Есть такая традиция — «велосипеды изобретать». Очень часто при интеграциях с другими информационными системами обращаю внимание на то, какие подходы там используются в части управления процессами согласования или другими действиями над рассматриваемым объектом: где‑то делают только уведомления («вам пришёл документ на согласование»), где‑то для каждого документа отдельный уникальный тип задач, где‑то подключают BPMN, а где‑то не делают вообще ничего.