GTD – самая проверенная временем система тайм-менеджмента. Но есть в ней одно тонкое место…

GTD требует вносить в папку «Входящие» все: мысли, контакты, дела и т. д… Люди записывают что-то более-менее важное, а мелкие дела и информацию оставляют в голове. Здесь и начинаются проблемы.

Почему люди ленятся записывать все?

Чаще всего это не лень, а просто неудобные инструменты. Ведь что обычно используют как папку «Входящие»? Либо смартфон, либо небольшой блокнот.

Однако иногда это неудобно:

• Вы за рулем. Вам приходит в голову ценная мысль, которую надо бы записать. Но что вы можете сделать? Неужели остановитесь из-за этого?
• Зима, мороз минус 30. Вы идете по улице. Снова нужно что-то записать. Достанете смартфон? Да он может даже не среагировать на нажатия ледяных пальцев! Побежите искать теплый магазин?
• Или вы писатель и вам пришли в голову несколько «гениальных» строчек. Куда все это деть, если вы не за компьютером? А ведь такие озарения часто случаются вдали от рабочего места. Достанете блокнот и начнете записывать на коленке?

Конечно, тут начнешь «лениться»!

С диктофоном все эти ситуации решаются просто:

• За рулем вы легко можете диктовать что угодно, не отвлекаясь от дороги – глаза-то не нужны!
• На морозе вы можете диктовать через варежку. Проверено – качество звука не страдает.
• Длинные предложения? Вы надиктуете их за 5 секунд!

Почему же многие, даже зная про диктофон, отказываются его использовать?

Возражение №1. Зачем мне отдельное устройство? Есть же смартфон!

Чтобы использовать смартфон вам нужны две руки и глаза. Диктофон требует лишь одну руку.

Ни одно приложение-диктофон даже близко не стоит в удобстве с самым простым диктофоном. Отсылаю вас к статье, которую я писал уже здесь, на Хабрахабр: «Смартфон или диктофон: что удобнее?».

О своем диктофоне, всех его «фишках» я писал здесь. Недорогой, но очень удобный. Впрочем, других диктофонов у меня не было))

Возражение №2. Диктофон – лишний посредник

Дополнительный барьер. Ты вписываешь задания как бы два раза. Один раз в диктофон, а второй раз – уже в систему.

Что на это ответить?

Вы не обязаны использовать диктофон как единственную папку «Входящие». Вы можете использовать его, когда это удобнее. У меня, например, 90% задач идет в диктофон, а остальные 10% разделяются между смартфоном и компьютером. У вас это может быть 20%-40%-20%, например.

Возражение №3. «Мне неловко»

Да, есть такой момент. Когда только начинаешь ходить с диктофоном, чувствуешь себя неуютно. Этаким Штирлицем)) Но разве это не просто тараканы в нашей голове? Я думаю, люди уже привыкли к всевозможным девайсам: беспроводным наушникам, фитнес-браслетам, умным очкам и часам. Диктофон мало кого удивит. Да и привыкают окружающие… постепенно.

Это были возражения, перейдем к преимуществам.

Преимущество №1. Глубокая постановка задачи

Теперь вы можете не просто сокращенно, кое-как, «нацарапать» задачу. С диктофоном вы можете добавить развернутые комментарии, какие-то сопутствующие мысли. Можно даже напеть мелодию или изобразить какую-то эмоцию))

Преимущество №2. Простота ввода задач

Диктофон — самый простой способ поставить задачу. Это просто, как вдохнуть и выдохнуть. Заняты руки, темно, вы спешите куда-то – все это не помеха для того, чтобы достать диктофон.

Преимущество №3. Легкость захвата аудиоинформации

Сидите на совещании, и началось какое-то важное обсуждение? Можно просто включить диктофон. И не нужно строчить конспект в бешеном темпе, путаясь и пыхтя. Это удобно.

Или, например, вы сможете «стрельнуть» на бегу телефон у понравившейся девушки. Попросите ее продиктовать свой номер. Это производит на девушек интересное впечатление. Теперь она вас точно не забудет))

Преимущество №4. Удобная работа на ходу

С появлением диктофона я открыл для себя работу на ходу:

• Я могу на ходу диктовать статью. Например, эта статья была надиктована.
• Я могу на ходу устроить настоящий мозговой штурм какой-то сложной задачи или проекта. Бывает, выхожу на велодорожку, засовываю беруши в уши и вперед! Очень креативная обстановочка…

Работу на ходу я внедрил сознательно, чтобы немного разбавить сидячую. Всего в день получается так работать 1-2 часа в среднем.

Преимущество №5. Удобная работа с личным помощником.

Пишу чисто теоретически, потому что личного помощника у меня никогда не было.

Мне кажется, что такая схема «Диктофон + Личный помощник» будет удобна многим руководителям или просто людям, которые могут себе это позволить.

Вы отправляете записанные за день заметки и задачи помощнику. А он их расшифровывает и оцифровывает (вносит в планировщик, в Evernote, в Google Contacts и т.д..). Разве не здорово?

Жаль, что мой текущий диктофон для этого неудобен. Хотелось бы, чтобы диктофон мог отправлять свои записи в облако через Wi-Fi. Сейчас же придется подключать кабель – неудобно.

Когда же все это расшифровывать?

Да, все это рано или поздно придется расшифровывать. Я это делаю утром, когда планирую свой день, делаю осмотр всего дерева задач и т.д… Беру диктофон и начинаю, запись за записью, прослушивать его. Что-то летит в планировщик. Что-то в Evernote. Что-то в Google Contacts и так далее.

Работа с диктофоном редко когда занимает больше 3-5 минут. Разве это много?

Итого

Мало кто из нас может «похвастать» тем, что он корнями врос в офисное кресло и никогда не отходит от компьютера. Для всех остальных, на мой взгляд, диктофон – идеальная папка «Входящие» в GTD. Только тогда я смог привить себе GTD, когда у меня появился диктофон.

А как вы работаете с папкой «Входящие» в таких случаях (за рулем, мороз, на бегу)?

Автор: FaridKarimov

Источник