Мой первый рабочий день в Google в 2011 году ощущался, будто первый день в Хогвартсе: ты испытываешь нервное возбуждение, при этом не до конца понимая, чем будешь заниматься.

Я был готов заниматься чем угодно и учиться в процессе этого. В следующие два года мне повезло тренировать сотрудников компании обращению с Gmail и рекламировать этот сервис в компаниях разного калибра.

И хотя я уже не работаю в Google, а тружусь в Buffer и над Remotive.io, я всё ещё использую эти семь трюков, которые ежедневно влияют на мою эффективность.

Утренний визит на сайт Gmail в понедельник может выглядеть вот так:

Емейлы повсюду. Согласно исследованию института Маккинзи, люди проводят почти треть своего рабочего времени (28%), разбираясь с емейлами.

Попробую помочь вам с электронной почтой, поделившись 7-ю советами по использованию Gmail. Они не новы, но они помогали и помогают мне сохранять многие часы каждую неделю.

1. Включите «Undo Send» (отмену отправки) для редактирования письма в последнюю минуту

Если вы когда-нибудь оказывались в ситуации, когда заметили ошибку в письме уже после нажатия «Отправить», то эта функция поможет вам остановить отправку.

Опция находится в меню «Настройки > Общие».

Меня она спасла от множества опечаток и неудобных ситуаций.

2. Используйте шаблоны ответов для экономии времени

Достаточно большой процент емейлов содержит повторяющийся текст, похожий на тот, что мы уже когда-то писали. Написание сообщений можно стандартизировать, чтобы затем слегка исправлять для конкретных случаев.

Можно настроить и сохранить шаблоны ответов, чтобы потом в любое время пользоваться ими.

Включение шаблонов находится в Настройках > Лаборатория > Шаблоны ответов

При помощи таких шаблонов мы с моим братом вручную отписали первым 1500 подписчикам сервиса Remotive, при этом каждое письмо содержало имя получателя и информацию о его рабочем месте.

3. Gmail можно использовать в офлайне

Как продолжать работу в офлайне? Мне нравится отключиться и сфокусироваться на творческих задачах, но часто приходится обращаться к документам и переписке. Для путешествий на поездах, случаев отключения интернета или морских путешествий я использую Gmail Offline — приложение, поддерживающее работу в офлайне. Оно позволяет читать и отвечать на письма, а также искать и архивировать почту.

Комбинируя это приложение с Drive Offline для доступа к документам, я могу работать, даже находясь на самолёте, поезде, судне.

4. Поставьте входящие на паузу

Меня очень сильно отвлекает эта штука: «Входящие (1)»!

Чем больше приходит писем, тем сложнее концентрироваться на работе.

Лучшее решение – использовать приложение Inbox Pause, позволяющее вам работать и не отвлекаться на сообщения о пришедших письмах, пока вы не будете готовы их обработать.

5. Отпишитесь от всякого мусора

Чтобы начать контролировать всю почту, сваливающуюся с разных рассылок, попробуйте сервис Unroll.me. Это бесплатный инструмент, помогающий очень просто организовать подписки. Можно довольно быстро отписываться от всего, что вам надоело.

За 4 минуты я отписался от 67 рассылок, и оставил себе только 27.

6. Используйте двухфакторную аутентификацию

В Gmail хранятся все мои разговоры, картинки, документы и телефоны. Все другие сервисы, как от Google, так и не от Google, завязаны на него. Поэтому всё это необходимо держать в безопасности.

Лучший способ – это двухфакторная аутентификация, при которой требуется ввести не только пароль, но и временный код, приходящий через приложение или SMS. А ещё я использую 1Password.

Многие другие сервисы также используют двухфакторную аутентификацию: Dropbox, Apple, Facebook, Twitter, GitHub и Buffer.

Также не повредит проверять, не залогинились ли в ваш аккаунт с какого-то другого места. Можно узнать, открывали ли где-то ещё ваш аккаунт, и при необходимости разлогиниться одним нажатием.

7. Уведомления Gmail дадут вам более полный контекст

У WhatsApp существуют уведомления о доставке:

У мессенджера Facebook Messenger также есть уведомления:

Бесплатное приложение для Gmail, Sidekick, также может организовать такие уведомления:

Мне нравится, что Sidekick позволяет вам не строить догадки по поводу отправленных писем, если вы ищете работу, работаете в продажах, или просто очень любопытны.

Автор: SLY_G

Источник