Представьте библиотеку, где нет единого каталога, а все записи разбросаны по десяткам бумажных журналов и сотням файлов Excel с загадочными названиями вроде «версия_12_ФИНАЛЬНЫЙ_финал.xlsx». Поиск нужной информации превращается в квест, а за критически важным протоколом приходится идти к единственному сотруднику, который «помнит, где он лежит». К счастью, множество библиотек в России уже пережили этот этап. А вот лаборатории — нет. 

Меня зовут Иван Балашов, в К2Тех я руковожу направлением Цифровое производство. «Бумажный синдром» — хроническое заболевание многих лабораторий в стране. Данные живут своей жизнью в разных углах, порождая ошибки, бесконечное дублирование и тотальную зависимость от «ключевых» людей. Поправить положение может LIMS (Laboratory Information Management System, система управления лабораторной информацией). Но я предлагаю посмотреть на нее не как на «еще одну программу», спущенную сверху, а как на инструмент для фундаментальных изменений. И вот главный парадокс: самый сложный вызов при внедрении — это не технологии, не формулы и не интеграция с приборами. Самый сложный вызов — это люди, их привычки и естественное сопротивление переменам. Давайте разберемся на примере нашего кейса, как сделать внедрение полезным. 

Почему бумага, Word и Excel — дорого и рискованно

Даже в 2025 году многие лаборатории продолжают вести отчётность с помощью бумажных журналов, а в лучшем случае — Excel и Word. Практика показывает, что подобный подход связан с высоким риском иметь «кривые» данные поздно и, как следствие, риск принимать решения исходя из них. Вся система держится на человеческом факторе, где одно и то же многократно переписывается и исправляется, а потом исправляется по исправленному. Ведет ли кто-то учет и причину исправлений? — НЕТ! Мы часто такое встречаем — лаборанты сначала заполняют собственный бумажный «дневник наблюдений», затем переносят из него данные в общий дневник лаборантов, оттуда другой ответственный сотрудник переносил данные в Excel, потом делаются какие-то расчеты и правятся данные, после чего их оттуда переносят в «правильную» систему или формируют «отчет финал версия ХХХ». Бумажные журналы и бесконтрольность файлов не обеспечивают электронную валидацию данных и контроль правильности результатов, а отсутствие логирования делает идентификацию ошибок практически невозможной (о выявлении причин ошибок не говорю вообще). 

Добавлю, что данные зачастую зависят от одного-двух «хранителей» — сотрудников-старожилов, которые знают все тонкости процессов и унесут эти ценные знания с собой на пенсию без возможности передачи. Как итог, собственно лаборатории НЕ сталкиваются с серьезными операционными трудностями, но их испытывают многие смежные с ними подразделения и те, кто приходят на смену старожилам.

Что меняет LIMS в работе лаборатории

LIMS в целом позволяет решить основные проблемы «бумажного труда» и «тайных знаний». Система снижает влияние человеческого фактора и вводит управляемость процессов, что существенно уменьшает риск системных ошибок и увеличивает доверие к результатам исследований. LIMS также обеспечивает электронную прослеживаемость данных, встроенную валидацию и контроль по стандартам качества, включая ISO/IEC 17025 (международный стандарт с требованиями к работе испытательных и калибровочных лабораторий). 

Система сама рассчитывает и проверяет результаты по ГОСТ, моментально выделяя аномалии в расчетах. Благодаря интеграции с лабораторным оборудованием данные собираются автоматически без ручного ввода, а отчеты доступны сразу после появления результатов. 

Главный бенефит от внедрения LIMS — прозрачность процесса исследования и целостность/прослеживаемость данных. Все результаты фиксируются автоматически, исключая разночтения, а если происходит корректировка данных, то этот факт и его причины также фиксируются системой. Автоматизация процессов обеспечивает надежность, прозрачность и скорость обработки информации, позволяя лаборатории работать эффективнее, соблюдая стандарты качества и минимизируя ручной труд и риск ошибок.

И вот лаборатория приняла решение внедрять столь чудесное решение. Выбирает интегратора, начинают работы. И тут начинаются главные сложности. Прежде всего, с персоналом, теми самыми «хранителями». 

Как сотрудники перестали бояться и полюбили LIMS

Разберем на одном из наших недавних внедрений LIMS. К нам обратились с запросом перевести «в цифру» системы учета данных в лаборатории. Текущий уровень интеграции ИТ-инфраструктуры не закрывал потребности лаборатории —  оборудование там было, откровенно говоря, не новым, в ряде случаев даже без внешних интерфейсов. У заказчика были эксели и бумажные журналы, в которые лаборанты заносили полученные данные. Был так же и 1С, но данные в него тоже вносились вручную, после предварительной подготовки в виде сбора их из разных рабочих журналов и журналов испытаний. Понятно, что риск ошибки в таких условиях был велик. Необходимо было не только провести цифровизацию, но и сделать ее удобной в использовании, надежной и приемлемой для научных сотрудников.

Мы столкнулись с типичной проблемой — сопротивление изменениям. Не то чтобы сотрудники закрывали нам вход в лабораторию грудью, но они не понимали смысл этих изменений, ведь «все работает и так» и «мы 30 лет работаем и все в порядке». Это частая ситуация, когда руководство решает что-то автоматизировать, а сотрудники воспринимают эту инициативу негативно, особенно если процесс внедрения спускается сверху как данность, без возможности участия конечных пользователей. Поэтому мы на старте решили сделать его максимально открытым. Да, можно было разослать все опросы удаленно, ознакомиться с документацией и провести все формальности онлайн. Но наша команда знает, что живой контакт здесь важнее. Мы выдвинулись к заказчику (а лаборатория, на минуточку, находится на Камчатке, далековато от нашего московского офиса) и лично познакомились не только с руководством, но и со всеми ключевыми сотрудниками. Наглядно показали простоту решения и ответили на все возникшие вопросы. Затем в течение полугода вместе готовились к внедрению и открыто предоставляли всю информацию. Даже договорились о правилах общения — из-за большой разницы во времени мы, например, отправляли все сообщения в мессенджерах только в тихом режиме. В конечном итоге это позволило выстроить доверительные отношения, показать искреннее внимание к нуждам и особенностям персонала, следствием чего стал успешный технический запуск системы.

Отдельно подошли к вопросу обучения. Пользователей разделили на две категории — молодые сотрудники и «старожилы» лаборатории. Молодёжь быстро освоила LIMS благодаря серии обучающих видео и кратким практическим занятиям. Для сотрудников с большим опытом работы подготовили подробную дорожную карту с пошаговыми инструкциями, где чётко расписано, какие кнопки и в каком порядке нажимать, что подтверждать, как вести процессы в системе (для них это было «по-новому»). Этот документ занял около семи листов и стал полноценным используемым руководством для тех, кто боялся перемен. Банальность, но документ стал «используемым» потому, что был сделан вместе с сотрудниками лаборатории и для сотрудников лаборатории.

Итогом стала гармония: трёхчасовое видео для молодых и развернутая поддержка для старожилов обеспечили плавное и успешное освоение системы. Такая персонализация и адаптация LIMS к разным группам пользователей — ключевой фактор успешного внедрения в лаборатории с разными профессиональными и возрастными особенностями.

В результате сотрудники лаборатории получили полноценную, работающую систему. Мы связали более 2 тысяч различных таблиц в единую базу данных, вся информация по итогам экспериментов собирается в ней автоматически. Для автоматизации мы активно использовали скрипты. Это значительно повысило достоверность данных — больше не надо переписывать документы по трем разным журналам и затем вручную перебивать их во внешнюю систему. При проведении исследований мы заготовили шаблоны под каждый ГОСТ со своим набором атрибутов. При обучении пользованию новой системой ни один сотрудник не остался «за бортом». Время поиска данных значительно сократилось, уменьшилась доля ручного ввода, а на сбор отчетов перестали уходить целые дни. 

Наш опыт показывает, что цифровая трансформация — это не только технологии, но и умение строить человеческие отношения, адаптировать системы и подходы к внедрению под реальных людей. Именно такой подход снижает сопротивление и делает LIMS эффективным инструментом для лабораторий, готовых к современным вызовам и высоким стандартам.