Здравствуй, Хабрахабр. В этом посте я расскажу о построении системы автоматизации для малого оффлайнового бизнеса, расположенного в городе, вот уже который год находящемся на отметке около 1 млн. человек и именуемом Ростов-на-Дону.

Если вам интересно узнать как это было, что из этого вышло, а также (кто знает?) применить некоторые практики и к своему делу, то все как обычно — прошу под кат, господа.

Как все началось.

А началось все с того, что одним майским вечером я познакомился в антикафе (если кто не знает, это как обычное кафе, только из еды – печеньки и кофе) с руководительницей местного психологического кабинета. Как выяснилось, ей хотелось интенсивно расширяться и IT-сфера выглядела хорошим местом приложения финансовых и временных ресурсов.
С этого момента я, можно сказать, поступил к ней на работу и мы совместно начали разрабатывать обобщенный план необходимых изменений.

И с чего все началось.

Прежде, чем приступать к непосредственной работе нужно было определиться с тремя вещами:

• Текущее состояние и направление бизнеса и бизнес-процессов
• Желаемое среднесрочное состояние того же самого в будущем
• Ситуация на рынке и общая инфраструктура, в которой этот рынок функционирует

В конечном счете на третьем пункте завязаны остальные два, поэтому свой анализ мы начали именно с него.

Про города.

Как я уже говорил в начале поста, дело происходило в Ростове. Это важно, так как, на мой взгляд, этот город, а также другие подобные ему по экономическому положению и количеству жителей (оставлю тут ссылку на Вики, вдруг кому пригодится), создают сейчас практически идеальные условия для IT-развития малого бизнеса в тандеме с небольшими (читай “такими же малыми”) фирмами, это развитие осуществляющими.

Города покрупнее и, тем более, города-гиганты перенасыщены финансовыми ресурсами. Их возможность платить соединяется с высокими темпами разработки, сумасшедшими объемами задач, уровнем ответственности и рисками и диктует свои требования, удовлетворить которые малым компания практически нереально.

В противовес этому малые города, поселки городского типа и прочие подобные образования имеют слишком слабую инфраструктуру и низкую платежеспособность.

Средние города (а я отношу Ростов именно к таким) имеют в нашем случае наибольший потенциал: есть свободные ниши, есть платежеспособный спрос, есть более-менее адекватная инфраструктура, на которую можно опереться.

Как было.

Таким образом, придя к выводу, что “шанс есть” мы обратились к следующему пункту – анализу и резюмированию текущего положения дел в фирме.
Если говорить кратко, то это резюме можно было представить таким списком:

• Компания практически полностью аналоговая (не считая древнего сайта на Джустине).
• Компания не испытывает острого дефицита клиентов, что означает, что на текущем уровне она функционирует более-менее эффективно.
• При всем этом очевидно, что рабочий потенциал используется не полностью, некоторые бизнес-процессы могли бы быть упрощены без снижения (и с повышением) собственной эффективности, а также отсутствует возможность генерации пассивного дохода.

Для тех, кто каким либо образом связан с малым бизнесом это, скорее всего, знакомая картина.

Кто виноват и что делать.

Очевидно, нужно было остановиться на последнем пункте повышения и развития потенциала, что и явилось третьим шагом (желаемым будущим).

На этот шаг, вероятно, ушло больше всего планировочного времени и, в итоге, был сформирован вот такой список дел:

• Совершить редизайн сайта и облегчить его, структурировать информацию
• Облегчить взаимодействие между сотрудниками
• Улучшить учет клиентов и упростить их информирование
• Создать возможность работать с клиентами удаленно и научиться максимально быстро отвечать на их вопросы
• Инициировать выход на следующий виток развития путем создания нового сервиса и источника постоянной генерации пассивного дохода

Как эти задачи решились и решаются.

Ничего сверхъестественного, все просто.

Сайт.

В первую очередь, изменений требовал сайт. Тут нужны были следующие шаги:

• Улучшить внешний вид
• Ускорить загрузку
• Улучшить подачу контента и добавить большее количество элементов взаимодействия с пользователями

Так как сайт более-менее статичный и небольшой + не подразумевает регистрацию пользователей, то было решено отказаться от какой-либо CMS и просто переписать его на чистом html/php/css. Кроме того, был заказан новый дизайн и переработана система подачи информации. Вкупе с заменой хостинга на более стабильный VPS (перешли с ihc на wmhost) и оптимизацией изображений это дало хороший результат в плане уменьшения лага загрузки и комфорта общего серфинга по сайту. Мы попрежнему активно допиливаем сайт, но посмотреть что уже получилось можно здесь.

Что касается добавления элементов взаимодействия с пользователями, то тут мы включили во все статьи, новости и события социальные кнопки (мелкая, но действенная штука!) и возможность задавать вопросы, записываться, или что-то посоветовать, при этом уведомления о новом запросе приходят мне на телефон по смс, что позволяет быстрее о них узнать и, соответственно, отреагировать. Советуют пока не очень активно, но те, кто все-таки это делают, остаются довольны, а, значит, общий коэффициент счастья в мире повышается :)

Учет клиентов и сотрудников.

Прирост клиентов явно показал, что их учет и взаимодействие с остальными работниками вести классическими кустарными способами (через записную книжку и телефон) становится очень и очень сложно.

На данный момент мы перешли на Google Docs в плане учета клиентов и систему Мегаплан(возможности системы) для удобного мониторинга активности работников. Я осознаю, что через некоторое время этих мер также может оказаться недостаточно и это направление потребует дополнительной проработки, но пока так.

Упрощение информирования клиентов и удаленная работа.

Начну с удаленной работы. Этот вопрос отлично решается организацией обычного скайп-консультирования. Серьезно, я искренне не понимаю почему большинство региональных психологов (да и прочих товарищей) часто пренебрегают этой возможностью! Единственное, тут действительно стоит потратиться на хорошую веб-камеру и интернет-канал. Мы выбрали модель от Logitech с кодом C615 за 2600 рублей, о чем я до сих пор ничуть не жалею. Камера выдает отменное качество картинки, хороший звук и оснащена несколькими полезными плюшками типа нормального автофокуса, подстройки под освещенность и прочее. Да и под Ubuntu завелась безо всяких проблем, просто plug’n’play, за что ей тоже плюс в карму.

К вопросу упрощения информирования клиентов мы решили подойти без особого новаторства. Как информировали клиентов раньше? По смскам и e-mail. И теперь будем действовать также, только в смски вместо номера нужно подставить латинское название и делать все это через удобную связку сервиса sms.ru и клиентской программы рассылки. Клиентская программа сейчас находится в разработке, но общее представление о ее функционале можно получить по этим скриншотам: раз(общий вид), два (вид в группе)

И последнее. Новый виток развития.

То развитие, на которое мы делаем ставку сейчас — это увеличение уровня вовлеченности в цифровое общество (социальные сети, тематические форумы, партнерские программы). Мы любим давать и делиться опытом, а также слушать и принимать советы. Кроме этого, совсем скоро мы запускаем коммерческие и некоммерческие вебинары, заполняющие те информационные пустоты, которые остальные почему-то не увидели, или видеть не захотели.

Что еще хотелось бы сказать.

Сейчас, когда я пишу этот текст, я понимаю, что больше всего мне хотелось бы рассказать не столько о конкретных техниках, которые мы применяли, сколько о том огромном потенциале, который открылся нам при этих изменениях. Он есть рядом с каждым, просто мы взглянули со своей стороны.

Для эффективного перевода компании в цифровую эпоху не обязательно быть интернет-гигантом. И неважно чем вы занимаетесь: оказываете психологические услуги, готовите еду, продаете цветы, или мастерите поделки из бисера.

Важно только готовы ли вы принять новые возможности, потратить некоторое количество времени и ресурсов на их интеграцию и перевести свое дело на новые рельсы.

«В маленьком городке рядом со скобяной лавкой, существующей тут с незапамятных времен, открылась еще одна, совершенно новая. Владелец первой лавки, желая поставить на место новоиспеченного конкурента, вывесил табличку: ‘Торгуем на этом месте вот уже 150 лет’. На следующее утро на новой лавке висела табличка: ‘Торгуем на этом месте одну неделю, никакого старья.’ „

Автор: light204

Источник