Telegram, как утверждают СМИ, заблокирован на 90% — у многих он едва запускается даже с обходными сервисами и, кажется, ситуация не станет лучше. 

Нам нравится этот мессенджер — для личного общения. Но с точки зрения рабочий коммуникации к нему были вопросы: хаос в переписках, контроль доступов. Подробно разбирали это здесь.

Поэтому мы разогнали одну из ключевых особенность таск-трекера YouGile — специальные чаты внутри каждой задач — и сделали полноценный корпоративный мессенджер для работы команд. Удобством он похож на Telegram, но лишенный его главных недочетов для работы.

Показываем готовый план, как быстро перенести рабочие чаты в корпоративный мессенджер YouGile. Для небольших команд вся система управления бесплатная без ограничений по функциям и времени.

С чего начать замену Telegram

Перед тем как переносить рабочее общение в систему, достаточно сделать несколько простых шагов. Это поможет не потерять важные обсуждения при переезде.

Назначьте ответственного

Лучше сразу выбрать одного человека, который соберёт чаты и проследит, чтобы команда начала общаться в новом месте.

Определите дату переезда

Назначьте конкретный день, после которого рабочие вопросы больше не обсуждают в старых чатах. Если тянуть — часть переписки так и останется в старых мессенджерах.

Соберите список чатов

Посмотрите, какие чаты реально используются: проекты, отделы, общие обсуждения.

Дальше решите:

• что переносить;

• что объединить;

• что больше не нужно.

После этого станет понятнее, какие обсуждения нужно создать в системе и как будет выглядеть структура рабочих чатов. Это ускорит работу уже в первые дни — команде не придётся подолгу искать, где что лежит.

Как перенести рабочие чаты в корпоративный мессенджер YouGile

Самый простой способ — создать нужные чаты вручную. 

Как это сделать:

• перейдите в мессенджер и откройте список чатов;

• нажмите на иконку карандаша;

• выберите Создать групповой чат;

• укажите название;

• добавьте участников.

Часть чатов в системе управления проектами YouGile появляется автоматически:

1. Чат проекта Когда вы создаёте проект, вместе с ним появляется чат со всеми участниками. Его удобно использовать для общих обсуждений.

2. Чаты задач. Каждая задача на доске автоматически становится чатом. Исполнители сразу попадают в обсуждение, а других участников можно добавить в карточке.

3. Личные чаты. Появляются автоматически, когда сотрудники начинают писать друг другу — как в обычном мессенджере.

Настройте управление рабочими чатами

В системе можно настроить, кто может создавать новые групповые чаты.

По умолчанию это могут делать все сотрудники, но при необходимости это право можно ограничить.

Как это сделать:

1. откройте раздел Моя компания;

2. перейдите в Настройки компании;

3. найдите параметр Кто может создавать групповые чаты

4. выберите нужный вариант.

После этого можно настроить роли участников внутри конкретных чатов.

В групповом чате есть три роли:

• создатель;

• администратор;

• участник.

Создатель чата может назначать администраторов и настраивать права.

Например, для администраторов можно разрешить или запретить:

1. менять название и фото чата;

2. назначать администраторов;

3. добавлять и удалять участников;

4. отправлять сообщения;

5. удалять чужие сообщения.

Важно: удалять чужие сообщения администратор может только в групповых чатах. В чатах задач и подзадач такой возможности нет.

Для участников можно настроить отдельные права. Например:

• добавлять и удалять участников;

• отправлять сообщения.

Как настроить права: 

• откройте нужный чат;

• нажмите кнопку редактирования;

• назначьте роли для участников;

• в во вкладке Настройки прав выберите нужные параметры для роли.

Договоритесь о правилах общения по работе

В обычных мессенджерах люди привыкают обсуждать всё в личке или в нескольких больших чатах. Поэтому, чтобы новая структура обсуждений заработала, команде нужно немного помочь к ней привыкнуть.

Для этого можно сделать простую вещь — договориться, где какие вопросы обсуждаются. Иногда команды оформляют это в короткий документ или просто закрепляют сообщение с правилами.

Главное правило: задачи обсуждать только в чатах задач.

Если выносить переписку в общие чаты, контекст снова будет теряться — и в системе появятся те же проблемы, что были в мессенджерах.

В командах, где это правило соблюдают, задачи закрываются быстрее.

А если в чате обсуждение уходит в сторону, из сообщения в мессенджере можно создать новую задачу и перенести её на нужную доску.

Попросите команду установить мобильное приложение

Важно, чтобы рабочие чаты были у сотрудников под рукой так же, как раньше Telegram или WhatsApp.

Поэтому проверьте, что у всех установлено мобильное приложение YouGile. Так люди будут быстрее замечать новые сообщения, отвечать в чатах и привыкнут обсуждать рабочие вопросы в системе.

Приложение можно установить по ссылкам на сайте YouGile.

Внутри можно настроить уведомления под себя. Например:

• включить уведомления по важным событиям — когда назначают исполнителя, упоминают в чате или меняется дедлайн;

• оставить уведомления только по своим задачам, если не нужно следить за всей работой команды;

• отключить лишние чаты;

• выбрать формат — например, оставить push в мобильном, но убрать сигналы в браузере.

В начале лучше получать больше уведомлений, чтобы быстрее вникнуть в работу. Потом их можно сократить — так система не будет отвлекать, но важные события не потеряются.

Быстро подключайте новых сотрудников к обсуждениям

Когда структура общения уже настроена, нового человека можно за пару минут включить в работу.

В мессенджерах вроде Telegram участников добавляют через сами чаты — из-за этого приходится заходить в каждый по отдельности.

В YouGile это устроено проще: при добавлении человека в компанию сразу выбираете проекты и чаты, к которым он получит доступ.

Как это сделать:

• откройте раздел Моя компания;

• добавьте сотрудника;

• выберите проекты и групповые чаты.

После этого он сразу подключается к задачам, видит всю историю обсуждений и может быстро начать работу.

Как сделать рабочее общение ещё удобнее

Несколько лайфхаков по перепискам в корпоративном мессенджере YouGile:

1. Используйте цитирование, чтобы отвечать на конкретные сообщения — так в длинных обсуждениях не теряется смысл;

2. Записывайте скринкасты прямо из чата по задаче, когда проще показать, чем объяснять текстом;

3. Отправляйте голосовые сообщения: они автоматически расшифровываются, и к ним можно вернуться как к обычному тексту;

4. Пользуйтесь поиском по чатам — он помогает быстро находить сообщения, задачи и переписку с конкретными коллегами;

5. Добавляйте важные чаты в «Избранные», чтобы держать их под рукой;

6. Отключайте уведомления в второстепенных чатах, чтобы не отвлекаться на лишнее;

7. Закрепляйте важные сообщения в чате, чтобы не искать их в переписке;

8. Просматривайте все файлы и вложения в отдельной вкладке — это удобно, когда нужно быстро найти документы или материалы;

9. Используйте опросы в чатах, чтобы быстро собрать мнение команды без длинных обсуждений;

10. Отмечайте чаты непрочитанными, если нужно вернуться к ним позже, и массово отмечайте прочитанными, чтобы убрать лишние сообщения.

А вы всё ещё в Telegram или уже переехали?