Сезон отпусков в самом разгаре, но вместо долгожданного чила в гамаке ты получаешь в мессенджере: «Я знаю, что ты в отпуске, но можешь пожалуйста, посмотреть…»

В моей команде мы решили эту проблему: у нас есть четкие правила подготовки к отпуску. Они встроены в рабочие процессы и помогают избежать звонков и сообщений в период отдыха.

В этой статье поделюсь принципами, которые позволяют спокойно уйти в отпуск — без стресса для себя и команды.

Написал заявление на отпуск? Расскажи об этом!

Отдел кадров обязан уведомить тебя о приближающемся отпуске минимум за две недели. Этого времени достаточно, чтобы спланировать дела и передать задачи.

1. Сообщи руководителю.

   Казалось бы, раз руководитель подписывает заявление, он автоматически в курсе твоего отпуска. Но на практике это не всегда так. В некоторых компаниях функциональный руководитель (тот, кто ставит задачи) и непосредственный руководитель (кто подписывает документы) — разные люди. Например, я как руководитель не согласовываю отпуски части своих подчиненных — их формально утверждает другой менеджер. Но именно я распределяю им задачи и контролирую сроки.

2. Предупреди команду.

   Не ограничивайся только руководителем — важно, чтобы все ключевые коллеги знали о твоем отпуске. Коротко объяви на дейли/планерке или напиши в общем рабочем чате сообщение: «Я через 2 недели ухожу в отпуск. Просьба учесть при планировании (спринта/задач/нагрузки и тд)..».

За неделю до отпуска повтори упражнение: снова предупреди руководителя и предупреди еще раз команду.

Нет, это не лишнее! За неделю много меняется:

• коллеги возвращаются из отпусков/больничных/командировок

• появляются новые члены команды

• перераспределяются приоритеты и задачи

Гигиена задач: не оставляй коллегам «мусорные» таски!

В задачах, где ты исполнитель или автор:

1. Закрой неактуальное. Архивируй то, что потеряло смысл, но оставь развернутый комментрий: «Закрываю, потому что.. » и обязательно тегни руководителя, возможно у него другое мнение.

2. Актуализируй открытые задачи. Обнови описание, статусы, дедлайны и двинь дальше, чтобы они не «зависали». Если не знаешь на кого назначать — назначь на руководителя (он разберется).

3. Оставь понятные и развернутые комментрии. Везде. В каждой таске. Что сделал? Что осталось? Где ссылка на документацию и другие артефакты? Когда задача должна быть в статусе «Готово»? Чтобы в твое отсутствие следующий, кто будет работать с задачей, смог понять, что хотел сказать предыдущий оратор.

4. Честно оцени свои силы (сам или с руководителем). Задачи в работе или ожидании, если не успеваешь доделать до отпуска — передавай сразу руководителю — он перераспределит.

Важно! Не бойся «заспамить» руководителя. У него будет достаточно времени посмотреть твои задачи, пока ты еще на месте.

Что делать, если ты руководитель и ты уходишь в отпуск через пару недель?

Всё то же самое, что и рядовой сотрудник: сообщить об отпуске руководителю, команде, провести гигиену задач и назначить заместителя. У меня их два. Почему?

1. Вдвоем не так страшно. Один может перегрузиться или заболеть. Они поддерживают друг друга и делят ответственность, а не стресс.

2. Хард vs Софт. Один сильнее по хардам, второй сильнее по софтам. На одном решение вопросов по техническим задачам, на втором — организационные вопросы.

3. Никого не блокирую. Если назначить одного человека — он утонет в операционке и забросит свои задачи. Двое делят нагрузку и остаются продуктивными.

Перед отпуском мы собираем встречу на троих, где я четко распределяем зоны ответственности, наделяю и ограничиваю полномочия. Все договоренности фиксируются. Итоги, кто за что отвечает, я сообщаю команде.

День Х: последний рабочий день перед отпуском.

Даже если ты уже десять раз говорил, что уходишь в отпуск, — для кого-то это всё равно станет сюрпризом (сюрпрайз-сюрпрайз). Поэтому в последний рабочий день напомни коллегам: «С понедельника (с завтрашнего дня) я в отпуске».

Но и этого мало. Напиши отложенное сообщение в рабочий чат на утро первого дня отпуска — пусть оно автоматически отправится, когда команда соберется на работу без тебя. В нем продублируй:

• даты своего отсутствия;

• к кому обращаться и по каким вопросам

Дополниельно рекомендую: поставь статус «В отпуске» во всех рабочих мессенджерах и соц сетях и добавь отпускной стикер на аватарку.

Надеюсь, мой опыт, которым я поделилась в этой статье, поможет подготовиться к отпуску так, чтобы вместо внезапных рабочих вопросов — было только море, шезлонг и полный чил-мод.

Всем хорошего отпуска!