Спойлер: это было долго, больно, но в итоге мы всё же нашли подходящее решение.

Привет, я Оля, работаю продактом в IT-компании. У нас в штате больше 150 человек, и без единой базы знаний начинается хаос: техписы гадают, кто внёс правки в документацию, поддержка сто раз приходит с одинаковыми вопросами, а HR проводит онбординг, кидая ссылки на гуглдоки в Telegram. 

Раньше нас спасал Confluence, но после ухода Atlassian пришлось искать российский аналог Confluence.

Мы осилили тест четырёх российских сервисов (на большее просто не хватило сил):

• Minerva Knowledge,

• «Битрикс24»,

• Ewa Wiki,

• «ПланФикс». 

Рабочая группа состояла из четырёх человек: меня, техписателя, HR и разработчика. Ребята, спасибо вам за терпение

Делюсь нашим опытом: что зашло, что не понравилось и на чём в итоге остановились.

Какие у нас требования к базе знаний

1. Понятный интерфейс. Чтобы было удобно всем: разработчикам, HR, отделу продаж, бухгалтерии. Без миллиона кнопок и сложных настроек. 

2. Удобная структура. Возможность создавать иерархии страниц, раздавать права доступа и легко перенести данные из Confluence.

3. Быстрый и умный поиск. Не просто по ключевым словам, но и с учётом контекста. Джуны порой неточно задают вопросы, поэтому система должна понять, что, например, по запросу «DNC» на самом деле нужны статьи с упоминанием DNS.

4. Интеграция с другими сервисами. Нам важно, чтобы база знаний работала в связке с другими сервисами: CRM, таск-трекерами, Service Desk. Например, чтобы поддержка могла подтягивать статьи прямо в тикетах, а разработка — ссылаться на документацию в задачах.

Minerva Knowledge — сервис похож на российский аналог Confluence

Minerva Knowledge — система управления знаниями для создания корпоративной базы знаний и wiki. На сайте компании пишут, что программа рассчитана на средний и крупный бизнес.

Что понравилось

Гибкая структура базы знаний — похожа на Confluence. Можно строить иерархии страниц, настроить поиск по тегам между статьями, раздавать права доступа, легко переносить информацию из других систем.

Сотрудники оценили систему иерархии страниц — можно в одном месте найти все нужные ссылки, а не искать гуглдоки, разбросанные по чатам

Умный поиск. Не просто ищет по ключевым словам, но и анализирует контекст. Например, если ввести «завершение релиза 1.2», система найдёт материалы, где говорится о финальных этапах этого релиза, даже если в тексте используются другие формулировки.

ИИ-ассистент Minerva Copilot. Это умный помощник для автоматизации рутины. Например, приходит тикет: клиент не может войти в корпоративную почту. Вместо того чтобы искать инструкцию вручную, менеджер делает запрос через виджет, который сам находит нужный ответ в базе знаний. Остаётся только проверить и отправить клиенту.

Copilot можно интегрировать с любой системой компании.

Инструменты для совместной работы. Можно комментировать статьи, обсуждать правки, отслеживать изменения и даже видеть, кто прочитал уведомление о действии. 

Несколько авторов могут работать над одним документом и видеть, кто какие изменения внёс. Не придётся устраивать расследование, чтобы понять, кто добавил в статью кусок непроверенного кода, а такие случаи у нас были :) 

Новые комментарии к статьям не теряются в почте или мессенджерах 

Интеграция с другими сервисами: CRM, таск-трекерами, Service Desk, ERP, системами для управления проектами. Удобно для разных отделов — например, HR заполняет карточку с данными нового сотрудника, а система сразу подтягивает из базы знаний шаблон трудового договора и велком-сообщение со ссылками и доступами в системы. 

Работает без лагов. В Confluence, когда база разрастается, странички начинают подгружаться с задержками. Здесь такого нет: грузанули кучу старых документов, а система продолжала работать шустро.

Что не понравилось

Хотелось бы больше уникальных макросов. В Minerva Knowledge более 25 популярных шаблонов для визуального и текстового контента. Например, можно добавить графики, диаграммы Draw.io и PlantUML, данные из Google Docs и Miro. Плюсы — если шаблонов не хватает и нужны уникальные под конкретные задачи, можно обратиться в техподдержку, и макрос добавят.

Технические характеристики Minerva Knowledge

По структуре и возможностям функционал базы знаний Minerva Knowledge оказался максимально похож на аналог Confluence.

«Битрикс24» — подойдёт командам, которые уже работают в экосистеме 

«Битрикс24» — многофункциональная платформа для управления бизнесом. В ней есть инструменты для CRM, коммуникаций (чат, видеозвонки), документооборота, управления задачами, проектами, автоматизации бизнес-процессов, аналитики, а также база знаний.

Что понравилось

База знаний встроена в «Битрикс24» — удобно, если уже работаете в ней. Можно сразу привязывать документы и статьи к задачам, CRM и другим модулям. Например, можно фиксировать в карточках данные о каждом клиенте отдела продаж: контакты, даты и результат последней коммуникации, переписки. 

Поддержка совместной работы — можно оставлять комментарии, редактировать страницы, вести историю изменений. 

Что не понравилось

Нет самостоятельной базы знаний. Это дополнительный модуль внутри системы «Битрикс24». То есть нам нужно всей компанией сначала переехать на «Битрикс24», чтобы иметь возможность пользоваться базой. 

Перегруженный интерфейс. Нам показалось, что много ненужных кнопок — пока найдёшь нужную функцию, успеешь передумать или забыть, зачем ты сюда залез.

Права доступа можно настроить не на всех тарифах — только начиная со «Стандартного». Кажется мелочью, но это странное ограничение. Контроль прав — базовая штука, без него в командной работе быстро начнётся хаос: кто угодно сможет менять статьи, и в документах будет бардак.

Технические характеристики «Битрикс24»

Переезжать всей компании на экосистему «Битрикс24», чтобы использовать базу знаний, — нам такой вариант не подошёл. Мотивацию «Битрикс24» понимаю, но у нас многие процессы завязаны на конкретном софте — например, мы работаем в amoCRM. Поэтому это стало бы слишком глобальной задачей для компании. 

Поиск продолжили.

Ewa Wiki — достойный вариант для документации 

Ewa Wiki — простой сервис для создания корпоративных баз знаний и wiki. На сайте заявлено, что это российская замена Confluence.

Что понравилось

Простота и минимализм. Ewa Wiki позиционируется как лёгкий и интуитивно понятный сервис для замены Confluence. Интерфейс действительно простой: нет лишних кнопок или сложных настроек. Создание новой страницы заняло буквально пару кликов. 

Так выглядит интерфейс рабочей области и инструменты для работы с текстом:

Гибкая структура. В Ewa Wiki можно создавать иерархии страниц и разделов. Например, в рамках теста мы организовали документацию по отделам: разработка, поддержка, HR. Удобно, что доступы к конфиденциальным документам отделов можно разграничить — например, чтобы сотрудники не копались в приказах HR и не искали размер годовой премии начальника :)

Так выглядит структура:

Поддержка разметки Markdown. Удобно, что можно сразу посмотреть, как будет выглядеть текст. Достаточно нажать на значок глаза в правом верхнем углу. Наш техпис порадовался. 

Работает на отечественных ОС. Например, на Astra Linux, РОСА «КОБАЛЬТ», РЕД ОС, «Альт СП». Актуально, если на проекте всё ПО должно быть российским. Нам пока не надо :)

Что не понравилось

Нет контекстного поиска. Поиск работает только по ключевым словам. Например, если вы ищете «настройка сервера», система покажет страницы, где есть точное совпадение в прямом вхождении. 

Нет инструментов для совместной работы. Комментировать материалы или обсуждать правки прямо в базе знаний нельзя. Это неудобно, особенно если над документом работает несколько человек. Видно только, кто последний вносил правки.

Технические характеристики Ewa Wiki

В результате теста мы поняли, что Ewa Wiki не потянет большую базу знаний, как у нас: тестовая команда бесилась, когда поиск их не понимал. Но техпис остался доволен :)

«ПланФикс» — больше таск-менеджер, чем база знаний 

«ПланФикс» — система управления задачами и проектами, в которую встроен модуль базы знаний. От коллег слышала хорошие отзывы о «ПланФиксе» как о CRM. Про базу знаний информации было мало, поэтому пошли проверять. 

Что понравилось

Понятный интерфейс. Есть основные возможности форматирования текста: заголовки, списки, таблицы, вставка изображений и ссылок. У нашей тестовой группы проблем не возникло.

«ПланФикс» поддерживает стандартный набор инструментов для работы с текстом и редактор кода

Поиск по ключевым словам. Работает достаточно быстро, особенно если база знаний не слишком большая. Мы протестировали на 50 страницах — система находила нужные статьи по словам не в прямом вхождении за пару секунд.

Ограниченная структура. База знаний в «ПланФиксе» — это скорее набор статей, чем полноценная wiki-система. Нет возможности создавать сложные иерархии страниц или разделы с вложенными подразделами. Например, если вы хотите организовать документацию по разным отделам, придётся вручную проставлять теги по статьям.

Технические характеристики «ПланФикса»

Мы протестировали базу знаний в «ПланФиксе» для хранения технической документации и инструкций для техподдержки. Это сработало хорошо для небольших задач: например, разработчики быстро находили гайды, а поддержка — ответы на частые вопросы клиентов. Но когда попробовали перенести туда часть документации, столкнулись с проблемами: без иерархии страниц и контекстного поиска работать было неудобно.

Сравнительная таблица аналогов Confluence — выбираем победителя 

После тестов я попросила команду проставить оценки каждому сервису и дать короткий коммент (да, немного заморочились). 

Вот какой результат получился:

Мы выбрали Minerva Knowledge. Сервис оказался ближе всего к аналогу Confluence и закрыл наши требования к базе знаний:

• Гибкая структура. Можно настроить иерархическую структуру страниц и добавить быстрые ссылки для перехода между статьями, настроить права доступа, быстро перенести данные из конфы и других источников.

• Умный поиск. Анализирует контекст и понимает даже кривые запросы.

• Понятный интерфейс. Разобрались все — от HR до разработки. 

• Интеграции. Работает с CRM, таск-трекерами, Service Desk.

---

Мы протестировали всего четыре сервиса, опираясь на задачи нашей компании. Возможно, вы пользуетесь чем-то другим или я упустила что-то важное. Расскажите в комментариях, будет полезно всем :-)

Какие базы знаний вы пробовали и чем пользуетесь сейчас?