Мы решили работать без офиса с самого начала. Пожалуй, для маленького агентства переводов, нацеленного на работу с IT-компаниями через интернет, это было довольно логично. Сейчас, спустя 10 лет, в Alconost трудится более 300 человек со всех уголков земного шара. Это не только переводчики, а и маркетологи, специалисты по контекстной рекламе, продажники, редакторы, менеджеры по локализации, специалисты по изготовлению видеороликов. Мы по-прежнему считаем, что офис – это неэффективно, и при этом прекрасно себя чувствуем. На правах сооснователя компании я, Кирилл Клюшкин, могу рассказать, как нам это удается.

Отсутствие офиса влияет на развитие бизнеса самым позитивным образом. Наши клиенты находятся по всему миру, поэтому часто пишут менеджерам во внерабочее время. Из-за большой разницы в часовых поясах решение вопросов неминуемо затягивалось бы на несколько дней. Но не у нас. Мы не ограничиваем сотрудников жесткими рамками рабочей восьмичасовки, но при этом просим их по возможности отвечать на письма оперативно. Быстрые ответы – это очень позитивная штука, даже если ты просто пишешь «Я выясню этот вопрос и вернусь к вам с ответом завтра». Клиент становится счастливее, и мы вместе с ним.

Мы работаем без офиса не потому, что можем себе позволить неспешный темп – скорей наоборот. Бывает, что счет идет не на часы, а на минуты. Так, половина заказов через наш сервис быстрых онлайн-переводов Nitro выполняется меньше, чем за 2 часа. При этом мы обещаем ответ в течение часа каждому, кто пишет нам на почту по любым вопросам о Nitro. С фиксированным офисным графиком достичь такой оперативности было бы просто невозможно.

Наша формула: удаленность + люди + свобода — контроль

Наша формула успеха – удаленная работа, качественные сотрудники, свободный график и отсутствие тотального контроля. Каждая составляющая этой формулы заслуживает отдельного внимания. С удаленной работой в целом понятно: работай, где хочешь, лишь бы это не мешало тебе работать эффективно. То же самое и с графиком: нам на самом деле все равно, когда и сколько ты трудишься. Главное, чтобы задачи решались, процессы шли, проекты делались быстро, а другие сотрудники не страдали от твоих задержек. Например, лично я часто пишу статьи или сценарии к роликам в 2-3 часа ночи, когда текущие проблемы уходят на задний план и я могу за два часа сделать больше, чем за предыдущую неделю.

Мы не просим своих сотрудников вести ежедневный учет сделанного или, хуже того, устанавливать на свои компьютеры ПО, которое работает как счетчик отработанного времени и заодно незаметно отправляет скриншоты экрана работодателю. У нас противоположный подход. Мы убеждены, что стоять над душой с секундомером и календарем – непродуктивно, как для сотрудника, так и для компании. Если человек работает со всей отдачей – это сразу видно по решающимся задачам, довольным коллегам и клиентам. Если нет – это тоже заметно. Мы оцениваем результаты, а не процессы, которые к этим результатам привели. Мы хотим заниматься бизнесом, а не контролем.

Мы оцениваем результаты, а не процессы, которые к этим результатам привели

Тут мы переходим к главной составляющей нашей формулы, без которой теряет смысл все остальное – качественные люди. Что я имею в виду? Если цель человека – просидеть 8 часов, что-то делая – он не для нас. Если работа для человека – просто способ заработка денег – он тоже не для нас.

Как я определяю, качественный человек или нет? Задаю много вопросов на собеседовании, часто достаточно личных, иногда немного некорректных даже. Так что к концу беседы для меня вырисовывается довольно четкий психологический портрет. Оглядываясь на все собеседования, которые у нас были, я понимаю, что уже сразу после собеседования обычно можно было решить, подходит этот человек или нет.

Конечно, без ошибок не обходится. Случается, что человек теряет мотивацию, начинает работать плохо. Мы боремся за каждого сотрудника: прикладываем усилия, чтобы найти причину такого отношения, пытаемся вовлечь его в дело, ставя новые интересные задачи. Если борьбу проигрываем – работать с человеком прекращаем.

Мотивация VS внутренний кризис: кто кого?

Кстати, о мотивации. Она очень важна для сотрудников «безофисных» компаний, и речь сейчас не о зарплате. Если ты не сидишь бок о бок с руководителем, коллегами, подчиненными, неизбежно теряется чувство локтя. Часто уже через полгода удаленной работы приходит внутренний кризис, человек теряет ощущение, что он работает в компании, может выпасть из корпоративной культуры. Да-да, она есть и у нас – это любовь к клиентам, это желание идти на шаг вперед, это умение отвечать на вопросы, которые клиент еще не задал.

Универсального метода борьбы с этим явлением нет. Мы нашли такой способ – просим сотрудника написать статью для СМИ или выступить на конференции. Пока он готовит текст или доклад, заново вспоминает о своем опыте, погружается в тему, ощущает себя «в струе». Бывает полезно и просто встретиться для неформального общения, вместе выпить виски. Так или иначе, руководителю стоит заранее думать над тем, как помочь эту мотивацию сохранить, чтобы в один день человек не пошел искать компанию с большим офисом и пятничными посиделками в баре, компанию, где он может чувствовать себя социально востребованным.

Жизненно важно держать контакт с каждым из сотрудников и обеспечивать их должным фидбеком. Если работа сделана хорошо – не забывать похвалить, если плохо – не бояться сказать об этом, только разделять при этом оценку работы и оценку самого человека. Главное – не молчать. Говорю это по собственному печальному опыту, к сожалению. Прошлой весной я и основатель компании Александр Муравский на три месяца уехали с семьями пожить в Черногорию (кстати, еще одно преимущество удаленной работы). Там появилось столько бытовых вопросов, связанных с этим временным переездом, что мы отвлеклись от контакта с сотрудниками. Из-за этого мы потеряли пару человек, которые, будь мы хотя бы виртуально рядом, могли бы и не уйти, мы могли бы помочь им сохранить мотивацию.

Если работа сделана плохо, нужно не бояться сказать об этом

Впрочем, чтобы потерять контакт, вовсе не обязательно куда-то уезжать. Бывает, что просто погружаешься в какое-то дело слишком глубоко, а другие сотрудники чувствуют себя при этом одиноко. Теперь я знаю, как это опасно.

Trello, Skype и облака

При «безофисности» очень критично наладить грамотный рабочий процесс – намного важней, чем когда все сотрудники сидят в одном огромном опен-спейсе. Мы ощутили это еще на старте проекта, когда у нас появилась необходимость нанимать второго, а затем и третьего менеджера по работе с клиентами. Пришлось думать над процессами и механизмами, делающими удаленную работу такой же слаженной и быстрой, как если бы они сидели рядом друг с другом.

Мы долго искали инструмент для того, чтобы правильно ставить задачи и управлять ими. Пробовали Мегаплан и Битрикс24. Затем мы перешли на Trello – очень удобный и в то же время простой. На нем и остановились, хотя методологию работы с задачами отшлифовываем до сих пор. С переводчиками часто работаем через облачную платформу, если речь идет о локализации крупных проектов. Остальная коммуникация идет через почту, Skype или Google Hangouts, чтобы можно было шарить экраны участникам групповой конференции.

Очень важна максимальная автоматизация рутины и упрощение бизнес-процессов

Все документы и файлы хранятся в Google Drive. Мы не используем офисный пакет Microsoft и прочие оффлайн-программы, а работаем только с онлайн-документами. Плюсы такого решения – доступность документов с любого устройства, удобство согласования текстов и совместных правок.

Также мы создали нашу «внутреннюю википедию», где собраны и систематизированы наши знания, правила, нужные ссылки и предыдущие наработки. Там есть все – от инструкции по пошаговой настройке корпоративной почты до идеологии работы с задачами в Trello. Википедия постоянно пополняется и обновляется. Это существенно ускоряет обучение новых сотрудников и оптимизирует работу в целом.

Очень важна максимальная автоматизация рутины и упрощение бизнес-процессов. Это экономит рабочее время, позволяет не раздуваться штату и просто освобождает ресурсы для более творческих задач. Ведь мелочь, которая отнимает пять минут времени каждый день, в итоге за год отнимет неделю.

Ну и, конечно, стоит обзавестись нужным инструментарием для того, чтобы иметь возможность работать в любое время и в любом месте. Множество современных девайсов и мобильный интернет делают это вполне реальным. Например, я как-то целый день писал сценарии для роликов, общался с клиентами и управлял командой, стоя в очереди на таможне при пересечении границы. Мне хватило моего мобильного телефона с 5-дюймовым экраном.

Три совета для тех, кто работает удаленно

Мой первый совет: выработать собственное расписание. Просыпаться в одно и то же время, определить для себя самые продуктивные часы для работы. Человек – такое существо, которому нужен ритм.

Во-вторых, для удаленной работы обязательно должны быть условия. Если их нет, их нужно создать. Нельзя работать в двухкомнатной квартире, по которой носятся дети, а домашние тебя постоянно отвлекают. Необходимо свое пространство, ограниченное, закрытое. У меня это рабочий кабинет в моей квартире. У основателя Alconost Саши Муравского – небольшая комната в бизнес-центре, ведь у него двое шумных детей дома.

Ну и третье. При работе в свободном графике рабочий день незаметно становится ненормированным. Нет четкой границы между рабочим и личным временем, как в офисе. Кого-то это может очень утомлять, и это первый признак того, что такой график этому конкретному человеку не подходит. Ведь если работа нравится, если это любимое дело, тогда в любой из 24 часов в сутках ты можешь этим заниматься. Я лично вообще не люблю слово «работа». Я не работаю, я живу и одновременно делаю дела. И это делает меня счастливее, потому что это – полноценная жизнь.

Оригинал статьи размещен на AIN.UA.

Автор: alconost

Источник