Работа любой крупной компании ежедневно создает информационный поток в сотни, даже если не тысячи гигабайт информации, причем зачастую по большей части повторяющейся между собой. Мы храним цитаты доброй сотни ответов в переписке, включаем зубодробительные подписи с врезкой о конфиденциальности информации. Мы храним добрый десяток версий одних и тех же документов устраивая из «базы знаний» файловую помойку. Культура информационного хранения и обмена данных сродни бытовой культуре общества. Однако, если лучших из нас еще научили не сорить на улице, то очень немногие из лучших самостоятельно научились высоко-материальной культуре. Да-да, именно научились, учить-то нас, родившихся в обнимку с компьютером, было еще некому.

И так, вернемся в корпорацию, сегодня мы обсудим работу сферического сотрудника большой корпорации, где ISO 9000, PMO, CMMI, и вообще все продукты разрабатываются и внедряются очень круто.

Раз ступенька

Пункт первый: «наш любимый сферический сотрудник, в лучшем случае, структурирует и чистит почтовую переписку». На самом деле — это уже можно назвать первым уровнем зрелости, это нереально круто для текущего развития культуры. Я уже не удивляюсь когда вижу бесконечный инбокс сотрудника. Когда на вопрос аудитора про поиск какого-то документа, открывают Outlook и начинают сортировать входящие письма, можно дальше уже ничего и не спрашивать.

Однажды, когда мой один знакомый увидел экран моего почтового ящика, он задал мне вопрос, поставивший меня в ступор: «Зачем ты удаляешь письма из ВХОДЯЩИХ?». Я даже не знал, что мне ему ответить. Это было моей привычкой, и я уже не понимал, как можно жить с забитым инбоксом? Ведь электронная почта ничем не отличается от бумажной. Как вы себе представляете оставленное письмо в почтовом ящике возле дома? Я не представляю. Надеюсь вы тоже.

Как же научить уму-разуму сферических сотрудников? Прочитайте лекцию про GTD, подарите пару книжек, отправьте посмотреть и послушать Дорофеева. Проведите мастер-класс, покажите преимущества, удобства, расскажите про философию жизни. Создайте платформу для культуры, ей нужно куда-то прийти. Она на каблуках и в красном платье. Начните с самого главного, с основы.

Два ступенька

Шаг вперед и еще одна ступенька зрелости, пункт второй: «наш сотрудник переносит документы на сетевой диск». Теперь ему придется столкнуться с необходимостью хранения версий документов, невозможностью совместной работы, отсутствию полноценного поиска по содержанию документов. Хотя, честно говоря это и не нужно. Практика показывает, что многие, несмотря на существующие сетевые диски, этого не делают, предпочитая хранить и бережно защищать свой «скарб. «Отторжение и создание знаний компании?», — не, не слышал!

Отлично, если платформа уже есть, нужно проложить рельсы и пустить вагонетки. Заставить хранить документацию на сетевых дисках можно. Здесь нужно уже процессное и жесткое решение, определить правила сохранения результата работы (в сетевой папке).

Однажды я столкнулся с задачей хранения и управлением документацией проекта в роли РП. Я пробовал различные методы, подходы, бесконечные разговоры с сотрудниками, но они не работали. Мне приходилось складировать из почты все самому. Соответственно кроме меня никому это не было нужно. Решение было найдено простое — в исходной задаче ставилось условие, документ должен лежать в конкретной папке проекта, иначе задача считалась не завершенной (конечно за исключением случаев, когда у человека нет доступа к этой папке). За небольшой период команда научилась жить по этим правилам, и впоследствии они привились в культуру.

Три ступенька?

Сетевые диски — это первый шаг к большому пути. Однако, мы уже говорили ранее, существуют определенные технические проблемы в виде: отсутствия возможности хранения версионности документов, совместной (одновременной) работы, контекстного поиска и других функций, позволяющих сделать жизнь приятнее. Сетевые диски — это, вообще-то, уже прошлый век, вы в курсе?

Опыт показывает, что до определенного момента пресловутые сферические сотрудники большой корпорации как-то обходятся и без этих функций. Культура обмена документами по почте укоренилась настолько глубоко, что от нее уже сложно отучиться, какими-либо способами. В этом случае, уровень зрелости может заморозиться на этом уровне на пяток лет. Второй фактор, подобной «заморозки» — существующие технологии на сегодняшний момент, еще не в полной мере поддерживают функции полноценного «живого» совместного редактирования.

Несмотря на появление множества сервисов, таких как Google Docs, EverNote, и других, к сожалению, они не являются полноценно управляемыми приложениями в частном облаке, для корпорации обладающей полноценной AD (Active Directory). Встроить такие сервисы в корпоративную среду, зачастую невозможно. Отсутствие общей стратегии развития ИТ в компании и / или информационном вакууме сферических сотрудников в различных департаментах, ведет к проблемам замыкания, децентрализации ИТ-функций, хранении документации в облаках без соблюдения корпоративных правил. Ответ на вопрос, каким образом обеспечить сотрудников полезными сервисами, должен быть решен совместно ИТ-департаментом и структурными подразделениями.

Несмотря на все желания и разговоры экспертного совета при департаменте дело стояло мертвым грузом. Однако, «драйвера» ждать долго не пришлось, в определенный момент стала задача написания сложного и большого документа на несколько человек. Причем документ должен был редактироваться параллельно в совершенно различных разделах, и при этом поддерживать целостность и логику структуры.Молодой и амбициозный сотрудник не хотел разбивать документ на части, кричать на весь кабинет «убери мои зеленые выделения», «срочно выйти из документа», ему надоело и он взялся за дело. …SkyDrive был просто находкой, он поддерживал совместное редактирование Word как через web-app, так и с помощью «толстого клиента» MS Word 2010/2013. Последующая месячная работа с одним документом показала, что система работает на отлично. Сотрудники могли все практически все: одновременно редактировать документ, комментировать, переносить разделы, автоматически хранится его версионность. Единственным недостатком «толстого клиента» оказалось необходимость постоянного сохранения документа, нажимать CTRL+S каждые 10 минут, поначалу некоторым было сложно. Казалось бы — вот оно счастье! …

Что же до наших сферических сотрудников? А они совместно с ИТ-департаментом подняли SharePoint Server со всеми преимуществами синхронизированной AD, и возможностями полноценного настраиваемого портала. Последний шаг перед лестницей: «сотрудники совместно редактируют, хранят и управляют документацией в разрезе проектной деятельности».
Здесь вся работа проектной команды сферических сотрудников начинается с создании хранилища для документов проекта. Менеджер больше не загружен вопросами о том, где взять необходимую информацию. Управление содержанием уже имеет свое начало, к которому по результатам проекта смогут обратиться и другие сотрудники.

Будет лесенка

Несмотря на то, что на текущий момент наш любимый сферический сотрудник пользуется только малой частью возможностей портала, но он теперь знает и умеет управлять документацией. Он уверен, в том что документы никуда не пропадут. Их нельзя случайно переместить в соседнюю папку, удалить или просто потерять. Он знает, что нажимая кнопку сохранить, прошлая версия документа всегда доступна через меню File в MS Office. Он может найти какой-либо документ в когда-либо проведенном проекте по его содержанию.
Завтра он захочет больше: календарь проекта, внутренние обсуждения, постановка задач, установка тегов и «лайков» к документам, формирование базы знаний подразделения.

Строительство лестницы, это развитие вперед — это взгляд в будущее. Социальные функции в организации так же важны, как и общение команды. Обеспечение хранением и управлением проектной документацией, возможно перейти к полноценной базе знаний. Возможно это будет идеальная социальная сеть для обеспечения удобной работы проектной команды. У вас ведь проектная организация, не правда ли?

Автор: SAnatoly

Источник