Рабочие элементы как авокадо: оставишь надолго — и они превращаются в кашу. Управляйте возрастом задачи, пока ваш бэклог не превратился в компостную кучу.

Зачем это вообще нужно

Большинство команд думают, что они продвигаются вперёд, потому что работа «двигается по доске». Это проблема. Если вы не отслеживаете, как долго работа зависает, вы не увидите, что именно вас тормозит.

Возраст задачи показывает правду. Тикеты застревают в чистилище «In Progress», прыгая между разработчиками, QA и продуктом: они никогда не бывают полностью сделаны и никогда толком не движутся вперёд. Вы торопитесь «очистить доску», но незавершённая работа возвращается — с новыми багами, переделками и задержками.

Вот что даёт команде отслеживание возраста задач:

• Больше никакой суеты без понимания, что делать. Теперь вы можете в первую очередь разбирать самую заброшенную работу.

• Больше никакой бесконечной «передачи» задач. Теперь вы можете завершать работу, а не гонять её по кругу.

• Больше никаких постоянных отвлечений, которые уводят фокус. Теперь вы можете делать задачи, а не управлять помехами.

• Больше никакой ложной продуктивности из-за спешки. Теперь вы можете доводить задачи до конца, чтобы они не возвращались.

• Больше никаких «висяков», которые воруют время. Теперь вы можете закрывать стареющую работу до того, как она станет проблемой.

Разорвите этот круг. Начните отслеживать возраст задач и начните поставлять результат.

Что такое Work Item Age?

Возраст задачи (Work Item Age) — это время, в течение которого задача находится в работе. В отличие от cycle time, который включает завершённую работу, Work Item Age фокусируется на незавершённых задачах. Наблюдение за WIA помогает командам замечать «залежавшуюся» работу, устранять блокеры и повышать эффективность потока.

Возраст задачи (Work Item Age) означает ровно то, как это и звучит. Это число дней, в течение которых задача находится в работе. Представьте, что это авокадо. В один день оно каменно твёрдое. На следующий день оно идеальное. А ещё через день? Печальная коричневая катастрофа. С работой происходит то же самое. Начнёте слишком рано, и придётся бороться с неясными требованиями. Потянете слишком долго, и задача «вянет», теряя инерцию, контекст и актуальность. Фокус не только в том, чтобы бодро стартовать. Важно завершить вовремя, пока вас не утащили отвлечения и перспективная задача не превратилась в очередной бардак.

Как измерять и визуализировать Work Item Age?

Возраст задачи можно измерять по формуле: Work Item Age = (Текущая дата — Дата начала) + 1. Визуализировать его можно с помощью диаграмм старения незавершённой работы (WIP aging charts), кумулятивных диаграмм потока (CFD) и канбан-досок с цветовой индикацией возраста, чтобы быстрее замечать застрявшую работу.

Диаграммы старения WIP помогают увидеть проблемы до того, как они перерастут в пожар, но они есть не в каждой системе управления работой. Воссоздавать их в Excel утомительно и долго. Если ваш инструмент их не поддерживает, придётся искать обходные решения, чтобы эффективно отслеживать «старение» задач.

Кумулятивные диаграммы потока не покажут конкретные «стареющие» задачи, но расширяющаяся полоса «In Progress» является явным тревожным сигналом. Работа накапливается, а задачи стареют. Если эта полоса продолжает расти, значит команда завершает работу медленнее, чем начинает новую.

Визуализация проблем со «старением» задач может заметно повысить прозрачность. Представьте это как авокадо. Зелёный цвет означает, что всё свежо, коричневый сигнализирует о проблемах, а чёрный означает, что уже поздно спасать. Задайте пороги, опираясь на ваше ожидаемое время обслуживания (Service Level Expectation). Если ваша цель, например, пять дней или меньше, сделайте 1–2 дня зелёными, 3–4 коричневыми, а 5+ чёрными. Не любите авокадо? Используйте «светофорные» цвета, как нормальная команда. В любом случае посыл простой: завершайте задачу до того, как она «испортится».

Какие факторы приводят к росту Work Item Age?

К типичным причинам роста возраста задач относятся заблокированные зависимости, неясные требования, ожидание в очередях, избыточный WIP и переключение контекста. Если распознавать эти паттерны, команда может действовать на опережение. 

У меня задачи чаще всего «протухают» из-за неясных требований. Одного цвета недостаточно. Тест «на сжатие»? Тоже ненадёжно. «Индейкомер» для авокадо сэкономил бы мне кучу времени.

С работой всё точно так же. «Определение готовности» (Definition of Ready) помогает, но в каждой задаче есть неопределённость. Ожидание идеальной ясности только тормозит прогресс. Продвигайтесь вперёд и уточняйте по ходу дела.

Зависимостями нужно управлять, а не просто верить на слово. Я найду другой магазин, если в моём заказе не окажется авокадо. Когда работа команды зависит от работы других, нужно напоминать, эскалировать и поддерживать продвижение работы.

Слишком много незавершённой работы приводит к застою, забытым задачам и пустой трате энергии. Это как купить больше авокадо, чем вы вообще способны съесть, и потом смотреть, как они все сгниют.

Переключение контекста замедляет всё. Чем больше вы жонглируете задачами, тем дольше занимает любая из них. Закончите то, что у вас перед глазами, прежде чем хвататься за следующую задачу, иначе ждите задержек.

Как Work Item Age связан с cycle time и WIP-лимитами?

Work Item Age выступает опережающим индикатором cycle time и сигнализирует о задержках ещё до того, как они превратятся в узкие места. Когда команда превышает WIP-лимиты, «старение» ускоряется, потому что жонглирование несколькими задачами замедляет прогресс. Если приоритет отдавать завершению задач, а не старту новой работы, возраст задач остаётся низким, а эффективность потока в целом растёт.

Рабочий элемент продвигается по доске. Каждый день, пока он «простаивает», его возраст увеличивается. В момент завершения этот возраст фиксируется, и дальше это уже называется cycle time. Если это число слишком велико, проблема начинается задолго до того, как вы завершаете работу. Более низкий cycle time означает более высокую пропускную способность, но если вы хотите сократить cycle time, начинать стоит с управления Work Item Age.

Попытки жонглировать авокадо для проверки их зрелости гарантируют, что какие-то обязательно упадут на пол. WIP-лимиты не дают брать на себя слишком много одновременно, они помогают работе продвигаться, а не накапливаться.

Какие стратегии помогают контролировать и снижать Work Item Age?

Команды могут контролировать и снижать Work Item Age, если ограничивают WIP, все вместе разгребают стареющие задачи и визуализируют застрявшую работу, чтобы раньше замечать задержки. Полезно приоритизировать более старые задачи, сокращать количество передач задачи между ролями, быстро эскалировать блокеры и отслеживать «старение» задач на дейли, чтобы поддерживать ровный темп.

Лучший способ держать Work Item Age под контролем, это управлять им активно. Подсвечивайте стареющие задачи на дейли и синхронизируйте команду по тому, что нужно сделать, чтобы их закрыть. Относитесь к застою как к предупреждающему сигналу, а не как к чужой проблеме.

Слишком часто команды по умолчанию начинают работу над новыми задачи, потому что так проще. Меньше сопротивления, меньше зависимостей и меньше людей, с которыми нужно координироваться. Но незавершённая работа остаётся висеть, замедляет всё вокруг и увеличивает cycle time. Сдвиньте мышление команды от «начнём ещё» к «доделаем то, что уже в работе», даже если ради этого придётся выходить за рамки своих привычных ролей.

Задачи, которые слишком долго лежат без движения, сами себя не решат. Сделайте завершение привычкой, а не откладывайте их на потом — «если останется время».

Практикум

• Задайте WIP-лимит. Попробуйте ограничить количество активных задач и посмотрите, снизится ли Work Item Age.

• Соберитесь всей командой на «стареющую» задачу. Сфокусируйтесь на одном зависшем элементе и доведите его до завершения.

• Размечайте задачи по возрасту цветом. Визуально выделяйте более старые рабочие элементы, чтобы они были заметнее.

• Постройте диаграмму старения WIP (WIP Aging Chart). Покажите, сколько времени задачи остаются в работе, и сравните с типичными значениями cycle time, чтобы раньше замечать задержки.

• Используйте кумулятивную диаграмму потока (CFD). Проверьте, расширяется ли полоса «In Progress».

• Подсвечивайте «стареющую» работу на стендапах. Сделайте привычкой каждый день отмечать самые старые задачи.

• Проводите ретроспективу по «состарившейся» работе. Выявляйте закономерности в задержках и придумывайте решения.

• Ограничьте переключение контекста. Попробуйте завершать одну задачу, прежде чем перепрыгивать на следующую.

• Анализируйте брошенную работу. Просматривайте незавершённые элементы и выясняйте, почему их так и не закрыли.

• Ужесточите WIP-лимиты. Вынудите приоритизацию и посмотрите, начнут ли задачи «стареть» меньше.

• Эскалируйте заблокированные задачи раньше. Проактивно добивайтесь решения по зависимостям.

• Завершение в приоритете над стартом. Фокусируйтесь на закрытии задач, прежде чем брать новые.

• Сравнивайте плановое и фактическое «старение». Задайте ожидаемое время обслуживания (Service Level Expectation, SLE), затем пересматривайте и анализируйте задачи, которые его превышают.

Самопроверка

1. Я отслеживаю Work Item Age по всем задачам, которые находятся в работе.

2. Я регулярно просматриваю метрики Work Item Age, чтобы выявлять «стареющую» работу.

3. Я могу объяснить разницу между Work Item Age и cycle time.

4. Я использую Work Item Age, чтобы приоритизировать задачи, которым требуется внимание.

5. Я сравниваю Work Item Age с ожидаемым временем обслуживания (SLE) нашей команды.

6. Я использую визуальные индикаторы (например, цветовую разметку) возраста задач на доске.

7. Я рассматриваю тренды Work Item Age на ретроспективах, чтобы находить точки улучшения.

8. Я слежу за тем, чтобы команда соблюдала WIP-лимиты и тем самым снижала Work Item Age.

9. Я ставлю завершение «стареющих» задач выше старта новых.

10. Я поощряю совместную работу всей команды, чтобы закрывать задачи, которые превышают наш SLE.

11. Я своевременно эскалирую блокеры, чтобы Work Item Age не рос.

12. Я регулярно пересматриваю и уточняю WIP-лимиты на основе паттернов Work Item Age.

13. Я проактивно управляю зависимостями, чтобы работа не стопорилась.

14. Я выявляю и устраняю узкие места, которые приводят к «старению» работы.

15. Я ограничиваю переключение контекста, чтобы задачи не зависали.

16. Я помогаю команде сокращать передачи задач между ролями, которые замедляют завершение работы.

17. Я продвигаю установку «сначала завершаем», вместо того чтобы постоянно начинать новую работу.

Если хотите прокачать управление не на уровне «прочитал про канбан», а на уровне договорённостей — в помощь курс Agile Project Manager. Его недавно переработали: больше практики про планирование, WIP/flow-метрики, работу с рисками и коммуникации между ролями. Помогает сделать поставку предсказуемее и вырасти как лидеру.

Для знакомства с форматом обучения и экспертами приходите на бесплатные демо-уроки:

• 28 января, 20:00 — «Почему ваши оценки проекта всегда ошибочны». Записаться

• 3 февраля, 20:00 — «Внутри Scrum: как работают мастер, владелец и команда». Записаться

• 5 февраля, 20:00 — «Измеряя управляй. Метрики как важный инструмент Delivery Manager». Записаться