете анализировать, то вы увидите, где ваше время тратится неэффективно. Люди часто бывают удивлены результатами такого эксперимента.

7. Не прокрастинируйте.
Прокрастинируя, вы ничего не добьётесь. Не нужно откладывать важные задачи или ждать последней минуты чтобы доделать работу. Гораздо эффективнее начать решать неприятные задачи в первую очередь. Начните делать неприятную работу постепенно, выполняя ее по частям. Создайте для себя систему поощрений после выполнения трудных или неприятных задач, сделайте перерыв, выйдите на прогулку. Планируйте регулярные перерывы. Чередуйте напряженную работу и отдых. Например, после 50 минут работы делайте 10 минут перерыва. Определите для себя комфортные интервалы времени для работы и отдыха.

8. Перезарядите ваши батарейки.
Следите за своим питанием, количеством физической нагрузки и временем сна. Перенесите решение сложной проблемы на завтра. Не думайте о ней сегодня. Завтра с утра многие казавшиеся сложными вещи будут выглядеть в другом свете. Практикуйте техники релаксации. Занимайтесь спортом, принимайте контрастный душ, слушайте музыку. Отправьтесь в обеденный перерыв на прогулку, в выходные не сидите перед телевизором, отправляйтесь на природу. Разделите рабочее и личное время, постарайтесь не думать о рабочих делах дома.

9. Избавляйтесь от хронофагов.
Не важно, где вы работаете, отвлекающие факторы окружают нас. Это электронная почта, социальные сети, совещания, коллеги по работе, которые желают обсудить последнюю серию сериала, новости или события в жизни их детей.

Что вы можете сделать чтобы ограничить эти отвлекающие факторы и сконцентрироваться на выполнении задач? Например, ограничить себя в регулярных просмотрах электронной почты. Выделите для этого определенное время в течение дня. Отключите в своем телефоне звук сообщений социальных сетей, почты. Сама мысль, что у вас есть непросмотренные сообщения, уже снижает вашу продуктивность. Некоторые люди используют наушники с шумоподавлением или слушают музыку, чтобы не отвлекаться на разговоры коллег и окружающий шум. Кто-то использует таблички «Не беспокоить» на дверях своего офиса.

У вас есть коллега или начальник, который любит отвлекать вас в то время, когда вы работаете над задачей и хотите быть продуктивным? Хорошим способом изменить это может быть разговор с ними до того, как вы начнете работать над важной задачей. Пусть они знают, что вы собираетесь провести совещание или будете заниматься работой, которая требует вашего полного внимания. Спросите их, не нужно ли им что-то обсудить перед тем, как вы приступите к работе. Вы потратите на это немного сил, но взамен получите время, в течение которого вас не будут отвлекать, и вы будете работать более производительно.

Все эти действия уменьшат количество отвлекающих внешних шумов и позволят вам более легко концентрироваться на задаче.

10. Делегируйте полномочия.
Вы всегда спешите и отстаете от графика? Вы пропускаете обед или едите во время работы? Скорее всего, вы не делегируете. Неправильное делегирование может стать ограничением для вашего роста. В сутках 24 часа, и, кроме этого, наши возможности физически ограничены. Находясь в колесе рутинных дел, вы не развиваетесь. Делегировав часть задач, вы можете сконцентрироваться на приоритетных задачах или взять на себя новые обязанности, подумать над новыми направлениями для бизнеса.

Но делегировать — не означает, что вы отдадите задачу другому человеку и забудете про нее. Нужно делегировать правильно, необходимо следить, как выполняется эта задача. Вот несколько советов при делегировании полномочий:

• Нужно знать людей, которым вы передаете полномочия. Их сильные и слабые стороны, их возможности;
• Нужно ставить четкие цели и озвучивать ожидания. Будьте готовы к вопросам со стороны исполнителей;
• Установите контрольные точки и окончательные сроки по задачам;
• Кроме самих задач у людей должны быть и доступные ресурсы для их выполнения;
• Установите для выполнения задачи немного больше времени, чем это необходимо. Количество времени, которое нужно вам для выполнения задачи может отличаться от количества необходимого вашим подчиненным;
• Дайте подчиненным время на получение опыта, обсудите с ними количество ошибок, которые они могут допустить.
Делегирование является важной частью процесса управления вообще и управления временем в частности, оно дает значительный рост продуктивности.

Изучите себя. Ваш тайм-менеджмент станет эффективнее после того, как вы изучите стиль вашей работы и то, на что уходит время. После того, как вы станете более осведомленным о вещах, которые мешают вашей продуктивности, вы найдете свои собственные способы борьбы с ними.

Автор: Fasakhov

Источник