Эта статья родилась внезапно. Мотивом к написанию послужило ошибочное восприятие своих должностных обязанностей людьми, именующими себя администраторами.

Очень часто функции администрирования сводятся к простому алгоритму действий: просмотр план-графика → поиск «жертвы» → «стимулирующие пинки».
В чем ошибка данного подхода:
1. План-график зачастую не отражает полную картину состояния проекта в каждый конкретный момент и содержит только основные реперные точки.
2. Отставание, выявленное при таком подходе, – факт уже свершившийся и в большинстве случаев влияющий на глобальные сроки реализации проекта.
3. В качестве стимулирования очень часто применяется стандартный набор действий – от периодических напоминаний до служебных записок и жалоб вышестоящему руководству, что может привести к смене части участников или наказанию в виде лишения бонусов. Все эти результаты, даже при большом желании, сложно назвать положительными.

Почему так происходит

Основной причиной возникновения подобных ситуаций являются ошибки, допущенные на разных стадиях формирования проектной команды и формализации деятельности участников.
Рассмотрим несколько из них.
Первая и самая главная ошибка допущена руководством при формировании списка должностных обязанностей администратора проекта. Перечисленных выше ошибок можно избежать, введя ряд периодических мероприятий и регламентирующих документов.
К мероприятиям можно отнести периодические совещания в ходе реализации проекта с обязательным предоставлением отчетности руководителями подразделений о ходе выполнения текущих задач и намечающихся трудностях.
Для конечных же исполнителей необходимо четко регламентировать действия, которые должны быть выполнены при выявлении трудностей, ведущих к задержке сроков.
Все отчеты должны оперативно попадать к администратору проекта, чтобы к началу периодического совещания он обладал актуальной информацией.
Вторая ошибка — кадровая. Очень часто на роль администратора выбирается «девочка» с минимумом знаний в области выполняемого проекта и максимальными показателями по исполнительности. Вследствие этого бездумные «пинания» участников не вызывают ничего, кроме раздражения, а отсутствующий авторитет среди других участников проектной команды формирует негативное восприятие администратора в целом.

Кадровых ошибок можно избежать следующим образом:
Назначение на должность сотрудника, разбирающегося в специфике выполняемого проекта. Наличие базовых знаний в проектной области также крайне желательно. В этом месте возникает вопрос кадрового голода, т. к. таких знающих специалистов, с учетом огромного количества видов проектной деятельности, практически нет, и встает вопрос о воспитании такого сотрудника. Для этого у человека, претендующего на должность администратора, должны быть развиты навыки командной работы и обучаемости, а руководителю проекта должна быть поставлена задача по введению администратора в суть проекта.
Следующим шагом должно быть четкое регламентирование деятельности администратора, включая те области, которые он должен контролировать, и те, которые не входят в его должностные обязанности. Нарушение регламента деятельности должно пресекаться на ранних стадиях – это дополнительная нагрузка на непосредственного руководителя администратора по слежению за деятельностью своего сотрудника.
Следующей характерной особенностью деятельности администратора должна быть тесная работа с руководителем проекта. Объяснять, зачем это, думаю, не стоит. При отсутствии такого взаимодействия КПД от работы администратора минимальный.
При выполнении действий, описанных выше, деятельность администратора уже не будет сводиться к простому отслеживанию отставания по срокам, и он станет частью проектной команды.

Для кого

Многие читатели могут справедливо возмутиться, что в статье нет ничего нового. Так и есть.
Но, как ни печально, многие конторы, проповедующие проектные принципы работы, допускают эти простые ошибки.
Также в статье не затронуты многие вопросы, относящиеся к деятельности администраторов, такие как личностные взаимоотношения между участниками проекта и зависимость от этого качества деятельности сотрудников, проблемы планирования и построения механизмов контроля деятельности участников проекта и т. д. Всё это – темы для отдельных статей.

Продолжение следует…

Автор: x4nter

Источник