На скольких совещаниях, не имевших конкретной повестки дня и начавшихся и закончившихся с опозданием, вы побывали на прошлой неделе? Как часто вы посещаете собрания, даже не представляя, зачем вы там нужны? Результатом какого числа встреч стали новые идеи и по-настоящему актуальные решения? Собрания — это инвестиция, и данные шаги покажут разницу между полной потерей времени и сил и ценным ресурсом.

Ежедневно проходит около 11 миллионов бизнес-совещаний, и ясно одно: собрания — это опора бизнес-культуры. При правильном проведении они вдохновляют и стимулируют появление новаторских идей, а также ведут к повышению командных показателей и росту итогов работы. А в случае своей неэффективности и бесполезности – беспокоят нас: мы понимаем, что драгоценное время, проведенное вместе, было потрачено нерационально и безрезультатно.

Слишком большое число собраний проваливает попытку хоть как-то окупить вложенные время и энергию. К тому же, они подрывают нашу производительность. Наша перенасыщенная совещаниями культура вынуждает людей завершать работу в самое неудобное время — рано утром или поздно вечером. А это влияет на здоровье, мотивацию и баланс труда и личной жизни.

Пора что-то менять. Самое время провести революцию в сфере собраний.

Начните перемены, ставя под сомнение значение каждого посещаемого совещания, готовясь к ним и убеждаясь, что на обсуждение приглашены нужные и только нужные люди.

1. Сомневайтесь в ценности каждого посещаемого вами собрания

Вместо того, чтобы автоматически идти на очередную встречу, остановитесь и обдумайте, окупятся ли ваши инвестиции. Спросите себя:

• Поможет ли это собрание в достижении моих целей?
• Насколько цели совещания соответствуют стратегическим приоритетам компании?
• Каким может быть мой вклад?
• Заметит ли кто-то мое отсутствие?
• Это собрание зарядит энергией или вытянет из меня все силы?
• Станет ли данное совещание пересказом 5 предыдущих встреч, на которых я был?
• Является ли посещение этого мероприятия самым лучшим вариантом использования моего времени в данный момент?

Помните, каждый раз говоря чему-то «да», вы отказываетесь от чего-то другого.

2. Успех и эффективность собрания зависят от вашего планирования

Во время подготовки к следующему совещанию задайте себе такие вопросы:

• Зачем нам эта встреча?
• Какова ее цель?
• Это информационное собрание или оно направлено на принятие решений, устранение проблем, проведение мозгового штурма, усиление команды или формирование навыка/инструкции? Или оно представляет собой комбинацию нескольких перечисленных компонентов?
• Чего я хочу добиться в результате совещания?
• Существует ли альтернативный способ получения того же исхода?
• Если собрание необходимо, каков идеальный формат для достижения поставленных целей: личная встреча, виртуальное общение или объединение этих вариантов?
• Кому необходимо посетить совещание?
• Какая информация мне требуется от участников?
• Что посетителям нужно знать или закончить до начала встречи, чтобы предполагаемые результаты оказались достигнуты?
• Каковы мои ожидания относительно подготовки и действий участников? Как передать эти пожелания?
• Сколько в идеале должно продолжаться совещание, чтобы поставленные цели были достигнуты?

Используйте ответы на эти вопросы в качестве руководства по планированию и подготовке следующей встречи.

3. Приглашайте нужных и только нужных людей

Существует 4 типа участников совещания: руководитель, советник, эксперт и исполнитель. Исходя из этих данных, начинайте обдумывать, кого следует пригласить на встречу.

• Руководитель — человек, имеющий право принимать решения.
• Советник обладает рычагами и связями в организации, необходимыми для пропаганды и распространения принятых решений и реализуемых инициатив.
• Эксперт — специалист, обладающий знаниями, умениями и квалификацией для предоставления информации, необходимой для решений, и создания планов по их исполнению.
• У исполнителя есть знания, навыки, ресурсы и право на выполнение работы, обсуждаемой в ходе совещания.

На идеальном собрании находятся представители каждого из этих типов. Разумеется, один человек может сочетать в себе множество ролей, однако, иногда требуется присутствие не одного, а нескольких людей, равных по положению. К примеру, для претворения в жизнь сложного проекта, обсуждаемого на встрече, может понадобиться трое исполнителей.

Чтобы определить, кто же на самом деле должен присутствовать на собрании, спросите себя:

• Каков исход собрания?
• Присутствие каких членов организации необходимо для достижения поставленной задачи?
• Кто является руководителем?
• Кто исполняет роль советника?
• Кто будет экспертом?
• Кто станет исполнителем?
• Есть ли люди, которых не планируется приглашать на совещание, но кто в прошлом присутствовал на аналогичных собраниях? Если да, то чем я объясню их отсутствие в этом случае?

Если на собрании нет нужных людей, ничего не получится, а время всех участников будет потрачено впустую. Приглашайте нужных и только нужных сотрудников!

Для старта революции в области совещаний не нужен руководитель. Ее может запустить любой человек, решивший сделать что-то иначе, а затем объяснивший своим коллегам и соратникам по команде, почему необходим иной подход.

37% времени работники проводят на совещаниях. Поэтому, решив возглавить революцию в сфере собраний, вы не только гарантируете, что инвестиции в виде времени и сил значительно и заметно окупятся, но и даете своей команде возможность выполнять ту способствующую росту бизнеса работу, с которой она хорошо справляется, и для которой сотрудники и были наняты.

P.S. Рекомендуем ещё одну статью по теме — 3 человека, способных свести продуктивность совещаний к нулю.

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult.

Автор:

Источник