Офсайт (гезеринг, колокация или командный выезд для тех, у кого аллергия на англицизмы) — это организованное командное мероприятие, благодаря которому люди из распределённой команды могут поработать плечом к плечу, решить те вопросы, которые сложно решить в онлайне, и просто приятно провести время вместе.

Важно! Офсайт не равно тимбилдинг. Сплочение команды может быть лишь одной из нескольких целей съезда, либо такой цели может не быть вообще.

Окей, а какие цели ещё могут быть?

• проревьюить и улучшить процессы в команде

• запланироваться на год/квартал

• сформулировать длительную стратегию, видение

• устроить «очную ставку» со стейкхолдерами или клиентами (вживую получить обратную связь по продукту или проекту, или провести UX-тестирование / продуктовое интервью)

• обменяться обратной связью между собой

• устроить мозговой штурм или мини-хакатон

• поучиться чему-то вместе

• обменяться опытом, сделать свою внутреннюю конференцию

• познакомиться (нескольких участников своей бывшей команды я впервые увидела вживую спустя полгода со старта работы) и пр.

Думаю, из списка понятно, что цель может быть приблизительно любая. И даже не одна.

Чем полезны офсайты? Что они дают?

1. Скорость. Потому, что многие вопросы всё ещё легче порешать, сидя в одном пространстве

2. Чувство принадлежности. Рядом живые люди, с ними можно поговорить, их можно «пощупать»

3. Эмоциональную встряску. Вы куда-то поехали, там непривычное расписание, надо больше общаться с людьми, появляются новые впечатления.

4. Собственно, достигнутые цели офсайта.

Всё это можно охарактеризовать ёмким словосочетанием «качественно проведённое вместе время».

А для того, чтобы оно было достаточно качественным, есть несколько важных нюансов, которые стоит учесть.

Что учесть?

1. Планируйте выезд сильно заранее, тогда у вас будет больше пространства для манёвра:

   • можно будет найти время без отпусков, сложных для команды периодов типа пеформанс-ревью и бюджетирования (если только они не становятся частью адженды, конечно),

   • всё попроще с арендой коворкингов, залов для проведения сессий и площадок под хакатоны/конференции,

   • легче забронировать отели и билеты.

2. Если вы собираетесь в офисе компании, то надо продумать, чтобы всем хватило места, роутеры справились нагрузкой (было пару печальных примеров), а офис-менеджеры были морально готовы к наплыву людей.

3. Если вас не 3 человека, то лучше доверить координацию всего офис-менеджерам или внутрикомам компании. Чаще всего они круто знают, что такое организация выездных движух, у них есть подрядчики, знакомые площадки и они умеют правильно организовать всё так, чтобы командировка с юридической точки зрения прошла правильно.

4. Организация офсайта требует выделенного канала для общения. В него лучше добавить всех, кто вовлечён. Туда же размещать всю нужную организационную информацию.

5. Помните, что работа у людей никуда не девается — операционка, дежурства, инциденты и нежданчики сложно поставить на паузу, а компания редко готова организовывать код-фриз на период офсайта команды. Поэтому внутри офсайта должно быть заложено и время, и возможность поработать. Удобные уединённые места с быстрым интернетом будут кстати. Но при всём этом важно оговорить заранее и с командой, и с её стейкхолдерами, что часть времени команды будет посвящена целям съезда. Ребята не всегда будут доступны, время ответов по операционным вопросам увеличится.

6. Команде важно понимать, что командные встречи (если это не посиделки в баре, настолки или квизы) — это тоже работа. В данном случае, чётко спланированная и требующая вовлечения.

7. Не надо делать огромную программу! Если вы выезжаете на неделю, где-то посередине должен быть день без активностей.

Собственно, чтобы собрать программу, можно обратиться к специалисту (фасилитаторы часто берутся за такие заказы, ведь там есть пространство для творчества) или сделать самостоятельно.

Несколько рекомендаций для тех, кто решил делать самостоятельно:

• Проведите опрос участников, чтобы понять, какие темы их волнуют и что они хотели бы обсудить вместе

• Накиньте в опросе несколько вариантов того, что может быть на съезде, но дайте пространство и для других форматов

• Найдите энтузиастов внутри команды, которые готовы: организовать обмен опытом, устроить турнир в настолки, пошарить свой опыт, поучить чему-то или найти тех, кто поучит.

• Не ставьте больше 3-х целей, иначе упахаетесь, и ваша усталость будет больше полученного профита

• Составьте расписание (когда, кто и что организовывает, где оно будет, как подготовиться заранее, если это нужно)

• Заранее продумайте, какие расходники вам нужны, как должно быть организовано рабочее пространство, что придётся закупить и что могут привезти сами участники. Привлекайте офис-менеджеров или тех ребят, у кого в компании есть опыт организации выездов — они могут подсказать нюансы, а что-то и перехватить

• Продумайте и пропишите все необходимые коммуникации на участников (когда, как и о чём информировать участников)

• Если вы привлекаете кого-то не из команды (например, стейкхолдеров), заранее оговорите, что, когда и как будет происходить и какое вовлечение требуется

• Брифуйте всех, кто участвует вместе с вами в организации, по нескольку раз, чтобы быть уверенными, что в самых ответственных местах ничего не посыплется

• Будьте готовы менять планы (редко когда абсолютно всё проходит по сценарию)

• Выделите время на то, чтобы просто потусить вместе! Это важно.

• Помните, что лучше сделать на отвали, чем не сделать вообще :)

• Не забудьте провести мини-ретроспективу или хотя бы опрос в конце, чтобы понять, как всё прошло и что стоит учесть в следующий раз

• Обязательно поделитесь опытом внутри компании, вдруг вы кого-то вдохновите.

Есть ещё уйма нюансов, которые будут всплывать по ходу организации, но они часто зависят от компании, целей офсайта, опыта организатора, ретроградного Меркурия и Венеры в третьем доме.

Офсайты, это геморно, но весело и полезно! Раз в 8 месяцев или год точно не лишне собраться вместе так, чтобы впечатлений хватило до следующего съезда.

Если вам предстоит делать командный офсайт, и вам пока кажется, что это слишком сложно и непонятно — напишите мне, поотвечаю на ваши вопросы!