Совещания могут заполнять все доступное время, если с ними не бороться. Мы это проверили, проведя опрос об организации работы 1400 офисных сотрудников. 34% признались, что посещают более 6 совещаний в неделю.
Какие же важные решения они принимают в итоге? Практически никакие. 46% сказали, что большинство этих совещаний посвящены отчету о текущем положении дел и «редко» или «никогда» не оканчиваются ясным списком решений по вопросу. Получается пустая трата времени, к тому же не заложенная в план проекта. А значит, участникам таких совещаний придется либо работать сверхурочно, либо переносить дедлайн.
Получив результаты опроса, мы задумались о том, есть ли способы бороться с нерациональной тратой времени (помимо перехода на Wrike, разумеется) и начали искать исследования по этому поводу. Выводы, к которым мы пришли, под катом.

Полностью отказаться от всех совещаний, посвященных текущему состоянию дел
Один из руководителей Ernst & Young Ал Питтампалли рекомендует избавиться от абсолютно всех совещаний информирующего характера и использовать встречи команды только для выработки совместного плана действий. Совещания первого типа, популярные еще 10-15 лет назад, сегодня становятся атавизмом с появлением онлайн-инструментов для совместной работы. Теперь есть способы проще оставаться в курсе интересующих дел в режиме реального времени. Если все же нужно подвести итог работы над крупным проектом, старайтесь дать общую картину прогресса, а не фокусироваться на отдельных деталях. В этом помогут такие отчеты о продуктивности команды, диаграмма сгорания задач и другие визуализированные сводки, которые помогут сравнить продуктивность команды на длительных участках времени и сделать выводы о сильных и слабых сторонах рабочих процессов.

Совещание не должно длиться больше часа
Согласно когнитивным исследованиям, ресурсы нашего мозга ограничены, и когда он перегружен, люди начинают принимать неверные решения. Время максимальной концентрации внимания человека составляет около получаса, а обсуждения дольше часа становятся совершенно неэффективными.
Чтобы точнее следовать этому правилу, всегда нужно начинать и заканчивать совещание вовремя, не дожидаясь тех, кто опаздывает на него и не продлевая время, если вы не успели обсудить всю повестку. Это мотивирует сотрудников приходить вовремя и выражаться точнее.
Хороший подход, чтобы сделать время совещания более ценным — изменить длительность события в календаре с часа на 30 минут по умолчанию. Еще один интересный способ сократить длительность и обсуждать только важные вещи – проводить совещания стоя.

Совещание должно иметь цели и конкретные решения по его окончанию
Перед планированием очередного совещания обязательно нужен список целей, которых участники хотят добиться с его помощью. Возможно, именно на этом этапе выяснится, что можно обойтись и без встречи.
Организатор должен следить за тем, чтобы участники придерживались плана и обсуждение закончилось списком конкретных решений. Эти решения можно сразу записать в виде задач в таск-трекер или используемую систему управления проектами, назначить на конкретных исполнителей и проследить за реализацией.

Чем меньше людей – тем лучше
Большое число участников снижает эффективность совещания, поэтому приглашать рекомендуется только ключевых людей. Уже упомянутый Ал Питтампалли советует положиться на саморегуляцию и разрешить сотрудникам не приходить на совещания, которые кажутся им самим ненужными, без объяснения причин.
Зато те, кто все-таки оказался на совещании, должны провести это время максимально вовлеченно. Можно запретить использование компьютеров и телефонов, а также заниматься посторонними вещами, чтобы не снижать уровень внимания. Стоит попросить каждого из участников лично высказаться – будь то выступление, предложение или вопросы к коллегам, и проследить за тем, чтобы у всех участников была возможность в равной степени поучаствовать в дискуссии, и никто не перетягивал бы все внимание на себя. С другой стороны, если сотрудник на совещании пассивно слушает других – это явный признак того, что это время он мог бы потратить с большей пользой за пределами переговорки.

В завершение можно напомнить о давнем исследовании Microsoft, согласно которому минимум треть рабочего времени тратится не на работу и лидируют в этом списке совещания. Так что можно предположить, что практически в любой компании есть большой простор для сокращения их количества и длительности. Если вы уже задумывались об изменении подхода к совещаниям, будем признательны за рассказ о вашем опыте в комментариях.

Автор:

Источник