У большинства систем управления проектами есть бесплатные тарифы. Но «бесплатно» почти никогда не значит «без ограничений»: где-то это лимит на команду, где-то урезанные интеграции или закрытые важные функции. Для разработчиков это способ познакомить пользователя с продуктом и мягко подтолкнуть к оплате. 

Мы собрали 10 популярных сервисов 2025 года и посмотрели, какие из них позволяют действительно работать на free-версии, а где командам рано или поздно придётся купить подписку. 

1. YouGile

Российская система управления проектами. Позволяет планировать задачи, вести коммуникацию и работать со сделками в едином пространстве. Легко начать работу и вовлечь команду. Благодаря понятному интерфейсу и встроенному мессенджеру.

Бесплатный тариф

Что можно бесплатно:

Командам до 10 человек 100% возможностей системы доступны без ограничений по функциям и времени: 

• Можно полноценно управлять любым количеством проектов;

• Работать с задачами на канбан-досках, с помощью диаграммы Ганта и  календаря; создавать кастомные стикеры, подзадачи, todo-листы. 

• Вести всю коммуникацию внутри системы — с помощью встроенного корпоративного мессенджера и чатов внутри задачи.

• Настраивать систему под себя: управлять ролями и доступами, устанавливать расширения, интеграции и автоматизации.   

• Подключать к работе внешних подрядчиков и клиентов с помощью безлимитных  открытых досок, доступных по ссылке.

• Видеть работу команды. Формировать отчеты по разным параметрам или делать сводки с динамической выгрузкой задач по заданному критерию. 

• Вести учет клиентов и сделок в CRM;

• Подключить 20+ готовых расширений для решения разных бизнес-задач.

• Работать в автономном мобильном приложении.

За что надо платить:

• Расширение команды. С 11-го пользователя стоимость системы — от 495 рублей в месяц за человека.

• «Коробочная» версия. Установки системы на собственных серверах и корпоративные интеграции, такие как SSO, 2FA и Active Directory.

• Возможность самостоятельно создавать на тарифе «Платформа» кастомные интеграции и расширении под уникальные процессы. 

Вывод

По сути платная и бесплатная версия отличаются только количеством пользователей, поэтому небольшие команды могут закрыть любой свой кейс. 

2. Битрикс24

Больше, чем просто система управления проектами. Это полноценное пространство для работы для самых разных команд: маркетинг, продажи, HR, интернет-магазины, консалтинг. Очень много инструментов, которые не входят в «стандартный набор» управления задачами: для создания сайтов, сквозной аналитики, электронного документооборота, сегментирования клиентов и прочего.

Бесплатный тариф

Что можно делать бесплатно:

• Собрать всю компанию в одном месте, пригласив неограниченное количество сотрудников.

• Управлять проектами: ставить задачи, назначать ответственных, контролировать сроки, использовать списки, календари и другие инструменты. 

• Наладить внутренние коммуникации: общаться в личных и групповых чатах, проводить видеозвонки и быть в курсе новостей компании через корпоративную соцсеть.

• Организовать совместную работу с информацией: хранить файлы на общем «Битрикс24.Диске», планировать встречи в общем календаре и создавать корпоративную базу знаний.

• Выстраивать работу с клиентами: использовать встроенную CRM для сбора заявок из онлайн-чатов и мессенджеров, а также создавать простые сайты и лендинги на бесплатном конструкторе для лидогенерации.

За что надо платить:

• Автоматизация бизнес-процессов. На бесплатном тарифе недоступны «роботы» — встроенные сценарии автоматизации, которые помогают убирать рутину (например, автоматически менять статус сделки или ставить задачи при наступлении события).

• Профессиональные инструменты управления проектами — диаграммы Ганта, учёт рабочего времени, расширенные права доступа и работа по методологии Scrum.

• Сквозная аналитика и расширенная отчетность. Вы не сможете строить детальные отчеты, отслеживать KPI и контролировать эффективность работы команды.

• Онлайн-работу с документами и совместное редактирование.

• Снятие ограничений по работе с файлами и почтой, например, чтобы делиться документами по публичной ссылке или подключать больше почтовых ящиков.

• Отдельные инструменты — для маркетологов, HR, владельцев интернет-магазинов.

Вывод

Бесплатная версия не имеет лимитов на число пользователей, но есть ограничения по функционалу и месту в файловом хранилище — до 5 ГБ. В целом можно вести полноценную работу всей компанией. 

3. Trello

Одна из самых популярных в мире систем управления проектами, которую предпочитают небольшие компании и стартапы. 

Даже сейчас, после официального ухода Atlassian (компания, которой принадлежит Trello) из России, многие продолжают пользоваться этой системой. Пользователи скачивают приложения из основных магазинов (App Store, Google Play) либо устанавливают с альтернативных источников. Оплата подписок напрямую российскими картами затруднена из-за санкций, но доступны альтернативные способы покупки через посредников, маркетплейсы и специализированные сервисы. 

Сервис стабильно работает в браузерах и мобильных приложениях. При этом есть риск потери поддержки официальных российских компаний и ограниченного доступа к лицензионным ключам.

Бесплатный тариф

Что можно делать бесплатно:

• Организовать задачи на досках: создавать неограниченное количество карточек, перемещать их по колонкам и отслеживать статусы.

• Вести совместную работу: оставлять комментарии к задачам, создавать чек-листы, устанавливать сроки и прикреплять файлы (с ограничением до 10 МБ на один файл).

• Расширить базовый функционал: подключать «улучшения» без ограничений на каждую доску, например, добавить вид «Календарь» или интеграцию с другим сервисом.

• Автоматизировать процессы — создать правила, кнопки и команды, чтобы автоматизировать работу с задачами на доске. 

За что надо платить:

• Больше 10 досок в одном рабочем пространстве;

• Расширенная настройка доски — кастомные поля задач, цветовое оформление колонок;

• Гибкое управление доступом и приглашение гостевых пользователей;

• Зеркальные карточки, чтобы отслеживать одну задачу на нескольких досках;

• Дополнительные виды отображения проектов: «Хронология», «Таблица», расширенный «Календарь»;

• Централизованное управление и отчетность, включая настройку прав доступа на уровне организации и экспорт данных.

Вывод

Можно пользоваться бесплатно при условии, что на каждое рабочее пространство у вас не больше 10 пользователей и 10 досок. Есть и другие ограничения, но в целом бесплатная версия подходит для полноценной работы с задачами. 

4. Pyrus

Это скорее система для автоматизации документооборота, но многие используют ее для управления проектами и задачами. Особенно ее любят отделы кадров, юристы, бухгалтеры, консалтинговые фирмы и банки. 

Бесплатный тариф

Что можно делать бесплатно:

• Собрать команду любого размера, не беспокоясь о лимите на количество пользователей.

• Вести неограниченное количество задач, планируя и отслеживая работу с помощью канбан-досок, списков и календарей.

• Организовать общение в полноценном бизнес-мессенджере, обмениваться файлами и подключать облачные хранилища для доступа к документам.

• Настроить простые процессы с помощью форм, например, для обработки заявок или запросов (с ограничением до 50 задач, созданных из форм).

• Хранить документы и файлы в облаке (до 1 ГБ на всю команду).

За что надо платить:

• Автоматизация бизнес-процессов. Визуальный конструктор, настройка маршрутизации задач и сложные повторяющиеся процессы доступны только на платных тарифах.

• Аналитика и дашборды для руководителей, которые позволяют отслеживать ключевые показатели.

• Полноценный документооборот, который требует создания неограниченного количества форм.

• Готовые бизнес-решения, такие как Service Desk, Help Desk или CRM.

• Приоритетная техническая поддержка и расширенное хранилище на 100 ГБ для работы с большим объемом файлов.

Вывод

Бесплатная версия позволяет собрать команду любого размера и работать без ограничений по числу задач и пользователей. Вы сможете вести проекты и общаться. Но как только появится потребность в автоматизации, сложном документообороте или аналитике, без платной версии не обойтись.

5. Weeek

Бесплатный тариф

Удобная система управления проектами с разными режимами планирования — от канбан-досок до недельного календаря. Подходит креативным командам, отделам маркетинга, веб-студиям и IT-стартапам. Раньше была довольно простой, но за последние годы сильно обросла новым функционалом. 

Что можно делать бесплатно:

• Структурировать сложные проекты с помощью удобной иерархии: папки → проекты → доски → задачи.

• Планировать работу — использовать списки, календари, канбан-доски и диаграмму Ганта.

• Вести внутреннюю базу знаний для хранения и совместного редактирования документов и регламентов.

• Управлять продажами и клиентскими запросами во встроенной простой CRM-системе — с ограничением до 3 воронок.

• Контролировать рабочее время с помощью встроенного таймера Pomodoro.

• Синхронизировать задачи с личным расписанием благодаря интеграции с популярными календарями.

• Общаться с командой и клиентами — интегрировать систему управления проектами с Telegram, ВКонтакте и Slack.

• Визуализировать работу и использовать дополнительные инструменты — есть интеграции с Google Таблицами, Miro, Figma.

За что надо платить:

• Рост команды и количества проектов.

• Снятие всех лимитов, чтобы создавать неограниченное количество проектов, досок и документов в базе знаний.

• Гибкое разграничение полномочий с помощью настройки кастомных ролей и прав доступа для разных сотрудников.

• Расширенные возможности CRM, снятие лимитов на воронки и доступ к логам действий для отслеживания всех изменений в проектах.

Вывод

Главное ограничение бесплатной версии — по числу пользователей, до 5 человек в команде. Также есть другие количественные лимиты: 7 проектов, 5 досок в каждом, 100 документов в базе знаний, 3 воронки в CRM и до 200 Мб на пользователя в файловом хранилище. В остальном функционал неплохой, почти как в платной версии, можно бесплатно работать с задачами и документами. 

6. Планфикс

Подходит и среднему, и крупному бизнесу, так как функционал для управления проектами очень богатый. Главная фишка системы — возможность глубокой кастомизации. Буквально все процессы можно выстроить с нуля и настроить под цели и задачи компании. Любое действие можно автоматизировать.

Бесплатный тариф

Что можно делать бесплатно:

• Вести до 10 проектов и 500 активных задач, что достаточно для небольшой команды.

• Смотреть задачи в разных форматах: через планировщик, в календаре с разбивкой по дням и часам, в хронологической ленте, а также в классических списках и карточках.

• Детально прорабатывать задачи, используя чек-листы, цветовые метки, фильтры и гибко настраиваемые карточки.

• Вести базовый учет времени, доходов и расходов по проектам и задачам.

• Анализировать работу с помощью стандартных отчетов и гибко настраивать права доступа и уведомления.

За что надо платить:

• Снятие лимитов на количество активных задач и проектов при росте команды и числа заказов.

• Автоматизация сложных процессов — согласование документов или управление сделками в CRM-модуле.

• Продвинутая отчетность с построением кастомных графиков и диаграмм.

• Интеграция с внешними сервисами, включая Telegram, SMS-рассылки и облачные хранилища (Google Drive, Dropbox).

• Доступ к дополнительным видам отображения проектов, например, в виде таблиц.

• Ежедневная сводка по задачам. 

Вывод

Бесплатный тариф — полноценный и очень гибкий инструмент для стартапов и малых команд. Он позволяет настроить управление задачами под любые, даже самые нестандартные процессы. Однако лимиты жесткие — до 5 пользователей, до 1 ГБ, до 10 фильтров по задачам, до 5 повторяющихся задач, до 2 кастомных статусов задач. Также есть бесплатный пробный период без ограничений, но только на 14 дней. 

7. Kaiten

Интуитивно понятная и очень user-френдли система. Особенно ее любят IT-команды, отделы маркетинга и продаж, аутсорсинговые компании и консалтинговые фирмы. Есть много возможностей для кастомизации, но можно начинать работу и без сложных настроек. 

Бесплатный тариф

Что можно делать бесплатно:

• Организовать работу для маленькой команды до 5 человек. Например, собрать рабочую группу под конкретный проект, сделать для них отдельное пространство с доской, задачами и чек-листами.

• Визуализировать рабочие процессы с помощью досок, таблиц и таймлайнов.

• Детально настроить задачи: управлять доступом, назначать разные роли (заказчик, ответственный, исполнитель) и создавать собственные поля.

• Создать и вести базу знаний для совместной работы с документацией, инструкциями и регламентами.

• Общаться с коллегами в задачах, оставляя комментарии и прикрепляя нужные файлы.

За что надо платить:

• Работа по спринтам: Scrum-доска, графики сгорания, оценка скорости команды и другие инструменты.

• Гант и ресурсное планирование для распределения нагрузки.

• Организация Service Desk — прием заявок в техподдержку.

• Учет рабочего времени — по задачам и по сотрудникам.

• Управление группами пользователей.

• Автоматизация работы с задачами.

Вывод

На бесплатном тарифе доступно очень многое: доски, календарь, таймлайны, метки и пользовательские поля в задачах, чек-листы, документы, интеграции, настройка прав доступа. Есть все для полноценной работы, но с ограничениями: до 5 пользователей, до 3 рабочих пространств, до 5 уникальных досок и до 5 пользовательских полей. 

8. Shtab

«Молодая» система управления задачами, но уже успела зарекомендовать себя на рынке. Подходит для совместной работы удаленных команд, где важен контроль рабочего времени сотрудников.  

Бесплатный тариф

Что можно делать бесплатно:

• Управлять задачами, используя разные методы визуализации: канбан-доску, списки, таймлайн и матрицу Эйзенхауэра.

• Создать базу знаний компании с помощью инструмента «Страницы» для хранения инструкций и документов. 

• Учитывать время, потраченное на задачи, с помощью встроенного трекера времени для контроля продуктивности.

• Настроить базовую автоматизацию (при этом сами действия для автоматизации нужно покупать отдельно).

• Хранить файлы и документы — до 1 ГБ.

За что надо платить:

• Рост команды и объема данных. 

• Безопасность и конфиденциальность — настройка прав доступа и работа с приватными задачами.

• Планирование проектов с помощью диаграммы Ганта.

• Расширенный контроль работы сотрудников — трекер времени со скриншотами рабочего стола.

• Настройка системы под себя — создание пользовательских полей в задачах, доступ к логам действий и управление финансами.

Вывод

Бесплатная версия подходит для команд до 5 человек, которым нужен базовый, но в то же время разнообразный набор инструментов для планирования, совместной работы и учета времени.

9. Аспро.Cloud

Система управления проектами, в которой есть CRM, модули для работы с документами, финансами и автоматизацией процессов. Чаще всего её выбирают отделы продаж, бухгалтерия и компании, которым нужна единая платформа для разных процессов.

Бесплатный тариф

Что можно делать бесплатно:

• Вести проекты и задачи, общаясь с командой во встроенном чате.

• Создать базу клиентов и управлять сделками в базовой CRM.

• Автоматизировать часть финансовой рутины: выставлять счета, акты и коммерческие предложения.

• Отслеживать затраченное время с помощью тайм-трекера.

• Организовать информацию в корпоративной базе знаний и выстроить оргструктуру компании.

За что надо платить:

• Расширение команды и увеличение хранилища.

• Серьезная автоматизация процессов, включая RPA-автоматизацию, автодействия в задачах и мультиворонки продаж.

• Дополнительные инструменты управления проектами — например, диаграмма Ганта и подзадачи.

• Интеграция с ключевыми бизнес-инструментами: телефонией, почтой, 1С, а также за доступ к API и вебхукам.

• Возможность предоставить клиентам доступ к проектам и документам через клиентский портал.

Вывод

На бесплатном тарифе предлагается не просто таск-менеджер, а целая система для управления задачами, клиентами и финансами. Доступно большинство инструментов для ведения проектов, сделок и документооборота. Но есть жесткие лимиты — до 5 пользователей, до 5 ГБ.

10. ToDoist

Система, которая целится сразу в две аудитории: b2c и b2b. На бесплатном тарифе позиционируется как личный планировщик для постановки целей, отслеживания прогресса и приобретения новых полезных привычек. На бизнес-тарифе — как полноценный инструмент для командной работы и управления проектами.

Бесплатный тариф

Что можно делать бесплатно:

• Организовать личные дела: создать и управлять задачами в рамках 5 личных проектов.

• Визуализировать свои задачи в двух видах — классический список или канбан-доска.

• Быстро находить нужную информацию с помощью настройки до 3 пользовательских фильтров.

• Синхронизировать задачи с другими сервисами, подключив электронную почту и календари, всего доступно 90+ интеграций. 

• Отслеживать свой недавний прогресс, просматривая историю активности за последнюю неделю.

За что надо платить:

• Любая совместная работа. Бесплатная версия не предполагает командных пространств, поэтому работать над проектами вместе с коллегами не получится.

• Ведение большого количества проектов. Платный тариф снимает лимит в 5 проектов и позволяет создавать до 300 личных и 500 командных проектов.

• Планирование в календаре. Календарное отображение проектов доступно только в платной версии. 

• Расширенная автоматизация и аналитика, включая доступ к 150 фильтрам, неограниченной истории активности и AI-ассистенту.

• Инструменты для управления командой — настройка ролей и прав доступа, общие шаблоны и подробный журнал активности.

Вывод

Бесплатная версия — это хороший персональный таск-менеджер. Поможет навести порядок в личных делах, спланировать ремонт или обучение. Но для командной работы не подходит. Есть ограничения по функционалу, по числу проектов — не более 5, и по числу фильтров — не более 3 и по размеру файлов — не более 5 МБ.

Рейтинг систем управления проектами — от более полноценной бесплатной версии к ограниченной

Самый надёжный способ проверить систему — завести в ней свой реальный проект и поработать 1–2 недели. За это время станет ясно, где лимиты мешают работе, а где бесплатного функционала хватает. 

Буду рад, если расскажете, чем пользуетесь и что стоило бы добавить в подборку.