Привет, дорогой друг!

В данной статье хочу поделиться своим опытом внедрения GTD для выстраивания рутины. Начну с самого душного — определения:

GTD (Getting Things Done) — метод повышения личной эффективности, который придумал Дэвид Аллен, гуру продуктивности и антипод прокрастинации. Уже больше 20 лет он учит топ-менеджеров всяких крутых компаний (например, Ford Foundation и New York Life) не утонуть в хаосе задач. В общем, GTD — это палочка-выручалочка для нашего мозга: помогает собраться с мыслями, разложить их по полочкам и сделать то, что откладывал последний год (как я откладывала свой блог).

Зачем это нужно?

Когда-то в моей голове был настоящий бардак, в котором небрежно валялись интересные идеи, бытовые задачи, страхи, что забыла вовремя внести тот или иной платеж и тревоги за рабочие задачи. В периоды авралов даже тараканы в моей голове уходили нервно покурить в сторонку и не возвращались. Стресс был моим спутником, хотя, конечно, такого спутника себе я явно не хотела. В какой-то момент мне пришлось собрать всех своих тараканов (включая беглецов) на совет мыслей, чтобы найти систему, которая могла бы служить мне в качестве опоры и помогала справляться со следующими задачами:

1. Хранить все необходимые идеи, задачи, напоминания и прочую полезную информацию в удобном систематизированном виде.

2. Иметь какой-то понятный алгоритм разбора всех накопленных пунктов выше таким образом, чтобы мне было предельно понятно, что делать в тот или иной момент времени.

После некоторого потраченного времени на анализ абсолютное большинство тараканов в голове проголосовало за GTD, так как именно данная методика полностью соответствовала моим требованиям.

Что в себя включает GTD?

GTD включает в себя несколько этапов:

• Сбор заключается в агрегировании всех задач, идей, информации и других элементов, которые требуют нашего внимания, в одном месте.

• Обработка — это процесс принятия решения о том, что делать с каждым пунктом, который мы себе выписали.

• Организация — это процесс структурирования и систематизации обработанных пунктов таким образом, чтобы они были доступны и управляемы.

• Обновление заключается в регулярном пересмотре и обновлении наших списков, чтобы они не потеряли актуальность.

А теперь поговорим подробнее о каждом из этапов.

Сбор

Первый этап — это сбор. Что можем тут сделать? Пройдемся по порядку:

Шаг 1. Найдем себе хранилище для идей, задач и прочего. Это как выбрать дом для своих мыслей — он должен быть надежным, удобным, и чтобы мы могли туда попасть, когда нужно.

Шаг 2. Выпишем все свои задачи, идеи и мысли, которые, на наш взгляд, должны попасть в систему. Даже ту самую безумную идею, которая пришла в предсонном бреду. Как говорит создатель методики: «‎Наш мозг предназначен для генерации идей, а не для их хранения» .

Шаг 3. Начать паниковать от количества найденных дел и задач.

Выписывать идеи — это не разовая активность, как поездка в Сафари. Это должно стать регулярной привычкой, как умываться :).

Пример:

Первый шаг пройден. Идем дальше!

Обработка и организация

Предлагаю убить двух зайцев одновременно (не волнуйтесь, зайцы не пострадают) и разобрать два следующих этапа вместе: обработка и организация. Напомню, что на предыдущем этапе мы выписали все, что нас волнует. Теперь каждый пункт нам нужно обработать и организовать так, чтобы с ними было комфортно работать. Но прежде, чем приступить к действию, предлагаю обратиться к словарику.

Словарик-объяснярик:

Входящие — это как раз то самое место, куда мы выписали все наши мысли, идеи, дела.

Проект в GTD — это желаемый результат, для достижения которого нужно совершить больше двух действий. Используя такое определение, очень просто находить проекты в своём списке задач.

Следующее действие в GTD — это физическое действие, которое нужно совершить в первую очередь, чтобы продвинуть проект. Например, для проекта «Найти новую работу» следующим действием может быть: «Обновить резюме».

Итак, определения поняли-приняли. Приступаем к разбору пунктов по алгоритму ниже:

Здесь хочу отметить, что визуализацией алгоритма вдохновлялась не только из книги Дэвида Аллена, но и из статьи Исчерпывающее руководство Getting Things Done (GTD) метода с примерами. Благодарю автора за чудесную работу!

Покажу, как это работает на практике:

Я, как никто, знаю, что хочется все задачи засунуть в календарь. Но стоит помнить, что впихнуть невпихуемое для календаря не очень подходит. Постарайтесь выписывать в календарь только напоминания о задачах, которые привязаны к конкретному сроку. Иначе мозг почует обман и перестанет доверять календарю.

Вот у нас рассортированы все пункты по полочкам. Сформировалась база знаний, определены проекты и действия для их старта, события привязаны к календарю. Давайте теперь организуем все получившиеся задачи таким образом, чтобы не тратить драгоценные мозговые извилины на пережевывание одного и того же списка дел каждый раз, когда мы решим что-то начать делать. Для этого вполне достаточно руководствоваться следующими критериями (к слову, это именно те самые критерии, которыми мы руководствуемся, чтобы принять решение, чем заняться):

• Контекст — это условия, в которых мы находимся. Например, в офисе перед важной встречей скорее всего с чашечкой ароматного кофе будем готовиться к этой встрече, а собираясь в магазин за покупками, будем составлять список покупок.

• Запас по времени — количество времени, которое у нас есть в данный момент.

• Запас энергии — уровень нашей физической и эмоциональной энергии.

• Приоритетность — важность задачи в рамках наших обязательств.

Соответственно, методология рекомендует организовывать все свои задачки именно по вышеуказанным критериям. Ведь если у нас будут списки задач, которые нужно сделать к определенной встрече в офисе или решить, пока есть свободные полчаса перед тем, как забрать ребенка из детсада, а главное, если будет понятно, что из задач является важным, а чем можно пренебречь, жить станет сильно проще, а внутренний критикующий таракан не будет шипеть нам на ухо злостные реплики про прокрастинатора и ленивца.

Как это может выглядеть на практике (на примере планирования поездки):

Ну что ж, дорогой друг! Вот мы и разобрали свой список дел. Сделали его максимально удобным для работы. Теперь можно приступить к его выполнению. О том, как находить время на выполнение задач, мы обсудим в следующих эфирах и с другими методологиями. А теперь поговорим о том, что нужно сделать для того, чтобы наша система жила, процветала и была опорой на регулярной основе.

Обновление, обзор списков

Выстроенная система будет работать только в том случае, если мы будем ее регулярно обозревать и обновлять.

То есть очень важно не забывать систематически совершать следующие действия:

• Ежедневный обзор — данный обзор помогает оставаться в фокусе и оперативно реагировать на изменения. Здесь будет достаточно:

  • Проверить список следующих действий

  • Проверять календарь

• Еженедельные обзор и обновление — это магия GTD, которая позволяет функционировать нашей системе. Предполагает актуализацию всех задач и подготовку к новой неделе. Что мы здесь можем сделать:

  • Очистить папку «Входящие»: алгоритм обработки и организации приведен выше.

  • Актуализировать существующие списки.

  • Убедиться, что у больших задач (или проектов в контексте GTD) определены следующие действия.

  • Проверить предстоящие события и дедлайны в календаре.

  • Определить приоритеты на ближайшую неделю.

Дружочек, не забывай, что потеря актуальности списков = потеря доверия к системе.

Инструменты для работы с GTD

Давайте определим характеристики, которыми можно руководствоваться при выборе инструмента:

• Надежность. Чтобы наши знания не испарились, как шаурма в 3 часа ночи, хорошо бы быть уверенным, что система не потеряет обработанные списки.

• Доступность. Если важно добавить ту самую идею из предсонного бреда, нужно, чтобы инструмент поддерживался на разных устройствах.

• Удобство использования и интуитивно-понятная организация проектов. Чтобы не приходилось каждый раз гуглить «как это работает». Если система требует инструкцию на 500 страниц, это не система, а квест.

В качестве таких инструментов можно использовать Todoist, Microsoft to do и другие.

Друг, проверяй доступность важных функций на берегу, прежде чем осознать, что есть беды, например, с оплатой лицензии.

Пробы и ошибки

Как и в любом деле без ошибок никуда. Так как учиться на чужих ошибках всегда приятнее, чем на своих, поделюсь моими косяками и возможными путями их устранения:

Неудачи в делах воспринимаются как недостатки GTD

Прежде чем обвинять систему, предлагаю посмотреть на ваши активности. Возможно, затык именно в них. Например, сложно начать или нет мотивации.

Некорректная формулировка следующих действий:

Написать отчет — это не первое действие. Действие — это «открыть word и написать план будущего отчета».

Перегрузка системы:

Я прекрасно знаю, как сильно хочется добавить побольше тегов и папок, а потом их не использовать в работе. Нормально их заводить и тестировать (вдруг что-то будет работать на ура!), но также абсолютно нормально их удалять, если они не используются, а просто украшают ваш task-менеджер. Помним, что система должна работать на нас, а не наоборот.

Недоверие к системе — желание переосмыслить задачи

Это вполне ОК, если в начале пути работы с GTD будет сложно ей полностью довериться. Со временем, благодаря регулярным обзорам списков и удобной системе организации этих самых списков, будет возможно сделать систему своим верным спутником.

Выводы

Ну, что ж, дорогой друг! Мы проделали очень большую и важную работу. Даже если ты просто прочитал эту статью, чтобы понять, надо оно тебе или нет, это уже очень значимый шаг к выстраиванию своей рутины. Теперь можно стереть капельки пота со лба и принять ванную с магниевой солью. Не забудь подписаться на мой telegram канал, если хочешь узнавать что-то новое про организацию дел и другие темы, освещающие путь к гибким навыкам.